档案管理在医院人力资源管理中的作用分析

杨青

摘 要：档案管理是指档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供各种信息一系列管理过程，它是医院各项管理工作的完整记录，是医院人力资源管理过程中取之不尽的宝贵资源。随着社会的发展和科技的进步，转变医院档案管理模式，规范档案管理工作，使之为临床医疗和医院人力资源管理提供更好的服务和保障，是新时代下医疗卫生事业改革对档案工作的新任务和新要求。

关键词：档案管理；人力资源管理；医院

档案管理是医院人力资源管理工作中的重要组成部分，随着医疗卫生事业改革的不断深入以及医院人事管理的不断提高，档案管理发挥的作用则会更加显著和突出。可以说医院档案管理事业是一项一劳永逸的可持续性发展的事业。多年来，医院的档案管理工作取得了长足发展，为促进医院的事业发展做出了重要贡献。但是，就目前的档案管理工作，其发展已经跟不上新形势的发展需要，必须与时俱进，在此笔者作一分析。

一、档案管理在医院人力资源管理中的现状和存在的问题分析

档案管理虽然在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，但就目前发展现状依然存在很多问题，显得不尽人意。主要表现为：人事档案管理意识逐渐淡薄、收集效率不高、管理技术落后等问题突出。同时，医院在选才、用才、育才、激才、留才等方面只注重医护业务人员和管理人员，很少引进和激发档案专业人才，致使档案管理工作无法为医院更好地服务。

1.用工形式的多样化，造成人档分离现象普遍存在。随着医院用工形式多样化发展，致使医务人员的档案变为“弃档”、“死档”，不能及时更新，更不能如实记录医务人员的实际状况。同时，由于人事档案的内容更新不全面，不及时，给医院选人、用人不能提供完整的参考和依据。

2.人事档案整理收集工作存在难度。近年来，档案管理工作由于受多方面条件的限制，给个别人员提供了可乘之机，出现了假年龄、假工龄、假学历，特别是有的档案材料在内容和形式上如出一辙，千篇一律，不能反映某个人的真实情况。面对真假难辨的信息，档案管理人员往往力不从心，没有有效的办法来鉴定，只能被动接受。虚假信息往往导致人事部门无法正确评估员工的实际情况。

3.对人事档案管理的重视程度不够。我国的人事档案大约是在五年之内才整理一次，已经放入人事档案的材料不会再审核鉴定，新放进去的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息。

4.人事档案管理技术落后。传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员流动性的加强，会出现当事人去了另一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，浪费了大量的人力、财力和物力。

5.对人事档案管理的重要性认识不够。医疗卫生系统人事档案工作是一项单纯并且不易及时取得成绩的工作，但是有些医院则认为，只要看好档案，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以了，未能从单位长远发展和本质上认识人事档案管理的重要性，长此以往，造成人事档案的整体管理工作逐步弱化甚至恶化。另外，从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，也不能得到应有的价值肯定，严重挫伤了管理人员的积极性和工作热情，甚至有的管理人员辞退工作。

二、提升档案管理在医院人力资源管理水平的策略分析

1.提供真实可靠的信息。作为档案管理人员，要想真正做到人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在岗位上的各司其职，首先要掌握每个员工真实的、全面的个人信息，如员工的工作经历、职业道德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过档案的查阅，每个员工的全部历史和工作经历便会一目了然，从而为人力资源部门的选人、用人提供有价值的的参考和依据。

2.最大限度地发挥组织内人力资源的效力。在医院，人力资源并不是静止的，它随着时间的推移和内外环境的变化，会出现工作人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，这时档案就可以实现人力资源信息的共享，可以科学预测人力资源的需求，促进人才在医院之间的合理流动，使人力资源得到有效的配置和使用。

3.增强档案的真实性。作为档案，其最基本、最重要的特性就是真实性。所以工作人员要在原有基础上进行清查、核对信息，剔除无效、虚假信息，进一步完善医院的人才数据库，及时检测数据库的动态，及时更新员工的资料信息。

4.加强人事档案的时效性。在新时代下，人事档案应根据社会发展变化及现实需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地、及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。同时，要加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定。除了没有价值的内容外，要及时地补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识员工的实际情况，为人才流动做好鋪垫。

5.加强人事档案的电子化管理。随着网络的高速发展和全面普及，以后电子文档管理将是医院人事档案管理中的新内容和新要求。人事档案工作，必须要与时俱进，大力引入现代的科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，便于查询，使数据化的档案资料为医院发展提供好更好的服务，提高工作效率。

6.提高档案工作人员专业技能和综合素质。档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质会直接影响到档案的利用。在新时代下，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，档案人员要熟悉工作环节，在档案接收、整理、归档、入库、上架的过程中严格把控，及时输入计算机，并做好备份工作，这样通过办公系统方便查询。其次，档案管理人员也要不断充电，提高自己，做到终身学习，努力使工作再上新台阶。第三，作为医院管理者，也要做好人才的引进和培养，注重招聘一些有档案专业知识，有档案专业技术的人才充实档案人才队伍。

总之，人事档案管理是医院发展的无形动力。作为工作人员，要对档案信息进行深层次数据挖掘，为医务人员和管理者提供多方面、多途径、多层次信息服务，真正让档案信息资源在提高医院诊疗水平，提升医疗质量和深化医院改革中发挥好服务保障作用。