“互联网+”视域下高校雇员制人员档案管理模式的创新及实施保障

张爽

摘  要：为了更好地促进人力资源合理配置，创新用人机制，加快人事制度改革，目前很多高校的部分岗位实行了雇员制度。新的用人制度带来新的管理问题，比如雇员制人员的档案使用、管理、维护等就面临着诸多的新问题。文章针对雇员制人员档案的管理问题，立足于档案管理的现状，利用互联网在档案管理中的提高管理效率、改善服务质量、克服管理的局限等方面体现的不可替代的优势，改变档案管理的传统模式，提出相应的管理对策。

关键词：雇员制;档案;管理模式;创新

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2019）05-0036-03

Abstract： In order to better promote the rational allocation of human resources，innovate the employment mechanism， and accelerate the reform of the personnel system， some employees in many universities have implemented an employee system. The new employment system brings new management problems， such as the use， management and maintenance of employee files， which face many new problems. The article focuses on the management of employee files， based on the status quo of file management， and uses the Internet to improve the management efficiency， improve service quality， overcome management limitations and other irreplaceable advantages in file management， and change the tradition of file management. Mode， propose corresponding management strategies.

Keywords： employment system; archives; management mode; innovation

眾所周知，随着社会的不断进步，科学技术的不断发展，互联网体系不断深入到社会的各个行业之中。每个发展中的行业都在网络的推动下寻找新的出发点，修正不足，寻求新的发展。而对于高校人事档案的管理工作，也不是固守陈规，一成不变的。首先，随着用人机制的改变，档案的保存形式在发生变化，我们也要随着形势的变化，改变工作方法，提高工作效率。高校雇员制人员档案为职工的聘用、晋升提供了有力的依据，关系到每个职工的切身利益，贯穿于每个人的职业生涯。而在摸索新的档案管理方法的过程中，还是依然存在着很多的问题，成为我们与时俱进过程中的羁绊，这些都需要我们不断地总结经验，发现不足，探索新的方法来解决，以使人事档案真正地利用起来，发挥其应有的价值。

一、什么是雇员制和雇员制人员

雇员制属于高校事业编制以外的一种新型用工形式，它是指以契约形式聘用、管理工作人员的人力资源管理制度。而因教学、科研、管理等需要，从社会上公开招聘，实行合同聘任，岗位管理，不列入学校事业编制的各类专门人员，就是雇员制人员。

随着高校用人制度的不断深化，我国很多高校实行了雇员制。作为一种按照合同管理的新的用人制度，雇员制表现出特有的灵活性和真正的“能上能下、能进能出”的特点，成为高校现行用人制度的重要补充[1]。雇员制的实施，为高校的进一步发展和办学规模的不断扩大补充了新鲜血液，在储备人才的前提下，也改变了用人机制和老职工“铁饭碗”的陈旧观念，解决了人员能进不能出的问题。有效地提高了办事效率，激活了职工的积极性，降低了学校的办学成本，有利于促进高校健康，有序地发展[2]。一种新的制度的改革，在带来众多利好的同时，在其不断的发展过程中，必然也会不断出现新的问题，亟待我们不断地摸索解决。比如雇员制人员的档案管理，就需要我们认真的思考。

二、雇员制人员档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案的直接管理

雇员制，是高校以契约化管理方式，依照劳动合同，以市场化运作机制来规范高校和雇员双方的权利和义务的一种用人制度[3]。高校的雇员制人员是与人才市场签订的劳动合同，高校委托人才市场来管理这部分人员，当然，他们的人事档案也托管在人才市场，这样就导致了高校无法对其档案进行直接管理，无法及时地了解这部分人员真实的个人信息。由于不能及时地去人才中心查阅档案，对雇员制人员进校前的了解，只能根据其个人填报的信息表。进校以后，雇员制人员进行职称评审、职务晋升等都需要填报个人信息，职能部门需要核对，这也给各部门带来诸多不便。

（二）档案的信息化程度不高，利用率低

在大数据时代背景下，使用先进的信息技术来管理档案，用计算机对信息进行检索、分析，可以很大程度的减轻工作人员的的工作强度。也使每一位职工都能在计算机上看到自己的基本信息。而传统的人事档案，遵循着保密的原则，材料一旦存档，干部本人将不允许查看本人档案，这就导致了干部本人不了解自己档案内的具体内容，档案的利用价值也随之降低。

（三）档案管理部门重视不够，档案管理机构不完善，缺乏专职管理人员

在雇员制下，高校档案管理部门对雇员制人员档案的管理重视度明显不足，因雇员制刚刚实行不久，雇员制人员对档案的利用并不是很多，似乎只要登记了雇员制人员的基本信息，就可以了，并不影响正常的工作运转。但是，随着时间的推移，雇员制人员在不断的成长，这一批人要申请职称晋升、要在重要岗位任职等，这些都需要核实其档案内容，做为晋升的重要依据。而且，目前很多高校的档案管理人员都不是专职档案员，他们往往是某个科室的科员，兼管档案工作。很多高校没有专门的档案科室，往往挂靠在档案馆或人事处，这就导致档案管理的混乱，材料收集、整理不及时，档案材料不全面，档案利用不规范。所以需要设立专门的档案科室，安排专门的档案人员来管理。

（四）档案管理人员惯性思维比较强，无法与时代同步，档案管理模式落后，管理手段单一

对于档案管理人员，传统的管理手段根深蒂固，无法在思想上迅速转变、接受新的管理上的改革。对于雇员制人员后期产生的学习、职称、考核等材料，不能够及时的收集、整理录入信息并转到人才中心。各个部门的管理软件不同，没有搭建资源共享平台，互相之间信息不能共享，录入信息不能得到充分的利用。雇员制人员的档案一般托管在人才中心，除了因工作需要，领导和组织人事部门查阅外，其他人员不允许随便接触档案，这种管理模式，已经不适合现代发展的要求，对于可以向个人公开的内容，可以建议有选择的公开。

三、“互联网+”背景下雇员制人员档案管理的几点思考

自从“互联网+”概念被提出以来，全国出现很多利用“互联网+”思维改造传统行业的尝试。比如在高校，近年来的慕课、云课堂等教学方式实现了教学资源的共享，使学生不受课堂的限制，能够多途径汲取更多的知识。而对于雇员制人员的档案管理，也需要创新思维，需要改变传统模式，跟上时代的步伐。

（一）“互联网+”使档案的收集、整理、归档更全面、更便捷

档案是反映一个人德、能、勤、绩、廉等各个方面的综合材料，所以档案材料的形成部门也有很多。这样，就需要档案管理人员加强与档案材料形成部门的联系，产生材料能及时收集，以免时间过长导致遗失。收集过来的材料，要根据档案收集整理审核的要求，及时做好整理，归档。“互联网+”背景下可以促使各部门建立雇员制人员材料收集交流平台，整合各个部门的材料资源。各部门可以把产生的材料清单上传到交流平台，供人事档案部门查询，需要归档的重要材料可以及时搜集归档。

（二）“互联网+”有利于建立雇员制人员人事档案信息平台

在传统的档案管理模式下，档案材料都是老旧的纸质材料，档案内容对个人不公开，导致个人不知道自己档案材料是否齐全，比如经常用到的学历材料，需要使用的时候， 才发现当时学习的单位并没有把学籍转过来。比如出生日期填写不一致，只有组织部门通知本人，才知道自己的出生日期认定情况等等。所以，对于一些可以让干部本人了解的信息，比如姓名、身份证号码、出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、任职情况、档案材料目录等信息，可以通过建立干部人事档案信息平台，雇员制人员可以通过登录平台查看自己的基本信息，便于信息的核对，有问题及时更正。突破传统的时间、空间制约，公开档案允许的部分内容，也将是未来档案工作的新方向。

（三）“互联网+”推进雇员制人员档案管理的数字化进程

所谓数字化管理，就是指采用扫描设备，对雇员制人员档案原件进行扫描并存储，制作成电子档案。传统的人事档案都是采用纸质材料，材料是唯一的，如果有破损或丢失，很难补到。这也是以前办公设备不允许，没有扫描仪等现代信息设备。而现在不同了，各種先进仪器不断出现，扫描文件也并不困难。给档案一个备份，既便于工作上的查阅，也防止档案材料的遗失，适合永久保存。

对档案的数字化处理，首先要保证档案的真实性、完整性、可用性，确保扫描后的档案信息与纸质档案内容一致，数字化后的电子档案可以查找、调阅、检索。根据档案审核的有关要求，对影响扫描质量的材料，要先行修复，再进行扫描。当然，扫描档案，对于档案工作人员来讲，是很繁杂的、工作量非常的大，需要部门领导的支持，只有足够的人力、物力，才可以完成。

四、高校雇员制人员档案管理实施的保障

（一）确立雇员制下高校人事档案管理的重要地位

首先，提高主管领导的重视程度，加强对档案管理工作的宣传。其次，可以把档案管理的工作考核与档案管理人员的绩效奖励相结合，以激励工作人员的积极性。最后，相关主管领导应经常参加到档案管理工作中来，了解工作内容，关心工作中遇到的困难，使工作人员能够体会到领导的重视与关心，有利于工作的开展。

（二）维护雇员制人员档案的权威性，保证档案内容的真实

人事档案记录了一个人成长的过程，也是组织考察干部的重要依据。所以档案的管理工作必须严肃认真，不能将档案经过个人手来转递，档案材料也要防止出现损坏、丢失。在档案转递中要选择机要转递，确保档案的安全。对于新增加的档案内容，要严格审查其真实性，杜绝出现伪造档案的情况。

（三）成立人才管理分中心，负责管理雇员制人员档案

针对雇员制人员档案无法直接管理的问题，通过对相关高校的调研了解，高校可以成立人才管理分中心，把本校雇员制人员的档案转回到分中心，学校可以设置专门的档案管理岗位，专人来管理档案。这样，就解决了档案信息提取不及时，查阅档案不方便等问题。

（四）开展关于档案管理的培训

“互联网+档案管理”对管理者的挑战，首先就是管理者应用信息技术的水平，仅限于基本软件的操作，早已不能满足当前背景下档案使用的要求。定期开展培训，对档案管理人员能力的提升是必不可少的。

培训对于一个单位的发展也是很重要的，由于培训不到位，常常会导致其竞争力的下降，随着激烈的市场竞争，迅猛的科技创新和改革，对员工的培训更显重要。

档案管理培训是档案管理实施的重要保障，档案管理培训包括档案管理理论的培训和档案管理方案实施的培训。开展培训，可以提高档案管理人员对档案管理的认识，重点在于改变以往的观念，树立正确合理的管理观念，更加充满激情的投入到工作中去。

（五）加强档案管理与职务晋升、薪酬的有效联系

管理者应该通过考核、反馈，更加清楚地了解员工的知识、技能及不足之处，把考核结果记入档案，作为岗位变动、奖惩、续聘或解聘的依据。

（六）对雇员制人员档案管理制度进行不断的完善

雇员制人员档案管理制度，需要部门领导和档案工作人员根据长期的工作经验制定出来，对不符合实际情况的内容，要不断地进行修改完善。

修改完善的方法多种多样，但大致可以分为以下几个步骤：首先，分析档案管理结果，找出管理中存在的问题;其次，针对存在的问题，制定合理的改进方案，并确保其有效地实施。最后，在下一阶段的工作中，注重落实档案管理的完善方案，尽可能为员工在个人发展、晋升过程中提供帮助。

（七）做好电子信息档案管理的保密及防范工作，保障档案信息的绝对安全

人事档案是个人基本情况、经历、品德操守、政治面貌等情况的真实记载，需要较强的保密等级。档案信息化、网络化虽然提高了办公的效率，但与纸质材料相比，电子档案存在着泄密的隐患，这是因为互联网毕竟存在一定的安全风险。为了避免档案泄密，首先，要提高档案管理者的保密意识，加强学习，了解自身的责任，提升人事档案管理人员的业务素质和信息素质，对网络运行中出现的普通问题能够及时解决，对难度较大的问题能够做出基本判断，并在专业人员帮助下解决。还要加强档案工作人员档案管理的意识，使其严格遵守档案管理的各项规章制度，避免因个人原因给档案管理平台带来安全隐患。知道哪些行为是不可取的，有效避免档案泄露的发生。其次，提高电子档案的软硬件设施建设，数据库服务器配置要选用安全可靠的应用软件和操作系统，防止电脑病毒、黑客的攻击，避免不必要的损失。

总之，信息化时代，也给档案的管理工作带来了新的生机和挑战，档案管理人员也需要跟随时代的步伐，增强档案意识，丰富档案资源，不要因循守旧，要不断创新，使这份宝贵的材料发挥其应有的价值。

参考文献：

[1]徐忠麟，方孝安，李洋.高校雇员制人事档案管理实践中的纠纷解决机制探讨[J].江西理工大学学报，2010，31（4）：31-35.

[2]曹萍.高校人力资源管理的新思路[J].南京医科大学学报，2004，14（1）：68-69.

[3]谢宇.高校雇员激励管理路径探索[J].广州城市职业学院学报， 2014，8（2）：93-97.

[4]吴京，李卓妮.运用大数据技术加强干部人事档案资源体系建设[J].中国档案，2017（5）：58-59.