在Excel中利用单元格格式简化输入

在Excel中输入数据无疑是个体力活，大量输入数据还要保证输入绝对正确，真是费时费力。其实，不少Excel表格的单元栏都有相似之处，只要充分利用单元格式这一功能，就可以大大降低数据的输入难度。

在单元格中输入单位，这是非常常见的操作，可逐一输入就麻烦了，其实要自动添加单位是很简单的。用户只需要在单元格中点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，随后在弹出的菜单中，在“数字”选项中选择“自定义”，并将“类型”中的“G/通用格式”修改为0“件”这样的格式（图1），点“确定”后，下拉单元格，让它在下列单元格中生效就可以了。

而在输入的0“件”这个格式中，“件”表示自动添加的单位，当然，根据需求，也可以换成元、小时等常用单位，这个0表示用户输入的数字将自动替换。实际上，我们可以将这个0放在单位前，也可以放在单位后，让数字出现在不同的位置。比如说，不少企业的工号前，往往有一堆字母代表一定含义，此时我们在类型中就可以输入“abcd0”这样的格式，这样只需要输入数字，单元格中就会自动生成“abcd123”这样的数字。

用上面的方法只能输入数字，而一旦要输入文本就无法完成，而办公用户在日常输入时，会遇到不少单元格如班级、公司等，往往需要输入文本，但其格式又大致相同，在这种情况下，@可以作为一个通配符，来进行自动填充输入。操作方法很简单，与上面一样，只需要将“类型”中的“G/通用格式”修改为“电脑报@分公司”这样的格式（图2）。随后下拉单元格，让它在下列单元格中生效就可以了。这样，我们再输入城市名，如“北京”，单元格就会生成“电脑报北京分公司”这样的字段。

其实，在不少单元格中输入内容非常简单，如性别，无非就是男女，考核，无非就是通过、未通过等，不过这些单元格要一个个输入也非常讨厌。其实使用“设置单元格格式”后，只要敲个数字，一切迎刃而解。操作方法很简单，与上面的操作一样，用户只需要最后将“类型”中的“G/通用格式”修改为“[绿色][=1]"通过";[紅色][=2]"未通过"”（图3），再点“确定”后，下拉单元格，使公式在下面的单元格生效。剩下的事情就简单了，不用再输入汉字，只要输入1，单元格就会用绿色显示通过，输入2，则用红色显示未通过，这样不仅输入简单，而且表格显示也更清晰。

其实，利用好“设置单元格格式”，还能起到更多的简化输入的作用，如输入阿拉伯数字时自动转换为大写汉字，自动调整时间格式的显示，不同货币的显示方法等，多用点心，在输入时的麻烦就会少一些。