采购管理审计常用方法

谭其林

[摘要]采购管理是供应链管理的核心环节之一，供应链采购环节审计也是内部审计的重点和难点。本文主要就供应链中的采购管理审计方法进行探讨，以加强采购管理审计，对供应链的采购价格进行有效控制，防止供应链环节的舞弊行为。

[关键词]采购管理    审计    方法    供应链

采购是供应链的一个核心环节，要研究采购管理的审计方法，首先要清楚供应链结构。由于现代工业体系分工的细化，很多大型企业为降低产品成本，提高产品竞争力，将零部件外发，由专业公司设计或加工。因此，供应链不仅涉及采购、仓库、财务三部门，还涉及项目部、研发部，通常的供应链结构见图1。

传统的采购业务由采购部控制，但在现代供应链中，采购业务的供应商引入、评估已前置到产品设计环节，对供应商原材料的技术认定由项目部或研发部负责，商务条件由采购部负责。图1中红色椭圆形范围均为采购控制的范围。

在业务交易中，如果不存在利益和资金流动，就不会有舞弊发生。采购环节既存在利益关系又存在资金往来，如果管理不善，内控失效，就会产生舞弊行为。供应链管理的核心部分是与供应商之间有利益关系和资金往来关系的采购环节，因此，供应链审计的核心是采购价格审计。而采购价格是供应商的报价，因此，对采购价格审计必须联动审计供应商管理情况。

针对供应质量问题，企业有对供应商的索赔制度，同样存在利益关系和资金往来，也是审计的重点范围。合同管理、供应链互动平台、阳光采购等管理措施，虽然不存在利益关系和资金往来，但对舞弊行为的发生有控制作用，因此也是审计的重点范围。

一、供应商管理审计

供应商管理是供应链管理的重点环节，审计要对供应商的管理制度和流程进行检查、测试和评估，审计重点关注供应商引入、审核、定期评估、退出、供应商库管理五个方面。

（一）供应商引入

审计要关注供应商的准入条件、引入方式和渠道、数量等。

1.关注供应商的准入条件。准入条件包括技术条件和商务条件，技术条件由项目部或研发部负责，商务条件由采购部和财务部负责。准入条件的关键是不能针对某种技术设置相应的技术指标和参数，否则就会锁定供应商，形成供应垄断。因此，审计要重点关注准入条件的设计，是否有多家供应商同时满足技术需求，避免单一供应商形成垄断供应。此外，还要关注公司是否将供应商的准入条件进行公示。公示方式包括公司官方网站、内部OA平台、专业网站或媒体。让供应商的准入条件公开透明，并让多方参与推荐供应商。

2.关注供应商引入方式和渠道。互联网时代，线上线下都可以引入供应商。检查公司是否有网上报名平台，平台报名记录的查看和修改是否有授权设计。采购部门可以引入供应商，员工也可以推荐供应商，合格供应商名录是否在公司范围内公示等。实际审计案例发现，员工将供应商的资料交给采购部门，采购部门人员有可能选择性地将供应商资料录入供应商库，部分优质供应商可能无法进入供应商库，这就是一种舞弊现象。供应商引入内部控制的关键在于符合条件的供应商能被引入供应商库，最有效的控制方法就是公示供应商的准入条件，让供应商线上报名，平台报名记录的修改必须经过授权，并最终将合格供应商进行公示。

3.关注引入供应商的数量。至少引入三家以上符合条件的供应商，以形成充分竞争。

（二）供应商审核

审计要关注供应商的审核过程，如是否根据公司需求条件对供应商的技术、商务、服务等进行审核，重点审计是否有设计审核指标、技术参数、商务条款等，对照准入条件，审核合格供应商是否进入供应商库。

（三）供应商定期评估

审计要关注公司是否对正在合作的供应商库里的合格供应商进行定期评估，评估报告是否有批准流程，是否对供应商进行动态管理，是否及时剔除不合格供应商。评估依据是供应商准入条件和过往合作情况。

（四）供应商退出

审计主要关注评估不合格的供应商退出是否有审批流程，通过审批流程对供应商的退出进行监督，防止合格供应商退出的人为现象。供应商退出依据是经批准的评估报告。

（五）供应商库管理

审计公司在日常管理过程中是否及时梳理供应商库，定期评估现有供应商，剔除不合格供應商，引入合格供应商，对供应商库进行动态管理。

二、采购价格管理审计

材料成本是产品成本的主要组成部分，材料采购价格关系到整个公司的经营成本，因此，控制采购价格是控制公司经营成本的要务，控制采购成本的最有效方法就是竞价采购。民间有“货比三家”的购物方法，“货比三家”其实就是竞价采购的雏形。

排除其他特殊情况，在全球范围的组织健全、管理完善的企业中，竞价采购方法是控制采购价格的最佳方法。因此，竞价采购方法可作为采购价格审计的标准。

对采购价格的审计主要是检查企业是否建立了竞价采购制度和流程，是否严格执行了竞价采购流程，并评价竞价采购制度和流程设计的科学性。竞价采购的核心是由三家以上的合格供应商竞价，由采购管理小组评估，最终选择性价比最高的供应商。没有竞价采购制度，仅与单一供应商谈判，采购价格的公平性、公正性就没有保证，很容易出现舞弊风险。在评价竞价采购制度和流程设计的科学性时要注意以下四点：

1.制度和流程的公开性。即评估制度和流程是否对公司、员工、供应商广泛公开，竞价的过程是否公开透明，采购小组成员和供应商是否能公开发表意见，或有相关的投诉渠道。只有保证制度和流程的公开性，才能多渠道引入供应商，多方向了解制度和流程的执行情况和执行效果。

2.竞价方式的科学性。竞价方式是保证竞价结果公正性的重要条件。竞价方式必须符合同一时间、同一地点两个条件，即各参与竞价的供应商在同一时间和地点报出价格。不允许通过电话、邮件等方式询价、报价。如果允许电话、邮件等方式报价，有意愿舞弊的采购人员会泄漏各供应商的报价信息，同时也不能保证各供应商充分竞价。

3.供应商信息的保密性。这一点与竞价方式的科学性相关，如果有科学的竞价方式作保障，供应商的信息就能得到高度保密，从而保证各供应商公平、充分竞争。

4.竞价结果的公正性。竞价结果的公正性与前三项均相关。如果在公开的采购制度和流程控制下，采取科学的竞价方式，对供应商的信息严格保密，就能取得公正的竞价结果。在审计实施阶段，要根据对竞价采购制度和流程的评价情况做抽样检查，对样本进行穿行测试，评价竞价采购制度与流程的有效性和执行效果，在审计报告中提出相关的审计建议。

当然，即便企业实行了竞价采购，所有档案资料完善，但仍有串通作弊的可能。因此，判断采购价格的合理性也是审计的核心目标之一，采购价格管理审计的目标就是判断采购价格的合理性。判断采购价格合理性的审计方法包括市场调查、对照相关行业定期公示的信息价格、专业市场的交易价格等。

三、供应商索赔管理审计

对由于供应商物料质量问题而导致的公司损失，公司应向供应商索赔。审计要关注采购合同的索赔条款，关注索赔事项的管理是否依据相关管理制度，是否有索赔事件的备查登记、核销记录，以防止索赔事件不了了之或索赔金额被挪用和侵占。

四、合同管理审计

有很多公司与供应商未签署正式的采购合同，以采购订单、电子邮件、电话等代替合同，存在很大的管理风险。因为采购订单、电子邮件往往只有单价和数量，有的甚至没有单价、商务條款、法律责任条款等。如果因料件质量问题导致产品质量问题，公司被索赔的风险或不能追溯，因此审计要关注合同的签署情况，同时还要关注合同保管制度的设立情况，检查采购合同的档案管理情况。

五、供应商互动平台管理审计

供应商互动平台是供应商或员工与供应链管理的沟通平台，供应商或员工可以在平台上提出建议，投诉管理不良现象，检举揭发供应商管理过程中的舞弊行为。审计要关注平台的建设和管理情况，特别关注平台记录的查询、删除是否经过授权。

六、阳光采购协议审计

阳光采购协议是当下管理供应链的重器，很多公司要求供应商与公司签署阳光采购协议，以防止供应链舞弊行为。

审计阳光采购协议时，一方面要审计协议本身的条款，协议中是否体现了“公平交易、廉洁自律、反对舞弊”的相关规定;是否有对采购人员和供应商舞弊的处罚条款;是否有举报或投诉方式。另一方面要检查供应商库的所有供应商是否与公司签署了阳光采购协议。

综上所述，将供应链采购环节的相关模块、内部控制措施、审计方法进行归纳，形成采购内部控制和审计方法对照表（见表1）。