企业档案管理工作发展趋势研究综述

摘 要：随着企业管理水平的提高，以及知识管理、云计算和大数据技术的发展，企业的档案管理出现了许多新的发展趋势。为了适应这些发展趋势的要求，档案管理工作需要在档案资源建设、档案信息化建设、档案利用、档案管理模式等方面进行适当调整，以满足企业发展的需求，充分发挥档案的作用，提高档案管理的地位。

关键词：知识管理;档案信息化;档案利用;档案管理模式

近年来，随着社会经济水平的提高，以及科技的不断发展进步，档案管理也出现了一些新的发展趋势。为适应这些新趋势的发展要求，档案管理需要做出相应的应对措施。

一、档案管理发展的新趋势

1.档案保管的齐全、完整和真实性要求提高

一方面，社会法规不断完善，企业管理制度不断健全，严格依法依规治企成为企业发展的必然趋势。在此过程中，通过审计等方式对企业的监管也变得更加常态化，审计活动通常通过审计档案来完成。徐拥军指出，档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。因此，档案保管的状况直接影响到审计活动的结果和对企业的合法合规性经营的评价。企业经营水平的提升对档案保管的真实、齐全和完整性提出了更高的要求。

另一方面，随着信息技术及无纸化运动的发展，越来越多的归档信息以电子文件的形式出现。由于电子文件具有易改性，所以相较纸质文件而言，更难认定其原始性和真实性;同时电子文件具有对设备和系统的依赖性，电子文件的存储安全性和可识别性也面临更大的技术挑战。以电子文件形式归档的档案信息，要想保证其真实、完整和安全性将会面临更大的挑战。

2. 档案信息化管理面临升级的需求

随着信息网络技术的不断发展，档案信息化已经成为时代发展的必然趋势。目前，各行各业的档案信息化建设正如火如荼的展开，档案管理从实体管理进入了信息化管理的新阶段。信息化建设的内容大都包括实体档案的数字化、电子档案数据归档、档案管理平台建设、档案查询和发布网站建设等。

但目前档案信息化发展存在着许多问题与制约因素，首先，电子档案资源是档案信息化的基础，信息资源的真实、完整、可靠和安全性影响着档案信息的利用和交流。但实体档案的电子化加工技术不成熟且不经济，电子档案的准确性、真实可靠性，以及网络传输、存储及利用过程的安全性方面都存在着亟需解决的问题。标准化、规范化和安全性将成为档案信息化建设下一步的发展方向。

第二，档案人才队伍素质影响这档案信息化的速度和质量，档案信息化的高速发展要求档案管理人员除了具备良好的政治素质和档案专业知识外，还需掌握信息化、网络化方面的相关技能。加快档案信息化建设，档案管理人员的素质亟待提高。

第三，档案基础设施建设（包括档案信息网络系统、备份系统和档案数字化设备）是档案信息化的条件保障，加强档案信息化建设需要加大档案管理的基础设施投入，配备必要的档案管理专用计算机、档案数字化、档案存储及网络资源。

3.档案管理向基于知识管理的管理模式转变

知识管理是知识经济时代涌现出来的一种最新管理思想与方法，它通过对企业组织所创造的各种知识从产生、创造到整合、分享、更新等全过程的管理，实现企业智慧的传承，实现知识的价值，从而为企业创造持续的竞争优势。知识管理已逐渐成为企业知识和资源的一种重要管理方式，对企业经营决策发挥着重要作用。

档案管理和知识管理具有相通性。档案管理是知识管理的重要组成部分，能够作为企业发展的资料支撑，蕴含着丰富的知识资源，通过对档案的挖掘和分析也可获得更深层次的规律性知识。档案管理与知识管理的管理程序类似，都是通过对知识或文件的统一收集、归类、整理、存储、鉴定、评价及提供利用，来实现信息资源的集中、有序管理，并实现其利用价值。高雅培指出，档案传统业务工作、档案信息化建设、知识管理是档案管理的三个阶段。徐拥军则提出“档案管理应该向知识管理方向创新、拓展，知识管理可以从档案管理切入、起步”。知识管理影响着档案管理的工作职能、业务流程、档案资源建设，能够促进档案管理人员素质的提高。

可见，档案管理向知识管理模式转变是时代和自身发展的需求，也是档案服务功能升级的需求。向知识管理模式转变，可以提升档案管理的价值，拓宽档案管理的领域，使档案管理能在企业未来的发展中发挥更重要的作用。实现档案管理向知识管理模式的转变，企业档案管理必须革新原有的传统模式，按照知识管理的模式和思路找寻档案管理的新方法。

4.云计算和大数据技术的发展影响着档案利用的模式。

徐拥军指出，云计算（Cloud Computing）和大数据（Big Data）是当前信息化发展的两大重要趋势，对各行各业都将产生深远影响。大数据技术的产生，将会改变档案的概念的理解，产生“大档案观”，即企业产生的一切具有保存和利用价值的信息资源都可视为档案。海量档案资源的产生必然会带来大规模电子文件的存储问题，而大数据技术能够为管理非结构化电子文件的问题提供解决之道，基于对象的存储架构可以在一个系统中管理十亿级别的文件数量，同时还不会遭遇元数据管理的困扰。另一方面，目前档案利用服务的主要目的提供原始档案，发挥凭证价值作用，随着大数据技术的应用和知识管理体系的运行，档案将会更多的发挥其资料參考价值，从提供凭证转向为提供知识。而如何从巨大的档案资源中提取所需的有用信息也会成为亟待解决的技术问题，大数据技术可以构建档案馆的新型知识服务引擎，为数据查询服务。

虽然目前档案管理数据准备并不充分，大数据研究需求并不明确，相关的技术手段也并不成熟，大数据在档案部门的开展存在相当大的难度。但是档案资源会成为企业大数据的一部分，同时本身也会成为一种大数据，为适应大数据技术的发展，充分利用大数据技术，档案管理也应当在思想理念，业务模式与管理方式方面进行适当的变革。

二、档案管理发展应对措施

档案管理的发展趋势主要是由于信息化的发展，适应信息化发展潮流，带来的档案信息化建设的问题。同时，档案资源作为一种有保存和利用价值的信息资源，与企业的知识管理和大数据技术相辅相成、互相渗透。为适应信息技术的快速发展，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用和价值，档案管理需要做出必要的应对措施。

1. 提高电子档案数据存储和利用的安全性

无论是为了促进档案信息化水平提高，还是知识管理和大数据技术发展的要求，电子档案都需要在形成、传输、存储和利用过程中利用技术手段保证其真实性，提高其安全性，为以后的查考利用提供基础。

首先需要从电子文件管理制度入手，建立完善的电子文件积累、收集及管理制度，明确电子文件的归档责任。在电子文件形成的原生系统中，把文件相关的背景信息、相关元数据信息进行规范化管理，对操作者、操作时间、操作内容等进行详细的毫不遗漏的记录。

第二，建立严格、有效的电子文件权限管理体系。根据人员岗位、职责分工，对电子文件的操作权限进行合理划分，降低各业务环节的操作风险。

第三，适当使用水印、文件加密等技术，以发挥保护文件传输安全和使用安全的作用。第四，建立可靠的数据备份系统，对数据进行备份;对电子文件进行分级，有选择的进行异地数据备份，有效防止因设备损坏、网络攻击等风险造成的电子文件的损坏和丢失。

2.加强档案利用

不同于知识管理更关注信息资源的可用性，档案管理更关注材料的真实、有效和完整性，知识管理能够提供主动的深层次的利用服务，而档案管理多是被动的、提供较浅层次的利用服务。为适应向知识管理模式转变的需求，档案工作必须注重加强档案利用。

第一，改变过去重保管轻利用的工作方法，向“藏用结合，以用为主”的方向转变。在保证信息安全、不泄密的前提下，多渠道进行档案资源的传播和展示，提高档案的利用率，充分发挥档案的作用和价值。

第二，企业各类档案信息资源数量巨大，其中蕴含着许多前人的经验积累和潜在信息，对其进行深入的分析和挖掘能够得到各类活动的发展规律，充分认识生产经验发展脉络和存在问题，对指导以后的生产和研究具有很好的借鉴意义。因此企业应充分利用现有的各类信息资源，加强档案的二次加工和开发，提升档案编研的层次，从各类参考文件汇编、编史修志方面的编研，转向对档案的深层次挖掘。档案部门应积极与其他部门联动配合，结合业务发展需求，从多个主题和角度对档案信息资源进行加工和提炼，将固化的档案转变为灵动的知识，并应用到企业的经营管理中，为企业决策提供服务。充分发挥档案的利用价值，提升档案工作的地位和价值。

3.探索档案管理新模式

随着企业生产经营活动的发展，各类档案资源数量和种类日益增多，载体类型也逐渐丰富，除了纸质文件档案外，实物、照片、视频、图纸等档案种类日渐增多。尤其随着信息化技术的发展，电子文件的数量逐渐占据主导地位。信息资源的丰富和数量的增多为信息挖掘提供了基础，同时也意味着档案管理的方式方法应做出相应的变动。档案管理应改变以往重纸质档案整理的方式，探索各类电子资源的管理方法，关注电子文件传输的安全性和可靠性。

第二，为了适应知识管理发展需要，对各类档案资源除了按照类别和时间顺序进行著录外，应探索进行深层次加工整理，如对有关档案信息按照不同的主题和利用目的进行分类，给予每类信息不同的标签，在利用过程中就可以对其中的信息按照相关要素进行提取，形成不同的专题库。这样能够满足各类高级查询和分析的需求，提高档案的查准率。

4.提升档案管理信息化水平

一方面，加强档案管理信息系统建设。从收集整编、档案利用、档案统计等管理模块着手，适应知识管理、大数据分析需求，提升档案管理信息系统功能设计。实现系统功能从简单的业务流程设计到智能化统计分析功能的转变，提高档案管理系统的智能化水平。如对档案信息的利用频率进行统计，对经常查询的信息和所对应的用户群进行分析处理，形成不同主题的新的专题数据库，以满足档案编研和大数据分析的需求。

第二，加快档案管理系统与其他业务系统的整合和集成。随着信息技术的发展，企业各项业务活动都建立了管理系统。一方面，许多业务流程的过程资料都直接以电子版的形式存在，不再形成紙质文件;另一方面，由于档案资源建设的需要，要对纸质档案进行数字化扫描进行电子化。因此，对档案管理系统与业务系统进行整合开发，建立互相兼容的数据接口，实现业务系统中的目录和全文数据到档案系统的线上电子归档，既能够保证文件的原始性、完整性、准确性，又能够提高工作效率，减轻纸质档案资扫描的工作量，提高档案资源的数字化率。

5. 加强档案资源建设

档案资源建设是档案利用、知识管理和大数据分析的基础，没有内容丰富、结构合理和数量充足的档案信息资源，档案利用和分析就无从谈起。现阶段随着企业经营活动的发展，各类管理制度不断健全，对各项业务活动的管理流程的规定也越来越具体，越来越规范。根据业务发展需要及质量管理的要求，每个业务流程都设置了许多控制点，且每个控制点都会形成许多具体的文件资料。因此档案管理人员应根据企业自身业务特点和管理要求，制定适应的档案收集范围，并根据实际业务需求，适时调整归档范围，保证有保管和利用价值的档案资源都得到有效的管理。在档案收集过程中做到 “应收尽收”，对收集的档案资源进行认真鉴定，保证档案资源的完整性、准确性和真实性。第二，加强档案资源的数字化。一方面，根据各类档案的重要性和利用需求，有计划有步骤的对现有纸质档案资源进行扫描数字化。另一方面，制定电子档案资源接收和管理办法，对业务系统中的电子档案资源和系统外的电子档案资源分别进行接收保管，并保证各类档案数据的真实、有效和完整性。使档案资源能成为真正意义上的大数据。

总之，当今社会信息技术飞速发展，各种管理理念层出不穷。各类技术的发展为档案管理工作的开展提供了有利条件，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。档案管理工作处于不断发展变化的技术环境中，必须适应各种现代技术和管理思想的发展需求，紧跟时代发展步伐，创新新的管理方式，实现新的价值，才能够使档案工作焕发新的活力，发挥更大作用，保证档案工作持续健康发展。

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作者简介：胡秀丽（1982-），女，汉族，中国石化青岛安全工程研究院，馆员，研究方向为档案管理。