医院文书档案整理问题及对策

摘 要：医院文书档案是指在医院日常管理过程中形成的具有保存价值的公文材料。随着医疗卫生事业的发展，以及医疗卫生体制改革的深入，通过加强医院文书档案管理，做好医院文书档案整理是后期文书档案查询、利用的前提和基础，做好医院文书档案整理，对提升医院档案管理质量，增强医院管理规范化具有积极的现实意义。本文首先分析了医院文书档案整理的基本内容，以及医院文书档案整理的主要步骤，并在当前整理工作常见问题的基础上，有针对性地提出了解决对策，对进一步规范医院文书档案整理具有积极的参考意义。

关键词：文书档案整理;医院文书;归档

前言

医院文书档案整理是指对在医院日常管理过程中形成的具有保存价值的公文材料进行整理，并使这些具有保存价值的公文材料按照一定方法组成案卷，使其呈现出系统性。做好医院文书档案整理工作，不仅是医院日常公文处理的重要环节，也是公文管理的重要内容。为此，专门出台并修订了《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），使医院文书档案整理有了更为明确的操作指南。做好医院文书档案整理，对提升医院档案管理质量，增强医院管理规范化具有积极的现实意义。

一、医院文书档案整理基本内容

医院文书档案整理工作的内容主要包括全宗划分、排列、文书立卷、案卷排列与编号、案卷目录编制等内容。根据医院行政管理和医疗卫生事业特点，具体来说，医院文书档案整理的内容主要包括三个方面内容：系统排列和编制文件案卷目录。一是按照要求和方法，对已经立卷的医院文书进行排列、编号和分类，并对医院文书进行系统整理，再以案卷目录形式固定。二是局部调整。对已经整理的医院文书档案中的不完善、不合理、不符合相关要求的进行微调。三是全过程整理。对医院文书的整理应包括立卷、全宗划分和排列实行全过程整理。

二、医院文书档案整理基本步骤

1.装订

就是对已经打印好的医院文书档案以件为单位装入准备好的档案夹。医院文书档案的装袋顺序通常为：正文—附件—收发文办阅单顺序;医院文书正文—定稿顺序;文书转发—文书被转发顺序;批复—请示;复函—来函顺序等等。

2.分类

医院文书档案以一文一件为归档分类法，具体又分为年度、机构、保管期限等若干不同分类法。具体可参照《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《档号编制规则》等规定和要求进行分类整理。如：“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”，实行三级分类。

3.编号

本着一个文书档案一个编号，编号应符合应用文书形成规律和特点，且选择编号的方式应保持一定稳定性，以及可扩充性和简单性原则，编制好医院文书的全宗号、门类代码、年度、件号、保管期限等等。

4.编目

医院文书档案编目应结合医院文书特点和规定编制具体的归档文件目录，逐件编目。包括序号、档号、密级、页数、备注等编目内容。并根据盒打印后将编目放置盒中，电子目录输入计算机中，作为后期的检索使用。

5.装盒排架

待医院文书档案装订、分类、编号、编目完成后，需要将其装入档案盒，根据档案内容和要求认真填写盒脊及备考表等。根据不同分类，将整理装盒的文书档案上架排列。其中，按“年度—机构—保管期限”装盒的文书档案，应按机构（问题）序列上架排列管理，有利于实体档案管理。按“年度—保管期限—机构”的，形成医院文书档案应按保管期限上架排列，这种排架方式更易于档案移交进馆。

三、医院文书档案整理常见问题分析

1.归档范围不够明确

医院文书档案具有内容多、涵盖领域广，且从事医院文书档案整理的多是行政管理人员，如办公室或人事部门兼任，且档案管理人员的流动性较大，导致对医院之前已经编制的《文书档案保管期限表》了解甚少，对于哪些文书应纳入归档范围，哪些文书档案不宜纳入不清楚，常常导致不应归档而归档，应归档而缺失。如，未将上级医疗行政管理部门对本院批复或意见材料列入整理范畴，影响后期档案查询、利用。

2.跨年度文件归档难

医院文书资料中包括成文时间、批准时间、发文时间等，尤其是在每年年底的时候，一些重要文书档案在时间落款上存在跨年度特点，有的将年初发文落款日期标注为上一年底，常将其作为新的一个年度文件进行归档。

3.文件页码编写错误

医院文书档案页码编写通常需要以件为单位，由于文书材料自身有页码，这时常常出现以原页码编写或者只编写文件正面，背面页码未编写，或者僅编写奇数页或者偶数页。对较大纸张风琴式折叠的又出现重复编写页码现象，这些现象都会造成医院文书档案在编写页码时重号、漏号、跳号、错号等等不规范问题。

4.档案装订不符规范

医院文书档案通常包括正本、附件、审单、文稿等组成，在实际中出现的档案装订不规范现象较多的表现为：文稿订书钉未取下，回形针未取下便直接装订，甚至一些还留有夹子的文稿也被直接纳入归档装盒。也有归档备考表缺失等问题。

四、医院文书档案整理对策建议

医院管理中的一项基础性、重要性工作便是对医院文书档案进行整理，医院文书档案整理的质量会直接影响到后期的档案查询利用，也是医院管理水平的重要体现。做好医院文书档案整理应做到：

1.立足实际划分归档范围

确立医院文书档案的归档范围应秉持“凡能体现医院工作主要职能活动，具有查考价值的文件材料都应纳入归档范围”。根据这一原则，纳入医院文书档案保管的范围有：上级医疗行政主管部门的批复，以及其颁发、需要医院执行的决议、决定、规定，以及其他法规性文件;上级医疗行政主管部门以及本院领导的重要指示、讲话，每年度的工作计划、总结、医院的各项规章制度，医院党、团、工会、妇委会、共青团等重要文件材料;任免文件等等。上级医疗行政主管部门普发供参阅、无需办理的文件、抄件，以及未定稿的征求意见等文件则不属归档范围。

2.把握文书档案内在联系

医院文书档案是在医院日常管理中形成的，在对这些档案资料进行整理时，应严格按照其内在联系、形成规律和特点进行整理，既要注重文书档案的来源，也要结合医院文书档案的形成时间，还要根据文书档案的形成内容及具体形式，进行整理。所谓来源，是指根据医院及其内设机构或其行政管理单位的不同，形成的文书资料，整理时应保持相应联系。如卫健委、地方党委政府的通知、意见、公报等;时间上，是指保持档案形成机关档案时间上的联系性，如，某医院及其内设各部门2018年度工作计划或总结;内容联系，则是指某份文书档案是在解决某项问题而產生的，整理时要注重其内容的内在联系性。如，某市卫健委有关某医院改造工程的请示、批复、通知等等。形式联系，则根据文书档案载体、种类进行整理。

3.严格遵循文件排列次序

医院文书档案的整理以件为单位，在整理每一份医院文书档案时应严格按照相应的次序进行排列，如，印件在前，定稿放在后;来文与复文作为一件时，应将复文放在前，来文在后等等。通过严格的排序做到整理的规范性和科学性。

4.提升文书档案整理信息化水平

随着计算机信息技术的快速发展，及其信息技术在医院文书档案整理中的应用，应不断提升文书档案整理的信息化水平也是适应时代发展的现实需要。首先，是要注重医院文书档案整理的基础性工作。为档案管理部门添置必备的计算机、复印机、扫描仪，以及缩微设备等，按照“十防”标准和要求高标准建设档案库房。其次，是要加强医院文书整理的软件建设。开发或购买专业档案管理软件，与医院行政管理OA系统实现无缝衔接，实现文书资料的自动收集，拓宽文书档案资料来源。并对相关管理软件及时做好更新。最后，统一管理软件，并定期对档案管理软件系统进行升级、更新和维护，使档案整理软件能够满足医院文书档案业务整理的现实需要。

五、结语

综上，医院文书档案整理工作，既要从思想上给予高度重视，成立档案管理专业部门，配置相应的专业人员，加强业务知识培训。把握文书档案内在联系，严格做好文件次序排列，提升文书档案整理工作的信息化水平，为医院档案整理奠定扎实基础。

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作者简介：陈碧兰（1991-），女，广东医科大学附属第二医院档案办科员