新时期企业档案工作人员核心能力建设

摘 要：企业档案“管理”与“利用”是企业档案工作的两个重点，企业档案管理更多是指遵循档案管理相关基础理论和规律，贯彻国家和上级单位相关要求，维护历史记录的安全性和完整性;企业档案利用更多的是从利用者的角度出发，挖掘档案的价值，发挥原始信息的凭证和参考作用，为经济建设和文化事业服务。正确认识企业档案“管”与“用”之间的关系是做好企业档案管理，进行企业档案管理人员能力建设的基础。

关键字：企业档案;档案人员;档案管理能力

一、企业档案工作人员核心能力

1.企业档案管理

企业档案管理的对象是档案，企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。企业档案管理是指企业档案工作人员按照国家、行业、企业档案管理规定，对企业经营管理、生产科研等活动中产生的纸质、电子、实物等各类档案实体进行收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，进而维护企业经营发展历史记录的完整性、系统性、安全性与可用性，企业档案的“管”与“用”是现代企业档案工作的基础，是企业档案工作顺利开展的保障，也是档案工作人员最基本的能力。

2.企业档案利用

企业档案服务的对象是企业档案利用者，档案利用是档案利用者通过档案系统查找、利用档案信息，满足档案利用者需求的过程，是档案管理的最终环节。企业档案利用工作，是指企业档案部门为满足企业经营发展的利用需要，为企业工作人员提供各种形式的文档利用。开展档案利用，服务企业发展是企业档案工作的最终目的，新时期档案利用在企业档案工作中处于中心环节，占有突出地位，充分认识到企业档案利用的重要性，为企业档案利用服务，也是企业档案工作人员的重要的能力。

二、企业档案管理与利用之间的关系

1.企业档案管理与利用的正相关关系

企业档案管理与利用之间存在正相关关系。企业档案管理是企业利用档案、发掘档案价值、服务企业发展的基础，做好企业档案管理工作才能更好的提供档案利用。企业对档案需求的满足程度取决于企业档案管理水平的不断提高，企业档案管理水平则要适应企业不断增长的档案利用需求。

2.企业档案管理与利用的矛盾关系。企业档案管理与利用之间存在着矛盾关系。企业档案管理的对象是档案，企业档案的服務对象是企业档案的利用者，企业档案管理与利用所要解决的基本矛盾即是企业档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与企业利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。企业档案的管理与利用二者之间处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从企业档案管理的发展历程来看，企业档案管理通常由非独立部门到独立部门、由档案简单管理到深层次的开发利用、由传统的经验管理到现代科学管理、由传统手工管理到计算机智能管理而发展的。

三、提高企业档案工作人员核心能力

正确认识企业档案“管”与“用”之间既相互促进又相互矛盾的关系，做好企业档案的管理利用，需要解决三个方面的问题。一是企业档案管理前端，企业档案管理人员需要掌握档案管理基础理论，方法以及国家法规标准;二是企业档案管理后端，企业档案管理人员需要深入本单位核心业务，了解用户切身需求;最后企业档案“管”与“用”的中间，就是企业档案人员的桥梁作用，新时期企业档案工作人员需要在做好传统业务基础上，搭建档案管理者与档案利用者之间的平台，传递文档价值，这个环节，尤其需要运用到信息化相关手段，提高文档服务的现代化、标准化和流程化，提升档案用户的体验与满意度。

1.前端：档案管理基础知识

（1）掌握企业档案管理理论。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，企业档案人员必须学习了解档案管理的相关理论。档案管理理论最基本包括“来源原则”“文件生命周期理论”“档案鉴定理论”等。“来源原则”要求企业档案管理人员按照企业档案的来源进行整理分类，保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则，以方便企业档案的保管利用;“文件生命周期理论”需要企业档案工作人员准确把握企业文档从最初形成到最终销毁或最终永久保存的这一动态过程，实现企业文档管理的高效化，以利于企业档案的保管利用;“档案鉴定理论”需要企业档案工作人员对企业档案的价值进行整理和判定，挑选有价值的企业档案进行保存，对无价值的企业档案进行销毁，最终实现有价值企业档案的管理。

（2）了解企业档案标准制度。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，新时期企业档案人员必须深入学习了解相关企业档案管理规范标准。企业档案管理法律规范可以分为档案法律、相关档案管理的国家标准（GB）、档案行业管理标准规范（DA）以及企业自身档案管理标准（如下表：核电企业档案管理参照的上级标准规范）。企业档案工作人员在企业档案管理中，除基础的档案业务知识，需从国家法律、国家标准、行业标准以及企业集团制度等方面的规范学习，提升自己对企业管理利用的总体把握，在达到制度规定的标准下，实现企业档案保管、利用之间的平衡。

制度层级 相关制度

国家法律 《中华人民共和国档案法》

国家标准 《重大建设项目档案验收办法》、《建设项目档案管理规范》等

行业标准 《核电文件档案管理要求》、《核电档案分类准则及编码规则》等

集团/中国核电制度 《中核集团档案工作管理规定》、《基本建设项目档案管理办法》等

2.中间：企业档案保管利用的平台、渠道

（1）熟悉企业档案业务。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，企业档案人员必须熟悉企业档案管理的相关业务，进而实现企业档案的管理利用。企业档案管理业务以企业档案保管利用为中心开展，包括本企业档案管理的综合规划、档案收集整理、档案保管维护修复、档案资源开发利用以及电子文档管理等（如下表）。

企业档案管理业务

企业档案管理的综合规划 企业档案管理制度制定;企业档案人才培养、调查统计、档案绩效评估等;文书、科技、工程等各类档案业务流程整合;与相关单位档案工作交流学习

收集整理档案 文件、档案分类体与保管期限制定;企业各类载体档案收集;企业档案的分类编目;档案价值鉴定与销毁

保管维护档案 档案库房环境;档案设备设施布置;档案修复整理;档案保存与容灾

档案利用 档案线上、线下查阅、利用;档案编研;档案展览;企业图情信息资源咨询

电子文档管理 电子档案鉴定、清理、备份、保存、销毁、安全管理等

（2）制定本单位企业档案管理业务标准。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，企业档案人员必须制定本单位企业档案管理的业务标准制度。无规矩不成方圆，企业档案管理利用工作的开展，需要相关标准制度进行规范。企业档案工作人员应以企业档案管理利用为核心，制定包括企业文档工作大纲、文档制度（文件管理、档案管理、文档资源开发利用、科技情报管理等制度）、工作细则（档案库房管理、文档数字化、声像档案管理等）以及文档工作规范（文档元数据、电子文件技术规范等）等相关制度。

（3）了解企业档案利用需求。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，企业档案工作者必须了解企业档案的利用需求。档案利用是企业档案管理环节的最终过程，企业各业务部门、专兼职档案工作人员为档案所作的一切努力最终目的就是为企业利用档案提供服务。企业档案工作的开展应以企业档案利用需求为基础开展，脱离档案利用，企业档案管理工作就是无根之木。

3.后端：保障企业档案的利用

（1）加强企业档案管理的信息化。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，企业档案工作者需要加强企业文档工作的信息化。新时期在档案管理过程中，要全面应用现代网络技术，对企业各类型档案进行数字化管理，并依托网络提供在线利用。新时期企业档案管理的模式已逐渐从传统以档案实体保管和利用转向档案信息的数字化存储和档案资源的开发利用并提供服务。企业档案管理的信息化是拓宽档案利用途径的基础，深度挖掘企业文档资源，为企业发展提供知识支撑，必须不断加强企业的信息化管理能力。

（2）搭建企业档案信息利用平台。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，新时期企业档案工作者要完善企业档案信息服务平台建设，搭建档案管理与利用之間的桥梁。现代技术的发展应用也为档案利用提供了多样化的途径，企业文档部门可根据实际情况提供包括文档系统在线查询、阅览室查阅、电话、邮件、公司网站主页、文印室等多种途径。随着计算机网络技术在文档工作领域的应用，通过文档管理系统实现档案在线检索、查阅、下载是企业档案利用的主要途径，同时，针对纸质档案借阅可以通过公司阅览室、文印室等途径查看。

（3）做好企业档案信息资源开发服务。解决档案“管理”与“利用”之间的矛盾，企业档案人员需要做好企业档案信息资源的利用，挖掘企业档案的隐藏价值，为企业发展提供知识服务。传统企业档案管理过程中，归档入库时文档生命周期的结束，但档案作为企业发展的重要见证，同时蕴藏着重要的企业信息资源可为企业经营发展提供支撑，现代企业要求档案工作者贴合企业经营管理活动的需求去思考企业档案信息资源开发工作，实现企业档案资源的主动开发而非被动利用，使企业档案资源成为真正的智力资源，不断提高开发的广度和深度。

综上，随着企业的经营发展，企业档案管理工作者需要正确认识档案“管”与“用”之间的关系，提升自己档案管理的业务知识水平，深入挖掘企业档案的隐藏价值，在做好档案见证的同时，为企业经营业务发展提供知识资源。

参考文献：

[1]王丽.现代企业档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2012（06）.

[2]杨 扬.济南市事业单位档案管理问题及对策研究[D].陕西师范大学，2018

作者简介：张军帅（1995-），中核国电漳州能源有限公司信息文档处。