中职学校档案文化宣传的思考

曹丽英

一、中职学校档案文化宣传的现状

因档案意识淡薄，领导重视程度不够，很多中职学校的档案工作停留在接收档案、整理档案的阶段，档案利用率较低，档案信息资源开发严重不足，档案文化宣传尚未开展。

1.领导不够重视，档案文化宣传工作心有余力不足

学校档案文化宣传工作不能直接产生经济效益和社会效益，不能直接反应领导的业绩，因此此项工作大多不会作为学校重点工作来抓，表现在人力、物力、资金投入较少，结果是档案工作者有心无力。以我校为例，校领导高度重视党建工作，党建工作需要制作宣传板，宣传板肯定按质提前完工，并挂在学校显著位置便于师生查看;而档案工作想要制作一块宣传板，就因经费有限、场地有限等原因被搁浅。领导对档案工作重视程度不够，导致档案管理工作中很多有意义的事情难以开展，对档案工作者来说，宣传档案文化也就有心无力了。

2.“重保管、轻利用”的工作方法，严重制约档案文化的宣传

中职学校的档案室已成为保管学校档案资料的重要基地，其中包含丰富的档案信息资源。“重保管”使得丰富的档案信息资源汇集到学校档案室，这是档案信息资源开发利用的前提，更是宣传档案文化的基础。“轻利用”未有效盘活档案资源，大部分档案信息资源“躺在”档案室，没有“动起来”“用起来”。不仅未达到档案工作提供利用的目的，更主要是造成档案资源浪费，没有有效发挥档案的价值和作用，档案的价值未体现，档案文化宣传的重要性和必要性就大打折扣。

3.档案资料的完整性欠缺，阻碍档案文化宣传工作的有效进行

很多中职学校的历史比较悠久，但受档案意识淡薄的影响，档案工作建立的时间比较晚，导致学校发展过程中很多有价值、有意义的档案资料没有完整的保存下来。如某校举办建校60周年校庆活动，在准备学校历史沿革资料时，发现学校档案室中竟然连学校建校的“出生证明”都没有，后经多方协助，最终在档案馆找到部分相关资料。此外《历届校领导任职一览表》汇总工作也是非常困难，因学校档案室中只保存了部分校领导的任免文。有些校领导有任命文，无免职文（或批准退休文）;有些校领导有免职文（或批准退休文），无任命文;还有一些校领导任免文均无。因没有档案资料作依据，任职期限就很难把握，最终《历届校领导任职一览表》也是无法做到完整、准确。这不仅是学校校庆活动的一大遗憾，更是学校宝贵财富、珍贵记忆的遗失。档案资料的完整性欠缺，档案文化宣传的基础就不牢固，严重影响档案文化宣传的有效性。

4.档案工作者专业性不高，档案文化宣传难度较大

现中职学校从事档案工作的人员大多不是档案专业出身，其岗位也并非专职档案员，并非专职档案管理工作。以隶属于广州市教育局的中职学校为例，13所中职学校中档案专业出身的档案员只有2名，并且这2名档案员除了档案管理工作，还要兼顾办公室其他工作。档案工作者专业性不高，对档案管理重要性的认识就会有所偏差，一方面导致档案管理工作的科学性和规范性受到影響，档案工作质量较低，另一方面档案工作者没有认识到档案文化宣传的重要性和必要性，此项工作也未列入档案工作计划，更未开展进行。再次，即便是档案专业出身的档案工作者，也因工作任务繁重，没有时间和精力开展档案文化宣传工作。

二、中职学校档案文化宣传的必要性

1.充分体现学校档案的价值、作用和档案工作的地位

学校档案指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。档案是社会活动的原始记录，它可以成为查考、研究和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争和教育人民的工具，具有强大的凭证价值;档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可咨参考的特征，使它具有情报价值;档案对现实的社会实践活动的有用性体现了档案的现实价值;档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时时间中能够满足社会各方面利用需要的性质体现档案的长远价值。档案的作用主要表现在行政、业务、文化、法律、教育等多个方面。档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富。档案是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础。档案工作是学校的一项基础性工作，档案工作做规范、做科学、做扎实，维护了档案资料的齐全、完整、安全，主动提供利用，大力开发档案信息资源，才能充分发挥档案的价值和作用，才能体现档案工作的地位和意义。档案文化宣传工作是开发和宣传档案信息资源的体现，有利于档案价值、作用的发挥，是档案工作地位的充分体现。

2.有效服务于学校管理工作

档案文化宣传工作，在一定程度上可以理解为是对档案、档案工作的宣传。档案文化宣传工作有效服务于学校管理工作的具体表现：首先，档案文化宣传工作有利于有效服务学校各项评估工作。学校开展各种综合性评估工作，都需要以档案资料进行佐证。档案文化宣传有利于师生了解学校档案资料的基本情况，有利于在具体工作开展的过程中想到借用学校档案室的档案资料进行参考和凭证。通过原始性、第一手资料作为依据，有利于具体工作开展的连续性，同时也见证了相关工作的真实性，奠定了事实基础，在见证材料中更具有说服力。因此，学校档案管理工作是衡量学校教育教学质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。其次，档案文化宣传工作有利于有效服务学校教育教学工作。学校教学质量评奖资料的宣传、教研课题的宣传、典型教案的宣传、学校第二课堂活动资料的宣传，有利于校领导进行学校层面的教育教学发展规划、开展相关调研活动;有利于专业教师参考相关资料进行专业学习和业务提升，不断提高自身的教育教学能力和智慧;有利于学生不断融入学校这个大家庭，踊跃投入到丰富多彩的校园生活和社团活动中，得到锻炼，得到成长。再次，档案文化宣传工作有利于有效服务学校宣传工作。各类教育教学成果的宣传、毕业生就业情况的宣传、学校获得的各项荣誉的宣传，省市级优秀教师的宣传，使社会各界了解本校的教学成绩和师资力量，彰显学校的办学实力，在一定程度上，大大提升了学校的知名度和社会影响力。

3.激发档案工作者的工作热情

档案文化宣传工作，有利于将档案工作者的工作重心转移到开发档案信息资源上来，利于档案工作者在不断提高档案意识的前提下，转变工作观念和方式方法，有利于提高档案工作者主动钻研、不断进取的积极性。同时档案文化宣传工作，突显档案的价值和作用，间接体现档案工作的地位，有利于扭转档案部门一直处于“冷衙门”的状况，大大提高档案工作者的工作热情。档案工作者热情提高了，就会激发出研究档案工作的新思路、新方法，档案文化宣传的新途径等，这样就会形成相互促进、共同提高的良性循环。

4.提高全员档案意识

大力宣传档案文化，突显档案价值和作用，有利于全员档案意识的提高。一方面有利于档案收集工作顺利开展，档案形成部门会由被动催收转向主动移交，促进了学校档案室档案资料保管的齐全、完整。另一方面，档案收集工作顺利开展，节省了整个档案工作环节的时间，档案工作者可利用更多的时间和精力，投入到档案信息资源开发、档案信息化建设、档案文化宣传工作上来。

三、中职学校加强档案文化宣传的建议

1.领导重视

领导不断提高档案意识，加强对档案工作的领导，重视档案文化宣传工作，将档案文化宣传工作列入议事日程，加大对档案文化宣传工作的支持和投入。这是档案文化宣传工作顺利开展的前提。加大对档案工作的宣传力度，全方位、多角度、立体式地向全员深入宣传档案和档案工作的重要性。首先，围绕学校中心工作，有计划、有目的地开展档案文化宣传，服务学校发展大局。领导有指示，下级有方法，齐心合作，上下同心，其利断金。以我校今年60周年校庆为例，校领导高度重视，花心思制作了《建校60周年纪念画册》，里面包含丰富的档案资料信息，如学校的历史沿革、校风校貌的今夕对比照片、历任领导任职一览表、学校历届工作人员名单、办学特色、校企合作、高效就业、国际交流、历年获奖（学校、教师、学生）、校友录等。前期准备工作需要校领导、各部门及档案室的相互协助、互相配合。各部门提出需求，档案室协助提供档案资料信息。在各方的密切合作下，纪念画册的制作圆满完工。通过校庆活动及之后的纪念画册派发，有效服务了学校的整体宣传工作，增加了学校的知名度。这种档案文化宣传方式，更有效宣传了学校的档案文化。其次，应保障档案文化宣传工作的经费。将档案宣传工作经费列入学校年度预算，经费到位，专款专用，是档案文化宣传工作顺利开展的保障。

2.提高档案工作者的综合素质

档案工作者的专业素质、综合素质，直接影响档案工作的质量。可以引进档案专业高素质人才、加大对档案工作者的专业培训和综合素质培训，提高档案工作者的素养，既具备过硬的专业知识，又具备爱岗敬业的职业道德，坚持底线，坚持原则。注重收集、开发档案信息资源，提供多方式、多途径的利用，有意识地进行档案文化宣传工作。关注国家时政、学校中心工作、学校重点推进工作，根据学校档案室的档案资源，发现宣传点，确定宣传方式，必要时可请求其他部门支持与配合，抓准时机宣传档案文化，提高宣传效果。

3.多措并举

（1）宣传档案法律法规

《档案法》是我国档案工作的根本大法，是进行我国档案档案法规体系建设的重要依据。因此进行档案法律法规的宣传工作，首先应宣传《档案法》。可以通过全校教职工大会或是学生集体活动宣传《档案法》，还可以通过印制、张贴、OA平台对《档案法》进行宣传。通过宣传档案和档案工作、档案机构及其职责、档案的利用和公布，了解法律责任，不仅有利于强化全员法律意识和档案意识，增强全员法制观念，更有利于实现“依法治档”。档案法律法规是档案文化宣传的重要内容，同时档案文化宣传工作也应在档案法律法规规定的范围内进行。

（2）举办多种档案讲座

中职学校可以针对教职工、专兼职档案员、在校学生分别开展档案方面的讲座。针对教职工和在校学生的讲座可以体现在宣传档案、档案工作、档案的作用和价值、学校档案室档案保管情况、档案利用实例及效果、档案信息资源开发利用等;针对专兼职档案员的培训可以重点讲述档案信息资源开发、档案宣传手段和宣传内容、档案宣传人才队伍建设、档案宣传如何围绕中心服务大局、档案宣传工作创新等。有针对性的档案讲座，不仅有利于提高全员档案意识，也是档案文化宣传的一种途径。

（3）参加档案专业培训

学校专兼职档案员可以积极参加省、市档案局组织的专业性档案培训，不断提高自身的理论修养、了解档案事业发展趋势、紧跟档案事业发展潮流。根据培训内容，结合学校发展现状和档案信息资源实际，有侧重地研究档案文化宣传的新途径、新方法。可借助培训的机会，与各界同行相互沟通、交流，互相切磋、探讨，借鉴好的档案管理模式和有效的档案文化宣传方式方法。

（4）举办展览

举办展览是档案文化宣传最直接、最有效的方法。通过学校校门、校园新旧照片的对比，一步步了解学校的发展变迁;通过学校历史沿革，认识学校建校至今的发展历程;通过学校不同阶段各专业的设置情况，了解学校专业发展的整个过程;通过学校开展各种综合性评估统计，展示学校的办学成果;通过展出学校各种技能竞赛的奖牌、獎杯，展示学校的教学业绩;通过实物展览（比如历届毕业证）展示学校的教学发展过程;通过学校教师的科研成果，展示学校的教育教学实力。举办展览的优势在于显而易见、通俗易懂，师生在观看的同时，对学校的归属感和认同感油然而生，也是社会认知学校最快捷、最有效的途径。

（5）编制丰富的编研材料

中职学校可以根据学校档案室的库存档案情况，编制有特色、有意义的编研材料。例如，编制毕业生就业情况统计表，通过就业率体现学校毕业生的就业情况;编制学校各种技能竞赛获奖情况，增加师生的自信心和荣誉感;编制学校在校生人数，了解学校不断发展壮大的过程;编制学校不同阶段在职教师统计表（包括人数、职称情况、学历情况等），体现学校师资力量不断提高;编制学校发展规划，为校领导进行顶层规划提供参考。编制丰富、形式多样的编研材料，不仅是服务学校管理的需要，也是档案文化宣传的需要。