《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

五、企业档案整理工作要求

7.5.8 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

1.企业档案目录的种类

企业常用的档案目录有：企业档案总目录、分类目录、底图目录等。

（2）企业档案分类目录

企业案分类目录是按照立档单位企业档案分类排列顺序，以档案类目设置的各大类为编制对象，在大类内对每一档案保管单位进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有：序号、档号、文（图）号、责任者、题名、页数、日期、保管期限、存放位置、备注等。企业档案分类目录的主要作用是固定档案保管单位之间的排列顺序，便于档案在大类内的检索查询与提供利用。

（3）底图目录

底图目录是以立档单位全部底图为编制对象，对每张或每套底图进行登记著录而成的一种档案目录。其著录项目主要有：类别、项目名称、序号、底图号、档案室编号或存放位置号、题名、幅面张数、编制单位、编制日期、保管期限、密级、备注等。底图目录的主要作用是固定底图的存放位置，便于底图的检索查询与提供利用。

2.企业档案目录的编制方法

企业档案目录必须按照全宗来编制。一个全宗可以编制一本或一套企业档案总目录，分类目录一般以全宗内的类别、保管期限、年度、项目等为单位分别编制。目录类型的选择和设置的数量，应考虑便于档案的管理和检索。

企业档案目录的编制方法主要有：

（1）以全宗内档案分类的类别为單位编制档案目录。

以全宗内档案分类的类别为单位编制档案目录，就是以分类方案为基础，为一个全宗编制若干本档案目录，即有一个大类就设置一个或多个分类目录。

（2）按保管期限编制档案目录。

按保管期限编制档案目录就是将全宗内的管理类档案，按永久、长期、短期等不同保管期限分别编制档案目录。

（3）按年度或项目编制档案目录。

全宗内管理类或某些项目较多的档案，可在编制分类档案目录的基础上，再分别按年度或项目编制档案目录。

企业除应编制上述常用的档案目录外，还可根据档案管理与利用工作的需要，编制企业档案专题目录、企业档案全引目录、特殊载体档案目录、企业档案全宗指南等档案检索工具。

7.5.9 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。会宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T12。

全宗卷是档案管理部门在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。企业档案部门应当对所保管的每个全宗都以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷主要内容包括：

档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

档案整理：整理工作方案、分类方案、案巻目录说明、整理工作小结等。

档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

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