对提高档案管理质量与综合利用水平的思考

戴金锋

摘 要：档案综合利用，是档案管理的重要组成部分。档案管理的生命线在于保持档案的原貌，档案利用则是在保持其档案原貌的基础上，通过对档案资料的系统梳理、深入分析、总结归纳，从中把握工作的规律性，为谋划发展、谋求创新提供有力的决策依据和数据支撑。下面，笔者就如何提高档案管理质量与综合利用水平谈几点认识。

关键词：档案管理;管理质量;综合利用

1.加强档案精细化管理，夯实档案综合利用的根基

1.1完善硬件支撑。着力打造高标准的档案室，有效配备各种防护设施、专业设备，严格落实“九防”要求，确保档案资料的存贮环境安全。同时，充分考虑各类档案的数量及需要存储这些档案的空间大小，以便为档案室扩容预留发展空间。

1.2從严压实责任。档案管理的精细化，离不开高素质、高技能的档案管理专（兼）职人员，更离不开各级领导的高度重视。要从主要领导、分管领导、部门负责人、档案管理员各个层面，层层压紧压实档案管理责任，严格档案管理工作流程，保证档案形成与业务工作的同步进行，提高档案管理的规范化、精细化水平。

1.3加强档案分类细致整理。档案管理部门不仅是档案的保管者、整理者，更是档案的管理者、监督者，负有各类档案的归档、保管与集中管理的责任。作为档案管理部门，要明确分类依据、分类标准、类目范围，注重加强对各类档案的细致分类与系统管理，一方面，要指导各归口部门按照既定的标准进行分类整理，达到归档要求;另一方面，对达不到归档要求的，则指导、督促其进行再次整理，确保分类科学、排列有序、利于检索。

2.注重典型引路，努力从档案管理的点上进行突破

2.1提炼工作亮点。一个地方有一个地方的特色。地域不同、单位不同、业务不同，其工作亮点也不相同。每个单位都有每个单位的亮点，即便是工作再落后的单位，也有可圈可点的亮点。这种工作亮点，既有形势背景的因素影响，更有主观努力的因素影响。对这种工作亮点形成的分析研究与深入探索，无疑就显得尤为重要。而年久久远的档案资料，为这些研究提供了弥足珍贵的资料。作为烟草企业档案管理部门，要结合时代发展的脉络，从烟叶生产、营销网建、队伍建设等方面进行提炼，既要找出是什么，更要明白为什么，以便少走弯路，更好开辟新的发展路径。

2.2紧盯发展痛点。对一个企业来讲，发展痛点常常伴随着企业发展的整个进程，只不过是在不同的阶段或者不同的时期，这种痛点所表现的程度轻重不一罢了。表现在外的发展痛点，反映出企业运行水平的高低。补短板、强弱项，就要紧盯发展痛点，以勇于否定、敢于扬弃的精神剖析自我，从决策层敢于亮剑，从管理层直指问题，从执行层对号入座，以档案分析聚焦痛点、标靶疗伤，以此变差距为潜力，在破解发展痛点中找到新的发展契机。

2.3打通发展堵点。档案资料的数据真实、内容翔实，强化数据分析，有助于打通发展“堵点”。要加强对各类数据的系统分析，比如烟叶生产方面，既要有涵盖年份、烟叶生产面积、收购量等基本数据的图表，又要有反映年度变化的对动态数据的定性定量分析，在把握工作规律性的同时，找到影响、制约发展的“关键因子”。比如卷烟营销方面，可以通过对历年数据的深入分析，从中把握营销队伍结构、营销组织架构、零售客户队伍结构变化对卷烟经营主要指标的影响，从而最大限度地发挥优势、规避劣势，打通营销转型升级的“经络”。

3.强化宣传培训与经验总结，提高档案管理质量与综合利用水平

3.1强化宣传引导。不重视舆论宣传，就难以形成推进档案管理利用的合力。要强化宣传，引导各业务口、各层级干部职工深刻认识档案综合利用的重要作用，从本单位、本部门、本岗位业务实际出发，结合工作推进或者业务发展需求，找准需要利用的档案资料或者数据内容，与档案管理部门或者档案管理人员进行有效对接，以便及时提供，做到为我所用。

3.2强化培训学习。各单位、部门专（兼）职档案管理人员要加强对档案法律法规、规范性文件等的培训学习，做档案管理与综合利用的“明白人”。要定期组织培训，从查阅档案的程序性、利用数据的规范性、需求数据的针对性以及应用实例进行培训，以便让干部职工明白“怎么查询、如何利用”，做到有的放矢。

3.3强化总结提炼。档案管理与综合利用是一个循序渐进的过程，不可能一蹴而就，也不会一蹴而就。要注意总结，多从数据分析、资料提供、规范使用等方面进行总结，既要总结其中的成功做法，更要查找其中所发现的问题不足，严防“硬伤”发生，在严格落实“规定动作”的同时，提高档案管理质量与综合利用水平。

参考文献

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[5]刘志娟.浅谈企业档案安全管理[J].兰台世界，2014（S5）：103—104.作者简介：靳莉，陕西凌云电器

（作者单位：山东潍坊烟草有限公司）