Excel 函数在人力资源管理中的应用

陈英

摘 要：计算机办公自动化的应用和普及，为办公室管理人员提供越来越便捷的服务，针对人力资源管理部门，与员工相关的各类数据统计与汇总工作繁多，准确而高效的数据统计至关重要。掌握并灵活运用办公软件中Excel 函数，直接影响着办公效率以及质量。本文主要结合于常见统计案例介绍Excel 函数定义及用法技巧。

关键词：Excel 函数;人力资源管理;应用技巧

随着“放管服”改革要求，越来越多数据统计、资格类证件审核等工作需要人力资源部门提供数据支撑，如何借助EXCEL软件高效完成相应工作任务很有必要。Excel 是office办公软件的重要组成部分，其中提供了大量的内置函数，其强大的数据处理能力为办公人员工作带来便捷，能有效提高工作效率，工作达到事半功倍的效果。人力资源管理中，涉及到数据处理的主要是员工基本情况表，岗位聘用表、绩效统计表等等，其主要是完成员工基本信息的收集、统计与汇总工作，具体应用中，Excel 函数的运用相对基础，且具备处理繁杂的数据处理能力，对提升工作效能有很大的促进作用。在人力资源管理中将Excel 函数运用在相应的统计工作中，使这些繁琐的统计工作变得轻松、简便。

1.人力资源管理中Excel常用函数定义及用法

Excel 表格具备强大的数据处理能力，通常以函数、公式方式完成运算，通过复制功能完成批量运算，从而快捷完成大量数据处理。人力资源管理中，主要涉及到的是员工基本情况表及绩效等方面的统计。这里以常用的Excel函数为例，主要涉及 SUM（求和）、COUNT（计数）、COUNTA（计数）、TEXT（文本），COUNTIF（计数）、IF（条件）、MID（取串）、YEAR（年份）、TODAY（当前时间）等等一些基本函数。SUM，某一单元格区域中数值之和，其括号内写上起止单元格的计数范围。COUNT 函数表示计数，统计值为数值型数字的单元格个数，而COUNTB则统计非空单元格个数;COUNTIF 带条件的统计，则统计符合条件范围的单元格个数。MID从给定的字符串中获取字符串，TEXT以给定方式完成字符格式化，if判断是否满足给定的条件，若满足则返回一个值，不满足则返回另一个值。

2.Excel 函数在人力资源管理中的应用技巧

（一）员工基本情况表

针对员工基本情况表，每年都有新员工的入职，通常情况下每年均需要对员工各种数据进行统计分析，如职称、性别、年龄段的统计等等。已知基本情况表中的身份证号，如何完成出生年月获取，且按照“0000-00-00”格式生成，同步完成年龄分段统计。针对表1员工基本情况表中唯一的识别号—身份证号，我们首先学习其中蕴含的特殊组成规律，从左到右，前六位为地址标识，八位出生年月，三位顺序码以及一位验证码。因此，从每一位员的身份证号中快捷挖掘出出生年月的信息尤其重要。默认情况下，十八位身份证号码采取字符型输入方式，首先使用的MID 函数，从一连串的身份证号中选择出出生年月的数字，其格式为=MID（文本字符串所在单元格，开始位置，字符个数）。以表1员工基本情况表为例，其中F3单元格中输入=TEXT（MID（E3，7，8），"0000-00-00"）即可获得0001工号对应的出身年月的信息。其次，便是年龄的计算，年龄的计算方法有多种，这里介绍两种方法：一种选用年份相减法，G3单元格中输入=year（today（））-mid（e3，1，4）即可;另一种选用时间天值之差对年份取整的方式，G3单元格中输入=int（（today（）-f3）/365）即可，其中int表示向下取整。这里需要注意的是选择不同函数的时候其参数类型的差别，是针对于字符型、日期型或数字型等类型中的哪一种，确保其数据类型的一致性。接表1员工基本情况表计算的基础上继续进行年龄段的统计，在此表后增加一列年龄分段h列，在h3单元格中根据统计工作需要进行年龄分段，这里将年龄分为五个段，H3单元格中输入=IF（G3<30，”30以下”，IF（G3<=40，”31-40”，IF（G3<=50，”41-50”，IF（G3<=60，”51-60”，”60以上”），此后再次进行分类统计即可。

在情况表中选用公式的方式处理数据，其批量处理的能力强，且数据的时间节点灵活性强，当前统计的时间点有自动更新功能，准确性高，进而提高统计数据的准确率。

针对于性别，或职称人数的统计，可选用countif来进行，需要注意的是它的参数选用的是数据范围，其选定受所需统计的数据的范围影响。以表1为例完成副教授的統计在D9单元格中输入=countif（D3：d7，”副教授”）或者将副教授换成$D$5即可完成统计

（二）绩效统计表

人力资源管理中，绩效是员工工资的重要组成部分，通过绩效数据的分析，能够了解到员工的工作情况，为制定可靠且有效的绩效方案提供重要的数据支撑。对于绩效的统计相对简单，主要完成公式的计算。首先是员工工作量的录入，譬如员工的课时数，课时单价，总金额等，考虑课时单价不占用单元格，员工课时津贴=员工课时数*课时单价进行公式复制，对所有员工的课时数则选用=sum（所有员工的课时津贴），此外还可以完成系列数据的横纵向分析。

3.总结

Excel 函数在日常工作中使用相当广泛，并且还可采取录制宏的办法，或者根据功能需要进行程序定制编写，优化工作流程，提高工作效能。当然，对于人力资源管理人员来说，熟练掌握Offic办公软件是非常有必要的，我们可以利用软件所长，充分挖掘Excel表格中的强大功能，更加直观方便呈现数据分析图解，进而提升人力资源管理质量和效率。

参考文献

[1]黄丽霞 Excel 函数在中职教务管理中的应用技巧分析 [J].数码世界2019年第2期