浅析文书档案管理归档整理操作方法和技巧

何亚静

摘 要：随着社会的不断发展和进步，人们的档案受重视程度也越来越高。只有科学合理的操作方法和技巧才能使档案管理归档发挥其在人员管理中的重要作用。这也就使得如何在档案管理归档整理过程中既能做到科学、合理，又能达到较高的工作效率成为相关工作者所面临的重大课题。本文将从日常的归档整理方法和技巧等方面进行简单的论述。

关键词：档案管理;归档整理;操作方法;技巧

1 文书档案年度整理归档的基本原则

1.1保证其内在联系

在文书档案的年度整理归档工作当中，工作人员需要遵循文书档案的形成规律，并且保持其内在联系，对其不同价值进行合理区分。对于该项工作的开展，保存并不是最终目标，提供利用才是根本目的，相关人员应当切实遵循文书档案之间的形成规律，并且保持其联系的同时对其价值加以区分，这样可以便于文书档案在日后得到有效利用。

1.2便于保管及利用

在文书档案的年度整理归档工作当中，相关人员也需要确保文书档案便于保管以及利用，这也是检验文书档案年度整理归档实用性的标准。从某种角度而言，保管与利用是相辅相成、互相影响且互相制约的关系，相关人员不能片面强调两者中的某一方面而忽视另一部分。相关单位在该项工作当中也不能取消分类处理的原则，工作人员一定要将便于保管及利用作为基本的出发点，这样才能切实实现文书档案年度整理归档的基本目的。

1.3区分价值

相关人员在进行文书档案年度整理归档的时候，需要依照相关规定要求，对不同文书档案的价值以及范围进行区分处理，还要划定相应的保存期限。对不同价值的文书档案进行区分之后，可以让其更为集中，为日后文书档案的利用奠定较好基础。文书档案的客体形成之后，就与未来的用户存在了某种潜在价值，而文书档案价值只有在客体被实际利用之后，才能转变为现实价值。

2 文书档案整理与归档工作中存在的问题

2.1文书档案管理意识不足

正所谓“意识是行动的先驱”，在实际的文书档案管理过程中，由于单位领导人员及文书管理工作人员对规范化档案管理制度缺乏深入的理解，导致缺乏正确的行为意识，在日常的工作过程中，忽略了文书档案资料管理的安全性和完整性，导致文书档案分类错误、原件丢失等情况时有发生。

2.2缺乏完善的管理流程

在实际的工作中，由于缺乏完善的文书管理处置流程，导致办公室在进行相关文书处理时，实际的执行力度不够，工作人员无法实现文书交接工作的順利进行，严重影响工作效率的提升。

2.3档案工作人员工作繁重

在实际的工作中，部分文书档案管理人员身兼数职，工作量大、工作时间长，由于精力有限，导致在进行文书收集、归纳、分类等工作中常出现一定程度的纰漏，导致文书管理水平较低，不利于规范化管理的可持续发展。

3 档案的整理归档的方法和技巧

3.1文件材料收集

文件收集是进行档案整理归档的基础，在日常的工作中不能完整的收集到相关的信息，那么归档整理也就无法真实完整的反映出档案所记录的信息，不能为其他的管理工作提供有效的参考。所以，文件材料收集必须保证其完整。其中，尤其要加强完善日常文件的记录制度，尤其是收发文、印章使用登记制度。

3.2文件归档价值判断

整理过程中必须严格按照相关规定细则，删除不符合条件的文件材料，符合条件的归档文件则进行标准化、规范化整理。不符合整理归档的文件材料主要有：

第一，重复文件材料。重复存在的发文及外部单位收文。

第二，权责之外的文件材料。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

第三，未生效文件。未生效的文件便不需要进行整理归档。

3.3档案分类与保管期限的划分

档案分类一般采用机构或者问题分类法进行分类。保管期限划分为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30 年和10 年。

3.4档案整理

第一，按“件”整理：“件”是档案整理装订的常用单位，一般以每份文件为一件（即自然件），文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件。原件与复制件、转发文与被转发文、请示与批复、来文与复文、报告与批示等，可作为一件，（也可分开各为一件），报表、名册、图册等一册（本）为一件。

第二，档案排列：一般遵循正文在前，定稿在后;正本在前，附件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后;中文（译文）在前，其它文字（原文）在后;图样和文字材料混合组成的，文字材料在前，图样在后等。

第三，同一年度的文件材料在同一保管期限内排列，不同年度、不同保管期限的文件不能放在一起。同一保管期限内，按照时间等其他标准进行顺序排列，并且排列顺序应保持相对固定。

3.5档案编号

档案编号是档案管理的起点和基础，其作用是使分类或排列更加明显。通过对档案资料的编号，便可以很轻松的知道档案资料所处的位置，为今后的档案管理以及资料的利用提供便利。档案管理归档编号依据可以是分类方案也可以是排列顺序，并加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

3.6档案编目

档案目录的编写应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。

第一，件号：档案资料在分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号。

第二，责任者：主要是指资料的编写者或单位。

第三，文号：简单来说就是档案的发文顺序号，主要是年度、顺序号等。

第四，题名：也就是文件名，尽量与文件名称一致。如果没有标题，档案管理工作人员可根据文件内容补充拟题。

第五，日期：以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708等方式进行填写。

第六，页数：文件的总体页数、资料中有插图的必须单独作为一页。

第七，备注：备注是档案整理归档不可缺少的部分，对于档案的一些说明或注意事项都需要填写在备注里。

3.7档案装订

装订要使档案整体对齐，方便装订和利用，逐件装订，左侧、下侧对齐，尽量用棉线，采用“三孔一线”方式装订。

3.8档案装盒

第一，装盒原则。档案装盒应严格依据编码顺序装入档案盒，并且要和归档文件目录所标注的排列顺序一致，从而确保按照目录中的文件条目能够准确无误的找到档案实体。档案用完要及时的放回，否则会给下次查档带来不便。

第二，档案盒最好使用无酸纸制作，或者向我国档案管理部门直接订购，从而保证所保存档案资料的安全存档。

第三，档案盒标注。通常情况下，在档案盒脊或底部填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、档案盒号等必备项。

第四，备考表。该表格必须等所有档案归档之后的档案盒中，从而对归档文件进行简单的注释或说明。主要包括：情况说明、整理人、检查人和日期。

参考文献

[1]徐莉.新时期提高文书档案年度整理归档质量的策略[J].办公室业务，2015（04）.