浅谈办公室综合管理工作

吕健

摘 要：办公室做为多项职能的综合管理办事机构，处于承上启下、沟通内外，综合协调、督促检查和服务保障的重要位置，不仅要在公司内部履行参与政务、处理事务、搞好服务的职能，还要全面负责公司的劳资管理、文秘、后勤服务、合同管理等等工作，千头万绪，纷繁复杂，办公室工作的好坏直接影响公司工作的成效。

关键词：公室；综合事务；管理提升

1前言

讲大局、讲奉献、坚守岗位、履职尽责，为全面完成全年任务而努力奋斗。这是年初公司总经理在全体职工大会上提出的工作要求。抓好各项工作推进，从所处的内外环境作出剖析，明确、严格工作标准和规范，牢固树立责任意识和危机意识，提高管理水平和整体实力，保障公司和谐稳定健康持续发展。

2 办公室综合管理的重要性

办公室是公司的窗口部门，代表公司的形象，具有举足轻重的地位。它直接服务于公司领导班成员，起着协调各处室、承上启下的重要作用，是上传下达、下情上达的枢纽。全面负责管理公司办文、办会、办事、办公、劳资管理、合同管理的综合机构。工作千头万绪，纷繁复杂，事事来不得半点马虎，任何一个小的疏漏，都有可能造成大的失误，稍有不慎就可能影响公司整体或全局。充分认识办公室综合管理工作的重要性，对确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动公司发展，具有十分重要的意义。

3 办公室现状

由于公司是多经性质，存在一定的人员安置职能，其中工伤及长期病重等特殊情况人员就占总人数的15%，还有一部分人员是由于各种原因无法从事生产岗位而调入，且由于是老厂，职工思想比较守旧，工作积极性不高，部分职工存在混日子的思想，职工在年龄和综合素质方面都不尽人意。办公室现有行政管理人员6人，其中50岁以上为2人，占人员比例的33%，部门平均年龄42.8岁，原始学历大专以上仅2人。且劳资管理人员刚刚退休，按照公司统一安排暂无法补给人员，要求内部进行协凋。现有人员满足不了办公室岗位职责的需求，所以要从部门的内外环境做出剖析，寻找解决问题的方法。

4 办公室存在的问题

4.1职工综合素质和思想觉悟有待提高

办公室管理工作是否井然有序开展，直接取决于职工队伍的素质和能力，即与职工的素质能力密切相关。办公室管理人员存在工作责任心不强和综合素质较低的问题。存在学习主动性差的情况，部分人员对业务学习不热衷，对自身要求不高，做事比较拖踏，满足现状等现象。业务水平和管理执行能力有待提高，制约着工作的协调与执行，阻碍了办公室管理工作的健康发展。且办公室工作琐碎复杂，经常费力不讨好，比较容易受到领导和同事的不满，非常容易得罪人，没有其他处室同事的工作岗位性质单一，致使办公室管理人员不愿意多管事、多干事并产生不良绪。

4.2 协调组织能力效率偏低

虽然公司重视制度管理，目前与工作相关的各项管理制度均已建立，但执行时间较长，部分制度已不能满足现在工作的需要，且在实际的管理工作中，常常会遇到制度的落实与具体事务之间存在冲突的情况。办公室管理人员无法科学高效地协调好工作中出现的具体问题和冲突，且往往需要通过多种较复杂的程序才能解决问题，致使办事效率低下。总之，办公室在组织协凋方面的表现差强人意，需要从制度和具体的行为上不断调整。

5 提升办公室管理的几点建议

5.1职责梳理清晰，效率提升，确保履职到位

办公室管理工作有很强的实效性和针对性，往往在实际操作中，尤其是现在人员不足、岗位不清晰的情况下，经常发生部分岗位工作界线不清晰，容易造成岗位之间形成重叠或衔接空白现象，最终导致某项工作无人完成或反复处理，从而导致人力资源浪费和管理混乱。严重时将引起无处追责问题，造成职工失去工作积极性，出现工作推诿扯皮影响工作按期完成，大大降低工作效率。且由于办公室存在大量领导临时交办的工作，岗位职权交错设置模糊，将使工作分配混乱。所以职工要明确职工的具体岗位职责，才能权责分明，更好地保证工作质量。为明确各岗位需要、完成的工作内容以及应当承担的责任范围，办公室组织重新疏理并精细化岗位职责，理顺岗位配合关系，更好地提高工作效率和工作质量，进而提高其针对性、实效性和效率水平。

5.2 树立规矩意识，规范制度管理

深化运用扎紧制度“笼子”。工作要落实，制度是保证。第一是为做好管理提升的制度保障，进一步强化规矩意识，建立健全各项规章制度。在公司领导的密切指导下，陆续修订了《总经理工作会议议事规则》、《督办管理制度》、《房屋租赁管理办法》和《合同管理办法》等规章制度，确保工作规范化、标准化、科学化地运作，从而提高工作质量与效能。第二是继续加大制度执行力度，认真落实合同签约资质审查，合同申报、合同签约进度跟踪等工作，从源头堵住不完善合同的发生，使经营管理工作稳中有升，形成提高经营管理的长效机制。第三是要经常进行监督检查制度的落实情况，严肃查处违反制度的事和人，必须做到令行禁止，违者必究，使制度成为职工自觉遵守的行为准则。

5.3 加强职工思想作风建设

鉴于办公室的综合管理职能，办公室管理人员必须具备过硬的专业知识和水平，同时也要有过硬的工作作风和政策理论素养，所以加强办公室思想作风建设首当其冲。首先，要提高职工业务政策理论水平。在日常工作中无论对上请示报告、对下行文，还是合同管理及日常事务处理，都要坚持政策的刚性，每位管理人员都要遵守和学习单位管理制度和上级文件要求，确保行文处事要单位核心价值观、党的方针路线和单位制度流程相符。同时牢固树立为全局服务理念，增强抓落实的责任和效率意识，做到不论内外来访或日常事务处理，都要做到谦逊、热情、认真，不许发生门难进、脸难看、事难办现象，强化服务意识，让领导满意，让群众满意。

5.4 加强综合协凋能力

办公室综合管理要服务大局，发挥综合协凋职能，确保政令畅通、上传下达的重要管理部门。办公室每天面临着各种突发或繁杂的工作，必须加强办公室的综合协凋能力，要求办公室工作人员掌握公关技能，学习掌握协凋的艺术和解决各方面矛盾的方法，处理好与各级别、各部門之间的问题，通过办公室的居中协凋，保证领导的决策和批示落实到位，推动全局性活动有效实施，促进重大突发事件的妥善解决保证领导决策实施到位。

6 结束语

综上所述，办公室综合事务工作管理水平的高低，是衡量公司全面发展的重要指标。因此，必须制定岗位职责规约范，完善各项规章制度和工作监督体系，使职工明确职能权限，强化专业技能和综合素质，做到自我束、自我控制，发挥自己主观能动性的管理方式，积极协调各项工作，进一步增加部门凝聚力，提升办公室综合管理的整体水平。要凝心聚力，砥砺前行，号召动员大家讲大局、讲奉献、坚守岗位、履职尽责，为公司的和谐稳定和健康发展奠定基础。

参考文献：

[1]浅谈办公室工作的量化管理-《办公室业务》