高职院校行政秘书工作的实践与思考

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广东机电职业技术学院

高职院校二级学院行政秘书，是指协助二级学院领导处理行政事务及相关管理工作的基层行政工作人员，是连接学校职能部门、二级学院、教师三者的桥梁和纽带，具有承上启下、联系左右和互通信息的作用。行政秘书工作多而广、杂而琐，工作内容涉及到二级学院管理的方方面面，其工作状态好坏对二级学院发展有着直接影响。

一、高职院校二级学院行政秘书工作职责

高职院校行政秘书的主要工作职责是协助领导做好日常事务，主要包括：(1)协助二级学院领导，组织和协调本院日常行政工作，协助做好安全保卫、清洁卫生检查等综合治理工作；(2)负责学院文体、公益、慰问活动的组织、安排、落实和服务工作；(3)按照规定保管和使用本部门行政公章。负责本院常规行政文件的起草和打印，以及公文的登记、交换、传递、立卷、归档等保管工作；负责本院各种会议的会前准备和会后的相关工作，并负责会议记录。负责办理相关的票务预订、访客接待工作；(4)做好全院教职工的考勤相关工作，参与教师考核评分工作，负责教师工作量的统计核对；(5)负责与各院系、部及行政部门的工作协调；(6)协助学院做好资产管理及负责部门办公设备的管理使用工作；(7)负责学院各类经费的领取与发放，负责学院办公设备、办公用品的检查、报修、采购、登记、统计、保管、发放等工作；(8)协助制定每学期、每学年经费计划，进行经费结算。兼任报账员，负责本部门各项经费开支报账、记账工作；(9)协助管理本部门信息化工作。

二、高职院校二级学院行政秘书现状剖析

(1)部分行政秘书工作懈怠、执行力不强。行政工作枯燥乏味，工作内容多、范围广、种类杂、重复性强，这种机械化的工作状态很容易使从业者变得焦躁不安、心烦易怒，对行政工作将会产生极大的影响，工作难以顺利开展。长久以往，从业者会产生低落、厌烦等被动情绪，降低工作积极性，工作拖拖拉拉，得过且过，缺少积极性、主动性和创造性，从而忽视本职工作，错误频发。

(2)工作界限不清，权责不明。行政秘书工作的特征通常是辅助性和服务性的，但是高职院校少有对行政秘书权责范围做明确规定，经常是以领导安排工作为主，以自己工作习惯和工作认识为辅来管理和服务。这就导致行政秘书工作界限不清，工作出现重复甚至错位。有的办公室主任把秘书的工作一起做了，忙得像陀螺；有的领导当甩手掌柜，秘书安排工作；有的秘书替辅导员等代劳，自己的工作却顾不上做。

(3)发展空间小，职称职位晋升相对困难。高职院校职称评聘过程较重视专业技术成果，行政工作人员特别是行政秘书，工作内容和工作性质决定其具有隐蔽性的特点，难以将工作内容整理成业绩成果，难以界定。此外，行政秘书在职务晋升渠道狭窄，发展空间较小，晋升机会很少，很多人在岗十几年仍然是科员级别，没有机会晋升。

三、高职院校二级学院行政秘书工作的建议

(一)自身改善

(1)以学立本，丰富自身，提高服务意识。行政秘书只有不断的学习，提升自身素质，才能不断的改善工作方法，提升工作效率，才能适应并做好行政秘书工作。提升自身素质，包括提升业务素质、文化素质、心理素质和身体素质。其中业务素质是行政秘书的核心素质。文字表达能力和沟通能力是行政秘书的基本功。行政秘书要多看多练多思，提升文字和语言表达水平，做到各类文书观点鲜明、层次清晰。心理素质是行政秘书做好服务工作的关键。行政秘书要想在繁杂的工作中发挥潜能做出成绩，就要具有积极乐观的心态和坚定的信心。行政秘书还要增强信息处理能力，不断学习新技术，掌握新方法，利用网络平台提高工作效率和工作质量[1]。

(2)以干固本，准确定位，完成本职工作。行政秘书要具备谦虚谨慎、实事求是的工作态度，具有高度的责任感和使命感，做事一丝不苟、锲而不舍、团队协作的精神，将“恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献”的意识内化于心外化于行，积极适应高职院校发展的需求，具备全心全意为广大师生服务的精神，认准自己的角色定位，完成本职工作[2]。行政秘书协助领导做好管理工作，准确把握领导意图，及时主动向领导汇报；善于处理与教师之间的关系，及时清楚明了地做好上传下达通知文件的工作；积极为教师们排忧解难，解除后顾之忧；善于协调与各职能部门之间的关系，快速、高质量的完成各职能部门布置的工作任务。

(3)以律正本，慎独修身，规范工作运行。行政秘书要遵守一定的职业道德，有保密意识。行政秘书往往会参加学院建设发展的重要会议、领取机要文件，行政秘书要恪守职业道德，遵循保密制度。其次，秘书在工作中要保持严明的纪律，在工作中要做到不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，认真对待好工作中的每一件事情。做到从接电话到财务管理，事无巨细都心存敬畏认真完成。

(4)以思升本，创新方法，提升工作水平。在有较强的工作责任心和服务意识基础上，行政秘书还需要具备问题意识，具有创新精神。面对工作中出现的问题，善于总结梳理，寻找解决办法，提出改进方案，供领导决策参考。行政秘书还要具备反思意识，即对工作中出现的问题进行反思，总结经验教训，提升工作水平。可以将反思结果整理成反思笔记，以便自己以后翻阅参考，寻求最佳解决方案。反思笔记对业绩成果材料的总结也有很强的参考性。反思笔记也是向领导和同事进行交流最佳形式。

(二)学校重视

1、提高待遇，提供良好培训机会

高职院校要完善现行的薪酬分配制度，适当提升行政秘书的薪资待遇，实现同工同酬；要重视行政秘书的工作业绩，建立合理的奖励机制；重视行政秘书队伍建设，加大对行政秘书的职业素质和业务知识的培训力度，可定期开展行政秘书业务知识讲座，组织行政秘书外出交流学习，鼓励行政秘书进行学历提升，鼓励行政秘书获得相应的资格证书等，提高个人业务素质、提高工作效率、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校能发挥出积极的作用。

2、转变领导意识，建立合理晋升机制

职院校领导应树立管理也是学问，优秀的行政秘书也是人才的观念，认识到提升高职院校行政管理离不开行政秘书。高职院校要建立适应于行政秘书的职业发展体系，完善现行的晋升制度，重视和评价行政秘书的业绩成果，建立适用的评价机制，让行政秘书能看到发展方向，提高工作积极性，激发竞争意识，建立良好的职业发展愿景。

高职院校二级学院行政秘书在是学校建设发展中起着重要作用，加强二级学院行政秘书队伍建设是高职院校可持续发展的关键。同时，行政秘书只有不断学习专业知识，提高专业素养，提升自身业务水平，才能适应学校发展的要求，才能更好为师生服务，为学校的发展做出贡献[3]。