信息化背景下对高校辅导员构建学生电子档案的思考

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/广东海洋大学

从1961年开始，我国确定了辅导员制度并正式实施，教育部十六号文件《教育部关于加强高等学校辅导员班主任队伍建设的意见》中指出:辅导员是高等学校教师队伍的重要组成部分，是开展学生思想政治教育的骨干力量，是大学生健康成长的指导者和引路人。目前我国部分高校也在积极建立辅导员信息化管理系统，实现信息化管理是高校教育发展的明显趋势。在信息化大背景下，对高校辅导员进行信息化管理的要求越来越高，建立学生电子档案是实现信息化管理的基础条件。

一、高校辅导员日常教育特点

(一)辅导员职责

我国从1961年开始确定高校辅导员制度并实施，主要以思想政治教育为主要职责，进入21世纪后，党和国家越发高度重视高校思想政治教育工作和学生的全方位发展，在教育部的16号文件中，也深入拓展了辅导员职能。辅导员的工作职能包括思想政治教育、党建工作、学生奖助贷评比、就业指导、心理教育等方面，主要负责学生的思想政治教育、日常事务管理等方面的工作。

(二)辅导员是高校学生思想政治教育的领路人和管理者

辅导员是大学生能力全面发展的基石，亦是大学生成长发展过程中的“人生导师”。辅导员与学生的关系建立，往往也是建立在两者的相互了解基础上。辅导员对学生的了解程度也决定其在日常工作中开展思想政治教育和日常工作中的效率。包括学业生涯规划、安全教育、心理健康教育、职业生涯规划、专业认知、校史校情教育、创新思维能力教育、法律知识普及等多方面，因此在学生的成长过程中，要紧密地结合大学生各阶段的特点，渗透于培养的全过程，引导学生养成良好的心理素质，提高思想认识，引领大学生树立正确的世界观、人生观、价值观。

二、学生电子档案构建的现实意义

(一)电子档案使用及管理更具科学性

过去传统的纸质档案不但不利于保存，而且信息的存储量也较少，不利于快速掌握学生的情况和使用学生相关信息。在现代信息化下，使用电子档案是非常简便的一种记录方式，电子档案不但方便储存，而且使用非常高效，主要建立好系统的信息源，通过多种通讯工具就能随时了解学生的情况。学生电子档案的建立一是让我们对学生情况一目了然，对学生能更加深入了解。二是能加强对学生动态的把控，更好地引领学生思想动态，同时也能防范一些特殊事件的发生。三是通过对学生信息的掌握，能提高一些日常管理工作的效率，在需要查找和了解该生信息的情况下，能快捷找到该生详细的信息。学生电子档案的建立将能完整地呈现学生的发展动态，有利于充分了解学生，有利于实时把控学生成长动态，有利于提高学生事务管理工作的效率。

(二)学生电子档案构建具有重要性和必要性

大学生作为当代特殊群体，处于形成人生观、世界观和价值观的重要时期，其接受新事物快、学习能力强、但也存在抗挫折能力较弱、缺乏自我调节和鉴别能力，动态发展较为明显，需要在大学四年的成长过程中得到适时的规范和引导。因此，辅导员要时刻关注和把握学生的思想动态，才能更好在适当时机介于教育手段如上述提到，面对众多的学生，如果只介于传统的接触，可能一些不积极主动的学生会被我们忽略，然后这些更是需要我们关心的学生，如果我们建立了电子档案，我们对学生的情况就能实现实时把控。就如我们去宿舍找学生，通过对手机上储存的学生档案信息，我们也能直奔学生宿舍，而且每一名学生档案中，都有学生的相片，我们平时多看看，也能增加我们对学生的影响，也许在下次碰面的时候，能直接呼出学生的名字，无形之中就能促进师生关系，所以建立学生电子档案是非常有必要的。

(三)学生档案的构建促进老师对学生深度了解

一份完善的学生电子档案，需要老师平时工作一点点信息积累构成的。因此老师要立足平时的工作上，及时跟踪及完善电子档案，然后对信息进行统计和分析，要客观地去记录事实。在这个过程中是能激发老师与学生的交流，更好地促进老师和师生的感情，充分了解学生个人情况。学生电子档案更方便地记录了学生在校学习、生活、思想等方面的综合表现，让老师能快速地、充分地了解学生个人情况，使老师更有针对性地开展工作，同时也在工作上能得到很多便利，让学生管理工作手段更多样化，呈现精细化和科学化管理。学生电子档案的建立，有利于提高辅导员工作效率，让辅导员在繁锁的学生管理事务中，找到更明确的方向，让管理更明确分类，是实现精细化管理的主要措施。

三、学生电子档案的构建

学生电子档案的建立，一般为信息化系统建立的信息基础，内容涉及了学生基本信息、学生身体健康管理、学生在校综合表现等，是指把学生的主要信息建立成有价值的电子文件，经过整理归档后所形成的电子文档。在学生的建立档案构建过程中，并不是所有电子文件都归档,只有具有保存价值的电子文件才归档保护。

(一)基本信息收集及处理

一份完整的学生电子档案，应包括学生头像信息、基础信息(姓名，性别，年龄，身份证号，生源地)和体检报告，成绩信息，在校综合表现等。学生电子档案涉及学生的基本信息和学生在校的综合表现，学生的基本信息可以通过对高中档案的提取和学生本人的采集，学生在校的综合表现可以通过辅导员日常工作的记录积累，如学生的成绩状况，辅导员可以通过与教务员沟通，提取学生每学期的成绩单。学生在校的其他表现也可以通过班委的统计。从收集、分析统计、归类记录归档，从而形成一个完整体系的电子档案。电子档案是学生的个体综合表现反馈信息源，因此在建立学生电子档案中，辅导员要有意识及主动地收集学生基本情况，并客观事实地记载学生在校的基本信息，同时也积极去搜素学生在校思想及学习上的其他信息，最后通过分析统计而汇总成的电子文档。

(二)信息的更新

在电子档案建立过程中,辅导员起着举足轻重的作用，是电子档案的管理者。学生的成长是一个动态过程，因此对学生档案的建立上，也是存在一个不断更新的过程。在这个过程中，辅导员必须主动和具有高度责任心，不断在工作过程中完善学生电子档案。根据学生在校的发展，不断更新数据，包括学生学籍信息、学习成绩、竞赛获奖、社会工作任职情况等。

(三)信息的使用及保护

电子档案是学生综合信息材料的汇总，内容涉及学生个人成长的方方面面以及个人材料，在辅导员的日常工作中，使用时非常密切的，也是具备的。同时也要处分做好学生电子档案的保护工作，电子档案是在学生信息的收集和汇总生成的电子文档，内容涉及学生的个人信息的隐私，因此在学生电子档案的安全管理上，要高度重视，充分保护学生信息，学生电子档案的利用也只局限在学生事务上。

四、结语

辅导员是高校学生思想政治教育的领路人和管理者，辅导员与学生的关系建立，往往也是建立在两者的相互了解基础上。辅导员对学生的了解程度也决定其在日常工作中开展思想政治教育和日常工作中的效率。学生电子档案是指把学生的主要信息建立成有价值的电子文档，构建的过程重要是对信息的收集和处理，通过不断更新的方式完整地记录着学生的成长过程，在这个过程中加强了辅导员对学生的深度了解，同时也促进了辅导员工作的积极性和主动性。构建学生电子档案，有利于充分了解学生，有利于实时把控学生动态，促进对学生的深入了解，提高工作的针对性和有效性，加强对学生动态的把控，有利于精确化引导学生，更好地引领学生思想动态，发挥辅导员对学生开展思想政治培养全过程有重要的现实价值。