新形势下档案管理工作的规范化

张海珍

摘 要：在现代化的形势下，各个企业对于档案管理工作有着更高的要求，规范化的档案管理能够让一个企业的人事管理以及信息管理更加清晰科学，因此档案管理的规范化是一个在目前形势下的重要话题。本文将针对此话题进行分析，首先讨论了其中存在的一些问题，然后提出了规范化档案管理工作的具体措施。

关键词：新形势 档案管理工作 工作规范化

一、新形势下档案管理工作中存在的不足

（一）企业对于档案管理工作的重视程度不够

从传统的观念来看，档案的管理是一种机械化的且不具有技术含量的工作。许多单位对于档案管理的人员学历以及工作经验需求并不是特别高，相应的工作薪资也不尽人意。但是随着现代化信息爆炸的时代潮流的兴起，对于信息的管理逐渐变得重要。但是一些单位对于档案管理的观念依然停滞在早期阶段。这导致了公司并不会在这方面投入更多的资金，单位对于这方面人才的吸引力自然便会下降。此时落后的档案管理技术已经逐渐无法满足现代化信息流动的需求，所以对于档案管理的工作进行重视并更正传统的岗位执念只一个重要的问题。

（二）管理方式落后

随着科学技术的发展，管理工作逐渐也趋向于使用现代化的手段来进行。比如对于一些IT行业来说，档案和信息的管理除了纸质档案之外还会利用计算机的数据库加上企业编写的管理程序来进行，智能化的档案管理方案具有更多的功能，并且更加符合现代化的工作需求。这些现代化的档案管理方式让这份工作更加高效且智能化，信息技术的档案管理能够减少人力，并且提高工作精度以及速度。但是对于我国的大部分公司来说，他们依然在采用传统的纸质档案管理模式，一些公司虽说使用了相应的电脑软件，但是并没有对档案的管理分配最为适合以及最为高效的软件方案，也没有雇佣相应的数据库管理人员，相当于虚有其表，并没有改变档案管理的实质化方式。解决此问题并让更多的公司意识到现代化技术对于档案管理的帮助作用、让更多的公司引进新型技术人才、利用现代化的手段进行管理是非常重要的。

二、新形势下档案管理规范化的方式

（一）运用IT技术来规范化档案管理模式

上文中提到了现代化的技术对于档案管理工作的重要意义所在，首先IT技术对于信息的管理以及处理更加优于人工管理。比如现在很多的公司都会使用MySQL和Redis等数据库对于人员档案进行储存，这种方式比起人工档案管理有很多的优点，数据库可以通过加密的方式让其中的信息更加安全，计算机数据库所提供的信息纳入以及管理的方式也更加人性化。而在进行查找时，数据库的搜索功能能够在上兆条信息记录中在一秒钟之内搜索到想要查找的内容。规范化的IT档案管理模式要求公司的管理对于档案进行规范化的信息化分，对于档案的更正模式以及储存方式进行严格的规定，这些规范化的手段可以轻松通过IT手段来开展，在数据库的命令中，管理员所设定的任何模式都够对于工作的员工进行约束。比如在MySQL数据库中，管理员一旦设定好数据库的字段以及数据类型并且以管理员模式运行，没有密码的档案管理人员就必须规范化的按照管理员所设定的方式进行数据库的档案管理，在进行资料的整改、添加、删除等操作时必须要找给定的数据类型和字段类型来操作，这样就大大增加了档案管理的规范性。当对于设计数据库的档案管理工作之后，再采取对于纸质化档案的参照更正既可。由此可看出利用IT技术不但能够优化管理流程、规范管理模式、还可以提供有效可靠的档案信息备份。

（二）加强对于管理工作的考核力度

考核的方式是对于管理人员进行规范的重要手段之一，阶段性的人员考核可以让工作人员在工作时更加认真诚恳、对于档案管理的态度也更加负责。并且档案管理是不容有失的一项工作，一旦由于工作不够规范而出现档案信息的差错有可能会导致严重的后果，所以采取定期考核的方式来对于档案的内容进行审查，保证错误能够被及时发现，同时通过更加严格和大力度的考核来减少甚至避免错误的发生，是让档案管理工作规范化进一步提升的重要手段。

（三）加大教育力度以及人才引进

在以往，档案管理是一门不受欢迎的学科，其在我国的高校内较少普及，而选取这门科目的学生也少之又少，这不但导致了档案管理人员的整体素质不够高，也影响了我国整体的档案管理技术的发展。所以为了解决此问题，首先国家应当对于此科目进行更大力度的教育，而公司内同样能够自行开展档案管理的教育以及技术培养。同时对于一些注重档案管理的企业来说，也应当加大人才的引进力度，提升员工的技术以及整体工作素质同样能够让档案管理的工作更加规范化。

（四）完善档案管理体系

不够规范的档案管理工作往往主要因为公司的档案管理工作体系不够完善。档案管理也分为多个步骤，比如资料的获取、整合、更改、录入、删除等等，而资料的获取又通过了考察、分析、计算、得出数据等等步骤。这些步骤需要更加完善的体制来进行，要做到每一个员工负责自己的职责，且不同档案管理部门之间能够达到高内聚低耦合的目标。完善的体系能够让工作更加规范流畅，为档案管理规范化的帮助非常明显。

三、结语

现在潮流下的档案管理工作非常重要，对于档案管理的规范化很多企业依然存在重视力度不够以及技术水平不高以及管理方式落后等等问题。针对这些问题，本文提出了利用IT管理技术、加大考核力度、加大人才引进以及教育力度和完善档案管理工作体系的方式，希望这些方式能够为我国的档案管理工作提供理論参考。