对当前地勘单位应收账款管理的认识

■ 高文蕊（山东省煤田地质局第四勘探队）

应收账款，是单位流动资产的一个重要组成部分，地勘单位作为市场主体之一，也存在应收账款问题，而且随着市场经济的发展、地勘单位改革的不断深化、商业信用的推行，地勘单位应收账款数额普遍明显增多，应收账款管理在地勘单位经营管理中的重要性日益凸现。

一、地勘单位形成应收账款的原因

地勘单位的业务范围一般是地质找矿、工程施工以及提供地质技术服务等，同时地勘单位根据自身能力和条件开办了多种经营企业，涉及行业众多，因而应收账款的涉及面十分广泛。地勘单位形成应收账款的原因主要有以下几个方面：

第一：为增加市场占用率，扩大市场销售，增强单位竞争力的结果。

应收账款的发生是赊销经营方式的必然结果。地勘单位之所以采用赊销方式而不是现销方式，主要原因在于它想通过赊销方式来扩大规模，追其根源，激烈的市场竞争是幕后推手。在买方市场的情况下，许多地勘单位都不得不采取一种对买方有利的营销策略，以扩大经营规模。

第二：地勘单位的主营业务性质决定了应收账款的存在。

地勘单位的主营业务是地质找矿、工程施工，这类业务的特点是工期长、投入高。因为只有客户对工程验收合格后才会按比例付款，有些合同规定有预付款的，也只是满足钻机的进场费用，对于生产上的投入基本上没有预付款。所以对于地勘单位而言，应收账款的存在是带有普遍性和必然性。

二、目前地勘单位应收账款的管理现状

第一：地勘单位的应收账款陈年老账较多。

大部分地勘单位一般成立和存在的时间较长，经年的经营加之人员的变动，积累了不少的应收账款；另外有些应收账款，单位明知已不能回收，成为死账，但苦于无法取得核销账款的证明，或是为取得核销证明支付的费用远远大于产生的效益，导致部分应收账款在账面上无法核销而延续至今。

第二：地勘单位与应收款项单位之间的挂账金额不一致，账目凌乱，多头挂账。

因疏于应收账款的管理，一方面没有做到定期与往来单位对账，尤其是在债权人存在抵触心理的情况下，对账函证工作就不理想；另一方面，因财务人员与业务经办人员沟通不畅，对于一些关联单位没有及时进行财务合并处理，对于同一核算主体，多处挂账的现象也时有发生。实际工作中，常常会出现由于会计人员责任心不强和岗位调动，应收账款的挂账和销账使用的会计科目、客户名称不相同的现象，加之不及时的进行询证、对账，错账就会越来越多、越来越乱。长此以往，就容易造成地勘单位的往来款账目不清，给今后的清理和催款带来一定的困难。

第三：地勘单位为承揽施工项目支付的押金、保证金等长期挂账。

这种情况对地勘单位来说业务不多，但因为项目施工时间长，如果其间再有人员的变动，对于保证金的管理往往疏忽，如单位招投标时，向招标单位支付的投标保证金，这些资金付出后，单位往往不管不问，长期挂在应收账款或其他应收款中。

第四：地勘单位未对应收账款按风险程度进行信用管理。

单位对往来客户的资信状况进行科学分析与评估是从源头上扼制应收账款增加和形成坏账的重要途径。但目前很多地勘单位为了占领市场，往往缺少自我保护意识，未能防范应收账款的风险，未对客户事前评估，事中监控，事后跟踪，对客户履行偿债义务的可能性有多大，客户的偿债能力如何，缺乏必要的科学分析和评估，对客户的财务实力和财务状况不予重视，更不能针对不同的往来客户制定不同的信用政策。所有的这些都使企业的应收账款平均收款期延长，资金占用数额增加，坏账损失率增大。

三、地勘单位对应收账款的管理措施

大量应收账款的存在势必影响地勘单位的资金周转，降低资金的使用效率，同时加大了单位的经营风险。为此，各地勘单位必须加大对应收账款的事前、事中、事后管理，使应收账款的余额控制在单位能承受的正常范围内。

第一：进行事前控制，完善合同管理和建立客户资信管理制度。

合同的签订是应收账款产生的源头，所以对合同的管理尤为重要。明确合同主管部门的职能、责任，进行统一管理；设立专职或兼职合同管理员，熟悉单位业务及与合同相关的法律法规；严格合同签订形式，实行合同会签制度，充分听取相关职能部门的意见；进行成本测算，制定成本预算表，并贯彻、落实成本预算表的执行；对于合同中的付款条款，要仔细审核，最好按工程进度回收款项，使账款的回收有依可据；要建立、完善合同台账制度，注意收集、记录、整理、保存各类凭证，特别是在变更、解除合同时，一定要及时向对方索取书面凭证，做好法律防范的基础工作。

地勘单位必须做好客户的资信管理工作，即客户信用信息的收集、客户资信档案的建立与管理、客户信用分析管理、客户资信评级和客户群的经常性监督与检查。客户信用的收集、管理工作必须指定专部门、专人员办理，并注意保密工作。每一季度对客户进行一次评级工作，评级工作由经营管理部牵头，由队领导、财务资产部、应收账款清欠小组、经营实体经理等人员共同对客户进行评级。评级的结果将对合同的签订起指导作用。

第二：进行事中控制，完善工程量确认和中期结算工作，并建立授信业务管理制度。

地勘单位在工程施工过程中，必须按合同规定的内容和要求进行施工，施工中期结束或是达到一定验收标准后，要和甲方做中期结算或是工程量确认；在合同规定工作内容之外增加的工作量，必须和甲方做工程量签证单；施工过程中实际施工内容或技术与合同规定相差较大的，要与甲方做工程变更单。以上所做的工作都是为后期催要工程款做基础。尽量减少交易过程中产生的信用风险，相关部门必须按照规范和要求进行操作，实行严格的内部授信制度，与客户建立直接的信用关系，实施直接管理。

进一步加强应收账款日常动态状况的传递与报送。应收账款发生后，经管部门应每隔一定时间，以文书、表格形式向有关部门、责任经办人员和单位领导传递应收账款的动态信息，最好是一月一次(甚至更短)，督促和提醒上述有关人员及部门催收。对逾期未结清的应收账款通报的间隔时间则应更短，杜绝由于互不通气导致应收账款到期不付、逾期不收的情况发生，以保证资金及时回笼。

关注往来客户的经营情况，要加强对账和询证工作。地勘单位要随时注意了解业务往来单位的经营、财务状况及人员的变动情况，做到心中有数，防止由于对方单位的突然变故或经营失策及有关人员的变动可能造成的应收账款回收风险。

第三：进行事后控制，完善工程结算，并建立应收账款管理及奖惩制度。

工程施工结束后，必须与甲方做工程结算，并依此开具发票。对于应收账款管理，要制订应收账款管理办法，该办法的制订要符合地勘单位实际情况，且易于落实。建立应收账款总量控制制度、按客户建立分类账管理制度；进行账龄分析与监控；按应收账款金额大小和期限长短进行分类，对于金额大、期限长的客户进行重点监控。

加大应收账款催收力度，成立专门清欠机构，并制订应收账款回收奖惩制度。对于账龄在二年以上、多次催收无果的情况下，可将此款移交清欠部门。移交时资料要真实齐全，在监交人监督下完成交接。制订合理而有效的应收账款回收奖惩制度，依账龄长短制定奖惩比例。在清欠方式上，除了采用传统的清收方式外，还可用债务重组等方式，解决长期存在的债务异议问题以及大额债务拖欠问题。要加大采用法律手段清欠的力度，达到多渠道、多手段清收老欠款的目的。对欠款数额大的单位，实行项目清收制。对该部分欠款建立档案，逐项目进行分析，落实欠款原因，制定相应的清收措施，并指派专人负责跟踪、建档、清收。

第四：实行应收账款的责任管理。谁审批谁负责，做到每一笔应收账款都有人负责，并执行终身负责制和第一责任人制。谁经手的业务发生坏账，无论责任人是否调离本企业，都要追究其相关责任，同时对相关人员的责任进行明确界定。将应收账款的回收率纳入单位负责人业绩考核、经济责任审计评价指标体系中，以增强主管部门和单位负责人对应收账款管理的责任心。

综上所述，地勘单位应把应收账款作为一项长期的、制度化的工作来抓，使各项措施落到实处，力求将应收账款控制在合理水平上，树立现代的营销观念，适应激烈的竞争市场，以创造更大的效益。