数字时代档案属概念的重新界定

刘智颖 蒋 冠/天津师范大学管理学院

如何定义档案一直是档案学基础理论研究的核心问题。30多年来，众多学者对档案的属概念进行了探讨，虽然形成了主流观点，但面对后现代主义和数字时代的冲击，有必要对档案的属概念这一问题进行重新思考。

1 历史回顾

属概念是反映事物中作为属的那类事物的概念，而一般下定义的方法为，被定义项=邻近属概念+种差[1]。虽然早在清代已出现“档案”一词，但直到20世纪30年代，档案的定义才有了明确的概括。基于文书和机关档案室的工作背景，学者们提出了“文书”[2]“公文”[3]等作为档案的属概念。1987年通过、1996年修订的《中华人民共和国档案法》将档案定义为“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”[4]。21世纪初，冯惠玲和张辑哲主编的《档案学概论》（以下简称《概论》）一书将档案定义为“社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”。简单地说，“档案是清晰、确定的原始记录性信息”[5]。之后，又有众多学者提出了新的说法，比如“文件”[6]“材料”“载体”[7]“文献”[8]等。

不同观点的提出都与特定的历史环境不可分割。档案本身的复杂性，人们认识档案角度的多样性、思维方式的特殊性，以及档案所处社会环境的变化，使得对于这个问题的讨论仍在继续。随着现代信息技术的广泛应用、电子文件的出现，每种观点都存在反对的声音。数字时代需要对档案的属概念进行重新界定。

2 观点提出

档案法和《概论》分别用“历史记录”和“固化信息”作为档案的属概念，分别代表两种主流的观点。学界对“记录”的定义还没有明确的解释，无论是“历史记录”还是“原始记录”，都偏向于将档案视为一种实体。“固化信息”虽然是以信息作为属概念，但是用“固化”二字加以修饰，使得这个概念有歧义，没有明确档案到底是一种信息的存在还是实体的存在。关于档案属概念的探讨，最具新意的是丁海斌教授所提出的“原始性符号记录”[9]。在此基础上，笔者提出一种新的观点：将信息这一概念进行划分，第一层按照表现形式将信息划分为符号信息和实物信息，实物信息是以事物的形态、动作的形式所表达的信息，比如手语、烽烟、文物等；符号信息是数据和意义的结合，是在特定的情境下表达一定意义的数字、文字、图像、声音与信号等。第二层将符号信息按照是否记录划分为记录信息和未记录信息，记录信息是指符号信息相对稳定地存在于物质载体之上、能够不断再现的形态，未记录信息是指没有记载下来的符号信息。第三层再按照按固化的程度分为固化记录信息和非固化记录信息，固化记录信息（传统的记录信息）是指信息与物质载体一旦结合，就会形成稳固的结合体，不可再分离，如果修改会有痕迹留下；非固化记录信息（数字记录信息）是指信息与物质载体的结合是相对松散的，信息可以很容易从原载体上剥离并与其他载体相结合而形成新的形态。

档案既包括固化记录信息（以纸张等传统载体作为载体的档案），也包括非固化记录信息（记录在磁带、磁盘、光盘等载体上的电子档案），按照分类层级来说是信息→符号信息→记录信息，因此档案的最小属概念应该是记录信息。需要强调的是，这里所说的“记录信息”不是一个实体概念，亦即不包括载体，而是指以符号形式为表征的信息。

3 合理性分析

3.1 传统观念的误区

在传统观念中，人们通常把档案视为一个实体概念，这是因为传统载体与信息的特殊结合关系而制造的一种假象。在传统条件下，档案的载体与信息之间形成的稳固的结合关系，使人错以为档案就是“载体+信息”。实质上，这种把信息内容固化于载体之上的形式，只是人们维护档案真实性的一种手段与方法。将符号信息固化于载体之上的形式不易更改，可以使这种证据更加真实可靠。这是传统档案的真实性易于维护与确认的一个优势，也是保障其证据价值的重要方式。所谓“口说无凭，立字为据”“记录在案”，就充分体现了人们利用载体的固化作用维护信息凭证性的思想。

数字技术打破了传统意义上的信息与载体的不可分离性，信息与载体之间的关系不再稳固。比如一份电子档案，根本不存在相对固定的载体，可以在电脑、U盘、硬盘等多个载体之间随意迁移，这些形式与内容完全相同，但载体不同的信息，我们能将其视为多份不同的档案吗？显然不能。因此，我们应该关注的是载体上所承载的信息内容，而非载体本身。

3.2“记录信息”作为档案属概念的意义

随着实践的发展，相应地理论也要发展，这是一个学科发展的必然规律。当人类社会的脚步迈入数字时代，如果再用传统意义上的实体概念作为档案的属概念，理论就会偏离实践。以“记录信息”作为档案的属概念，能够更好地解释实践中出现的各种新的档案现象，也更有利于促进档案实践的发展。

第一，有利于传统与现代档案学理论的兼容性。当档案摆脱载体的局限，跳出固有的观念，可以具有更广泛的适用性：既可以解释传统实践中存在的问题，又适用于电子环境下档案理论的创新，防止传统档案学与现代档案学在理论上的断裂，也更有利于国内档案学与国外档案学的对接。第二，有利于学科间的融合。“记录信息”是以信息作为属概念，信息一词兼容面广、适用范围宽泛。采用信息作为档案的属概念，有利于档案学更好地融入信息学科群。第三，有利于推动档案事业的创新发展。电子文件数量与日俱增，档案界正在努力探索数字档案管理的新模式。将档案认定为一种“信息”的存在，而不是实体概念，有利于将实践中产生的各类数据、信息都纳入档案管理的范畴，拓展档案工作的边界，在数字时代中站稳脚跟。

3.3“记录信息”作为属概念的其他体现

在国际上，采用信息作为档案的属概念比较普遍。一些具有代表性的档案定义都把records（档案）定义为Information（信息）。如ISO 15489（Information and documentation—Records management）中对“records”（翻译为档案）的定义是：机构或者个人在履行其法定义务或处理业务事项的活动过程中作为证据和凭证而形成、接收和维护的任何形式的信息[10]；国际档案著录标准将“records”（翻译为档案）定义为由组织或个人在业务活动或执行事务的过程中形成、接收与保管的以任何形式或载体记录下的信息[11]。新修订的档案法修订草案（送审稿）把档案定义为“机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人在各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位、个人具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据”[12]。这里用文件、记录和数据三个词并列作为档案的属概念，与以往定义最大的不同在于新增加了“数据”一词，其目的也是为了强调数据这种新的档案形式，同样不包括载体。