将数字档案馆纳入政府数字化转型大格局中统筹建设——浙江省档案馆全国示范数字档案馆创建工作综述

郑金月/浙江省档案馆

2019年9月17日，浙江省档案馆数字档案馆系统通过国家档案局组织的专家组测试，成为全国首家通过“全国示范数字档案馆”测试的省级档案馆。专家组一致认为，省档案馆以局域网数字档案管理系统和电子档案长久保存系统，政务网电子文件归档接收系统和档案利用馆际共享服务系统，互联网“浙江档案网”门户网站、浙江档案服务网和“浙里办”APP等系统平台为依托，构建了存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系，实现“一网查档、百馆联动”，系统建设规范、技术选择合理、整体水平先进，为浙江省电子政务建设和档案现代化管理提供重要支撑，在全国具有示范意义。国家档案局副局长付华给予高度评价，认为省档案馆数字档案馆建设在主动融入电子政务、实现增量电子化方面取得了重大突破，为全国数字档案馆建设提供了先进经验、揭示了发展方向，也标志着全国数字档案馆建设进入了新阶段。

省委、省政府高度重视数字档案馆建设，省委十八届三中全会决定和《浙江省国民经济和社会发展“十三五”规划纲要》都明确提出了数字档案馆建设的要求。近年来，省档案馆始终以习近平总书记关于档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述为根本遵循，以“五档共建”为主抓手，大力推动以档案信息化为核心的档案工作现代化转型。自2005年启动数字档案馆建设至今，特别是2017年新馆投用以来，以创建全国示范数字档案馆为目标，将数字档案馆纳入“最多跑一次”改革和政府数字化转型大格局中统筹建设，坚持融合创建、全员创建、务实创建、高质量创建，取得明显成效。

一、建设互联互通、融合发展的数字档案馆

习近平同志在省档案馆调研时曾经指出“要提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作。要在实施‘数字浙江’，推进电子政务的过程中，把档案工作纳入其规划，统筹考虑”。数字档案馆建设不仅要考虑档案馆自身业务的需要，更要考虑其在电子政务、数字政府中的定位与作用，要将其纳入数字政府大框架内统筹规划、一体建设，并为其提供基础支撑。近年来，省档案馆自觉融入“最多跑一次”改革和政府数字化转型的大格局，主动对接浙江政务服务网和省大数据中心，努力建设一个互联互通、融合发展的数字档案馆。一是将其纳入数字政府建设的总体方案。省政府规章《浙江省公共数据和电子政务管理办法》明确规定“各级档案行政管理部门负责本行政区域内公共数据和电子文件归档统一平台建设”。这个统一平台也就是数字档案馆系统。省政府还将数字档案馆建设的相关内容纳入了大数据发展计划和政府数字化转型的总体方案。二是充分体现数字政府互联互通、数据共享的要求。前端通过电子档案交换系统，数字档案馆实现了与省级一体化在线政务服务平台（浙江政务服务网）和住建厅、民政厅、人社厅、交通厅、司法厅、自然资源厅等12个自建业务系统的对接以及11个设区市互联互通。通过馆室一体化的归档移交系统，规范开展数字档案接收、在线监督指导等业务。后端通过政务云联通省大数据中心，向省大数据中心归集开放档案数据534694条。查档服务平台接入浙江政务服务网和浙里办APP，浙江档案网迁入省政府集约化网站。三是相关指标纳入数字政府建设整体考核。省档案馆民生档案查阅、开放档案查阅、档案备份数据证明服务、档案数据灾难备份和“异地查档、跨馆服务”等16项公共服务事项纳入省政府数字化转型核心指标考核。根据8月底相关情况通报，省档案馆公共服务事项的网办率、材料电子化比率、跑零次比率、即办率、掌办率、承诺时间压缩比等指标都处于全国领先水平。

二、建设存量数字化和增量电子化并重的数字档案馆

存量数字化、增量电子化、利用网络化是数字档案馆建设的三大核心目标。近年来，存量数字化、利用网络化在许多数字档案馆中都取得了明显成效，但增量电子化的探索一直没有大的突破。省档案馆在全国示范数字档案馆创建工作中，顺应“互联网+政务服务”和全省“最多跑一次”改革的大趋势，既考虑传统档案数字化成果的管理利用问题，又充分考虑电子档案形成、接收、保存和共享利用的规律与流程，着力打造一个存量数字化和增量电子化并重的数字档案馆。早在2015年，省档案馆就主动对接浙江政务服务网，完成了行政审批电子文件归档与电子档案移交接收试点和课题研究，2017年开始全面推广应用。一是开发部署适应增量电子化需要的平台。我们开发部署了政务服务网电子文件归档模块，建设了馆室一体化的电子档案归档接收系统，建设了基于局域网的电子档案长久保存系统，建设了基于不同网络的电子档案利用系统，建成了一个适应电子档案“收、管、存、用”全流程管理的数字档案馆系统。二是制订配套制度规范。制订了《政务办事“最多跑一次”工作规范 第3部分 政务服务网电子文件归档数据规范》（DB33/T 2036.3—2017）地方标准、《浙江政务服务网电子文件归档功能需求和技术规范（试行）》、《浙江政务服务网行政审批类电子文件归档元数据方案》、《浙江省省直单位虚拟档案室电子档案管理办法》和《浙江省档案馆政务服务电子档案接收办法》等标准规范，为电子档案的全生命周期管理提供了制度保障。三是积极推进电子文件归档和电子档案接收工作。3年来，浙江政务服务网省本级归档平台已完成90万个办件的政务服务事项电子文件归档，省档案馆已接收14家单位移交的近16万多个电子档案数据包，数字档案馆增量电子化工作取得重大进展，构建了存量数字化与增量电子化并重的数字档案资源体系。

三、建设资源丰富、数据优质的数字档案馆

数字档案馆建设的核心是档案资源建设，是数字档案馆发挥作用的基础和前提。档案资源建设既要重视“量”，也要重视“质”，追求的是质提量升。省档案馆在创建全国示范数字档案馆过程中始终把数字档案资源建设作为重中之重，在增加资源数量、提升数据质量上下功夫，努力建设一个资源丰富、数据优质的数字档案馆。一是加快推进文件级目录和全文数据库建设。目前，省档案馆有目录数据8854419条，其中案卷级条目1003484条、文件级条目7850935条。纸质档案数字化副本5551098件、6700多万页，数字化率达到 70.71%。数字化照片档案96280张、音频档案3632条、视频档案5730条，数字化率均为100%。二是实施浙江数字记忆工程。开展“浙江方言语音建档”工作，建成浙江方言语音档案资料库400GB。开展传统历史文化村落数字建档的“千村档案”建设，接收进馆数据总量2.4TB。推进“浙江之路”“百年·百镇·百梦”等数字记忆项目，形成了一批具有浙江特色的数字资源。三是开展数字资源采集与馆际共享。2001年至今，连续采集视频信息《新闻联播》（浙江专题）、《浙江新闻》、《解码古今》、《档案故事》等88867条，数据量达2TB以上。与杭州市等部分档案馆开展数字档案资源的馆际共享，还与美国犹他家谱学会合作，建立美国犹他家谱学会浙江查阅利用中心，共享涉及浙江的家谱、地方志数字资源1337套13400册、27TB。四是在数字资源建设中严把质量关。在开展数字化加工项目时，同步实施数据第三方质检项目，通过100%自检+100%质检+10%抽检的质量验收流程，提高数字化成果质量。今年，省档案馆又投入300多万元，实施3个数据检查整理项目，分别对存量案卷级条目、文件级条目和图像数据等进行了检查完善，确保数据质量。

四、建设长久保存、安全为基的数字档案馆

安全是数字档案馆建设的基石、底线。省档案馆在创建全国示范数字档案馆过程中始终以数字档案资源长久保存、长期可用为目标，坚持“安全第一”，网络安全、系统安全和数据安全并重，确保建成一个长久保存、安全为基的数字档案馆。一是高标准建设基础设施。省档案馆按一级供电等级设计，由两路10kV市电接入，还配备了一台备用柴油发电机组，实现三电源供电。中心机房局域网到各楼层主干线、各主要设备均采用光纤铺设连接，并将光纤接入每一间办公室。虚拟机服务器、存储设备、核心交换机、楼层交换机等关键设备均采用双冗余，其中虚拟机服务器采用集群，存储设备采用双链路主控，核心交换机采用CSS方式双机热备。配备多套在线存储设备用于数据存储，主要一套为H3C分布式存储系统，该系统裸存储容量2.5PB，实际可用容量在2PB以上。配备了H3C 物理磁带库，有4个磁带驱动器、240个槽位，能满足不同级别的数据备份和恢复性能需求。二是开展系统等保工作。档案电子文件归档接收平台、电子档案长久保存基地、浙江档案服务网等数字档案馆系统平台均已通过国家三级信息系统安全等级保护测评，并取得三级等级保护证书。省档案馆被列入网络攻防演练重点单位，在两次模拟黑客攻击中（一次针对因特网、一次针对政务网）都经受住了考验，成功抵御了攻击。三是电子档案长久保存系统。建设了基于局域网的电子档案长久保存系统（即馆藏资源总库），实现数字档案资源存用分离，保存原始存档信息包和数字档案馆系统中转换为长期保存格式后形成的返回信息包，以ZIP包为管理单位进行长久保存管理，制定并实施备份策略对进入长久保存系统的电子档案包实时进行磁带备份，通过应用可信时间戳、数据保全、OFD格式转换等技术，优化了数据监测、监管和保真功能，做到实时检测、实时预警、实时保全，解决了数字档案资源的长久保存和安全可用问题。四是实现在线离线异地备份。依托电子文件管理统一平台的前端一体化归档备份机制、电子档案长久保存基地对归档的电子档案进行实时备份，进入系统的数据包在写入分布式存储的同时，按制定的备份策略同步发起磁带的异质备份，并通过“洞库磁带离线检测系统”项目对备份的磁带定期进行检测，确保磁带数据的安全可用。与新疆维吾尔自治区档案馆对口建立了馆藏重要数据的异地备份机制。五是建设机密级档案管理系统。建设符合国家标准的涉密机房和涉密档案管理系统，确保涉密档案的安全保存和有效利用。涉密网络按涉密信息系统分级保护机密级要求进行规划和实施，并已通过测评。

五、建设需求导向、利用为先的数字档案馆

数字档案馆建设的目的是应用，应用的成效如何是衡量数字档案馆建设水平最重要的尺度。省档案馆在创建全国示范数字档案馆过程中始终坚持以人民为中心的发展理念，在利用服务功能的拓展和优化上下功夫，着力建设一个需求导向、利用为先的数字档案馆。省档案馆的数字档案馆系统是在吸收其他数字档案馆成功版本的基础上，结合省档案馆实际作了进一步的适用性改造和优化，各项功能满足开展数字档案的移交、接收、整理、编目、鉴定、管理、保存、编研、利用、统计等全流程管理的需要，集成了最新版的四性检测模块、虚拟库房等技术，在虚拟档案库房上架管理、数据资源在线编研利用、档案开放鉴定、统计等功能方面取得一定突破。特别是系统的查档服务功能比较突出，实现了从线下到线上、从快速到秒速、从目录图像到全文数据、从PC端到移动端、从跨馆到跨省的飞跃，应用成效明显。一是系统检索功能实现升级。通过优化数据库技术，使用solr全文检索引擎，应用内存表索引，在800万条目和6000多万页的数据环境下全文检索响应速度在3秒左右。应用OCR技术，真正实现全文内容检索，极大地提高了利用效率。二是打造全省共享利用服务平台。2017年11月建成使用浙江档案服务网，实现“一网查档、百馆联动”，让利用者查档“最多跑一次”或“零上门”。2018年12月推出移动端查档服务，通过微信小程序“掌上查档”和“浙里办”APP实现手机查档。截至2019年8月底，浙江档案服务网受理查档18288人次，其中省档案馆受理1590人次，移动端查档受理4939人次。三是推进区域跨馆查档合作。积极倡议并参与长三角区域民生档案“跨馆查档、便民服务”，2018年，得到中共中央政治局委员、上海市委书记李强，浙江省委书记车俊、省长袁家军的批示肯定，并列入了推动长三角地区更高质量一体化发展的三年行动计划，档案查询服务成为第一批长三角一网通办事项。浙江档案服务网最先接入长三角“一网通办”平台，自2018年3月长三角三省一市档案部门签署合作开展民生档案“异地查档、便民服务”工作协议以来，浙江档案服务网已受理来自沪苏皖地区用户的查档700余例。四是数字档案馆系统总体应用成效显著。2016年至2018年通过数字档案馆查档的利用人次年均5941.3人次，省档案馆政务网档案利用和馆际共享服务平台近三个月的月均访问量为2932人次，基于因特网的“浙江档案服务网”月均访问量3279人次、门户网“浙江档案网”月均76740人次，数字档案馆用户总体满意度达到99%以上。