基层事业单位档案的管理及利用

崔涛

（河北省望都县供销合作社联合社，河北 保定 072450）

基层事业单位开展档案管理工作是非常关键的，可以充分反映出事业单位的实际情况，发挥出档案的实际利用价值。因此，事业单位在开展档案管理工作时，要加强信息化建设，构建档案管理信息网络平台，不断提高档案管理效率，实现基层事业单位档案管理的创新目标。

一、基层事业单位档案管理的特点

（一）机密性

对于事业单位档案管理工作来说，其中的一个特点就是机密性，在开展相关工作时，要严格执行保密制度，一旦档案管理工作出现泄密现象，或机密性不强等，后果将会不堪设想。

（二）真实性

对于档案管理资料来说，必须要具备真实性，充分反映出事业单位实际情况，在开展各项管理工作时，档案管理人员要做好资料的整理与鉴别工作，并且确保材料的真实性与权威性，避免出现任何非法行为。

（三）动态性

档案管理自身的内容处于还不断更新与变化过程中，要随着单位不断发展变化而变化，做到与时俱进、紧跟时代步伐。因此，在开展事业单位档案管理工作时，要基于动态性角度来进行，充分发挥出档案管理工作的利用价值。

二、基层事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度不够完善

现在我国档案事业单位在进行档案管理的时候仍旧有很多不足之处，比如：档案组卷不一致、档案卷序号，标题不完善等的现象，甚至在基层事业单位在进行档案管理的过程中还存在档案资料没有目录的现象。很多一层事业单位在对档案进行管理的时候，还仍旧存在着保密、收集等相关管理措施不科学等现象，这种现象严重的制约了我国档案发展的速度，很多基层事业单位的档案管理人员在对档案进行管理的时候，经常出现对于一些管理制度留于表面工作的现象，针对这种现象我们必须要对其进行改进，这样档案的可靠性才能得到提升。

（二）缺乏专业化档案管理人员

档案管理具有流动性的特点，因此对档案管理人员的专业知识及综合素质有一定的要求，但档案管理又是一项非常枯燥的工作，没有一定的恒心和耐力很难数年如一日地干好这项工作。与此同时，由于档案工作不受重视，档案管理人员的薪酬待遇普遍偏低，以基层事业单位的环境和条件很难吸引和留住专业的档案管理人才，导致档案管理岗位的人员流失现象特别严重。现有的档案管理人员大多没有接受过专业系统的档案管理培训，其档案管理理念滞后，档案管理技能缺乏，只能进行一些最基本的档案管理操作，既不能保证档案管理的安全性、全面性、及时性，也不能进行深层次的档案资源开发利用等活动，严重制约了单位档案管理工作的发展。

（三）基层事业单位档案检索效率低下

传统模式下档案资料检索需要人工处理，根据档案类型找到其编码，再通过编码找出档案资料，这种检索形式所需时间较长，如需要批量找出大量文件，则需要多名管理人员共同开展检索工作，极大浪费了档案管理人力资源。当前计算机档案管理检索较为方便，但因部分基层事业单位信息化程度不足，致使部分档案难以通过计算机实施检索，极大影响了档案管理效果。另外，基层事业单位档案信息管理平台检索功能需要对计算机硬盘加以读取，一些事业单位计算机硬件相对落后，导致其检索时间过长，硬盘读取及响应速度较慢，这也是影响基层事业单位档案管理检索效率的原因之一。

三、解决档案管理过程中出现问题的应对措施

（一）建立健全档案管理体系。无规则不成方圆，基层管理要建立和单位性质相适应的档案管理制度，凡是以规则办事，规范自己的行为，在制定规则的同时要注意规则的可操作性及实用性，遵守言简意赅的原则，充分发挥档案管理应有的价值，一旦形成规章制度，所有人要无条件遵守，人人平等，以规则约束员工，建立完事的档案奖惩机制，及时有效的进行奖惩，对好的行为要及时表现，那些破坏档案工作或是不严格履行规章的人严格处分，这样才能形成好的档案管理行为。

（二）基层事业单位应重视人才培养工作

管理人员专业水平高低直接影响基层事业单位档案管理质量，在基层事业单位人才选拔方面，可吸纳部分离退休员工，这些员工有着多年工作经验，对基层事业单位各项工作的熟悉程度较高，尤其在其原有工作领域范围之内，对基层事业单位档案管理工作完善方面具有一定的权威性。除此之外，还应重视基层事业单位档案管理人员年龄结构，加大青年管理人员的培养力度，针对档案管理专业优秀大学毕业生，可予以优先考虑，大学毕业生刚刚走出校园，工作热情程度较高，但档案管理实际经验相对较少。鉴于此，基层事业单位可加强岗前培训力度，从而调整档案管理人员年龄结构，提高基层事业单位档案管理水平。

（三）加强档案管理人员培训

作为档案管理工作的组织者和实施者，档案管理人员的业务能力及专业水平直接决定着档案管理的最终效率和质量，因此，提高档案管理人员综合素质势在必行。单位应定期组织档案管理人员参加各种学习教育活动，通过系统培训丰富档案管理人员的知识结构，提高档案工作能力。有条件的单位可以组织档案管理人员去其他先进单位进行参观学习，帮助档案管理人员掌握最新的档案管理理论及技巧，熟练掌握现代化档案管理设备的操作使用方法，不断拓宽档案管理人员的眼界，增强其工作本领，使之不仅能高效完成基本的档案管理活动，而且能够胜任档案资源开发、档案社会化服务等更高层次的工作。

四、结语

为了让档案管理工作充分发挥出对于社会事业、经济的推动作用，基层事业单位要针对档案管理工作中存在的问题，积极进行档案管理现代化建设，明确现代化档案管理的工作目标，建立起现代化的档案管理体系，从而使档案管理工作的效率得到改善，综合管理水平得到提高。