提升妇幼保健院档案管理的对策及建议

张灵

（重庆市涪陵区妇幼保健院，重庆 404000）

档案管理是妇幼保健院行政管理中非常重要的基础工作之一，是对医院发展过程的真实历史记录，在发展中能够起到参考性价值，便于各项妇幼保健院管理工作以及妇幼保健院所开展的实际业务，对于各项建设性活动结果进行全面记录，这能够便于院管理部门对院整体发展情况进行全面总结，深刻探究各项工作开展以及发展的基本规律，更好地把握医院发展中存在的不足之处，从而提出应对措施来提升妇幼保健院整体发展水平。

一、妇幼保健院档案管理存在的问题探析

（一）收集档案意识不强。

职能科室如设备、基建、人事、党务、宣传、保健、医疗、科研等原始档案发生科室负责人责任心不强，对收集档案意识不足，对档案是单位重要信息的认知程度不高，忽略档案资料的收集。对单位重大活动、阶段性工作、学术活动、保健、医务活动中形成的各种资料等留于工作人员个人手中，随着时间的推移、科室和人员的调整或者人员的调离、退休、辞职，相关资料就会 “人去楼空”，工作交接时也未将档案资料作为重要交接内容之一，宝贵的档案资料将白白流失，有些档案资料收集也零星不全，不能真实准确地反映历史。

（二）档案收集范围不清。

妇幼保健院的档案范围由文书档案、病历档案、照片档案、实物档案发展到今天的人事（非编）档案、专项工作档案、医学出生证明档案、执业许可证书档案、荣誉档案、实物档案、资料电子档案等，由于对档案管理的内容没有明确的要求，使许多应该纳入档案管理的档案没有纳入管理，出现漏存。

（三）档案管理人员专业不强。

当前大多数妇幼保健院的档案管理人员基本来自于非专业，对档案管理工作不重视，对档案管理的重要性并不了解，专业知识不强，导致出现了一系列文书档案的分类和保存重点错误，极大地影响了单位内部管理程序的有效运行，给医院领导、相关科室查阅需求的相关资料造成了极大的不便[1]。

（四）档案管理制度不全，检查督促考核不落实。档案管理制度的建立不健全，未将管理人员的档案管理分类涵盖在绩效考核当中，对档案管理的考核机制不严格，出现监督管理的“灰色”地带，导致档案归档不及时、不完整、借阅档案不及时归还、保管档案不严谨等现象，也是档案管理整个效率不高的原因之一[2]。

二、浅析妇幼保健院档案管理工作的要点

（一）法制建设方面的增强

在未来妇幼保健院档案管理的建设中，十分有必要进一步按照《中华人民共和国档案法》、《医药卫生档案管理办法》、《档案管理工作标准与档案分类法》等有关法律、法规，加强档案管理工作的合法化，从法律法规层面确定和保证档案管理的实施，单位应根据自身情况，制定合理合法的档案管理制度，使得档案管理制度有法可依，有章可循。对档案管理人员进行约束和提高。

（二）标准化建设方面的提高

除了系统地规范妇幼保健院的档案管理行为以外，对档案管理实施更加标准化的流程也十分重要。对档案管理流程实行标准化操作，档案管理最主要的目的是对资料进行翻阅和利用，建立标准完善的编排如类别、永久、长期、短期、时间、名称等规范设置，确保档案信息准确完整可靠，一目了然，一查到位，制定更加标准化的档案管理流程更能提高档案管理人员的责任意识，形成标准、规范的档案管理模式。

（三）改革力度方面扩大

根据现有的这种情况，如果只是简单的进行强调档案管理必定收效甚微，所以就需要下大力气进行改革。基于现妇幼保健院档案管理水平的基础上，深化现代档案管理改革，加大投资，对妇幼保健院的部分基础设施进行更新，对一些硬件设备能够及时更新换代，并且增加现代基础设施，如购置档案管理软件、添置一体化多功能扫描机、电子自助移动查阅机、二微码扫描借阅、归还机等，将原始纸质档案完全转化为现代化信息电子档案，提高妇幼保健院的档案先进管理水平。

三、提高妇幼保健院档案管理工作水平的具体策略分析

（一）加强领导，增强管理意识

档案记载了一个单位历史发展的过程，它从不同的角度客观地、全面地反映各个不同历史时期、不同背景条件下的各项活动、重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证。院领导要加强对档案工作的领导，把它纳入重要的议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展、同步考核。同时还要加大对档案管理的宣传，使干部、职工从思想上认识档案管理在医院管理中的重要性和必要性，重视档案资料的收集、保存与归档。

（二）加强培训，提高业务水平

对档案管理工作者要进行系统的业务知识培训、定期组织档案管理培训班或派出去参加档案管理专业知识继续教育学习，培养档案管理实践能力，要让档案管理人员具备档案管理的专业知识、专业技能、现代科学知识机文化素养，熟练掌握档案的收集要素、形成过程、规范整理、科学鉴定档案的保存价值，做好档案的保管、统计、检索、利用、编研、指导等工作。

（三）加强监督，保障档案管理落到实处

加强妇幼保健院的档案管理监督制度，将档案管理人员的行为做到一定的限制，明确妇幼保健院档案管理改革的最终方向，将现代化档案管理工作改革落到实处，做好档案管理的日常监督检查工作，对资料收集及时、制度落实到位的科室或个人，应给予一定的奖励，对疏忽大意、履职不力的科室或个人应给予严厉的批评，并要求其尽快整改，避免对档案工作造成影响，确保档案管理项项落到实处[3]。

四、结语

综上所述，要提升单位档案管理工作水平，一是要增强认识、规范管理；二是加大专业技术人才的培养，做到业务精湛、知识全面；三是要加大档案管理投资，运用现代化信息技术，实现智慧档案管理，在现有的基础上实施现代化的管理模式，制定合理的改进策略，让妇幼保健院的档案管理工作紧跟时代潮流，使档案管理工作更加规范、高效、便捷。