干部人事档案信息化管理及综合利用探讨

摘 要：随着信息化技术的进步，电子政务的到来，干部人事档案信息化管理深受众人青睐。本文从干部人事档案信息化的传统管理问题出发，对当下干部人事档案信息化管理的优势和等进行了简要阐述，并明确地提出了如何能够综合利用干部人事档案信息化管理的几点措施。

关键词：干部人事档案;信息化;管理

随着计算机和网络技术的飞速发展，干部人事档案信息管理得到了空前的发展。然而，在当今社会，干部人事档案信息管理仍有许多领域没有引起足够的重视，特别是随着网络时代的到来，计算机技术的广泛应用和电子政务的迅速发展，干部人事档案信息化管理工作显得尤为重要。干部人事档案网络化管理已成为一大趋势，干部人事档案信息管理不仅有利于提高档案工作的真实性和及时性，而且有利于更好地展示档案的信息率和使用价值。

1 干部人事档案传统管理的问题

1）档案材料来源不规范。不同时期的工作人员不同，工作方式与习惯也不一样，收集档案这一工作就很容易存在不规范的问题。如果干部档案外调，各部门甚至各地区差别很大，导致信息来源和档案形式多种多样。这样他们整理的时候会很迷茫，对资料内容不熟悉，就会找不到资料。有的档案字迹不清晰，表意不明，就更加导致了档案材料不易管理，从而影响到下一步工作的顺利开展。

2）档案材料不够真实。干部人事档案是教育培训、人才测评的重要依据，档案是党的重要执政资源。过去是党和国家所有，都是纸质的。长期以来，由于每次填报前后信息不一致，有些干部可能会出现记忆错误。而且，由于信息量大，很难检查每次填写的信息是否一致，一些干部考虑到自己的利益，填写档案时，故意歪曲事实，伪造个人档案，造成个人档案的歪曲和不实。一旦这些人为收集的材料进入档案馆，就很难在今后的参考资料中核实和鉴别真伪。

3）档案管理人员水平不高。档案人员的专业水平和技能并不能证明他们具有专业的管理水平。如何科学管理，充分发挥档案的价值，有的档案管理人员专业水平不高，再加之人事档案归档要求不严，个人档案缺少一些资料和档案目录，就会导致档案出现不严谨或者不完整的现象。有的干部不能及时报送和归还档案，难以记录;有的干部在档案移交过程中故意丢失，如果丢失的资料不能及时发现，将对后续的档案管理工作造成不可弥补的后果。

2 干部人事档案信息化管理的优势

首先，信息管理是最基础的工作，有利于干部档案信息查询。干部人事档案管理具有复杂多样的特点，每次查干部档案，以往的干部档案管理都离不开大量的人力和物力。单纯的人工管理不仅费时费力，而且不一定保证所获得信息的准确性。干部人事档案信息化管理不仅可以长期保存数据，而且在对相关数据和信息进行分类的时候，还能消除重复数据，方便管理人员进行浏览和查阅。它可以从海量的信息中快速向管理者呈现所需的内容，通过信息管理，可以大大提高信息查询的检索效率和质量，大大提高干部人事档案管理水平，提高干部人事档案管理的效率和效益，提高工作人员的工作效率。

其次，信息化管理加强了档案信息的规范化，明确了干部档案管理，还便于统计事业单位干部的基本信息。干部信息的查询和处理等一系列工作，往往是当事人或档案人员在填写传统干部档案信息时编写的，这使得一些数据内容难以识别。信息管理按规定、统一格式解决了这一问题。档案人员应将干部档案的规范化信息录入到本表中，可有效避免后期信息填写繁琐、核实困难的问题。由于统一规范的字体输入，避免了传统档案管理中的模糊、潦草等问题，为今后的工作提供了最清晰的第一手资料。

第三，信息管理有利于传统干部档案的长期保存。由于这些档案都是非电子档文件，在保存时间方面，并不能很好地被长期保存，很容易因过多的翻阅而产生缺陷。另外，纸质文件对存储环境要求也很高，也需要档案管理工作人员的高度重视。另外，通过信息管理的应用，需要一个特殊的大空间档案室来存储和保存纸质档案。现代干部人事档案可以通过计算机和云存储实现数字化，既节省了存储空间，又实现了信息的永久存储。

第四，信息管理保证了文件信息的安全性，它不仅可以实时显示数据，还可以通过设置信息公开的时限和共享，增强档案信息的私密性。干部人事档案信息本身就具有它的使用价值和公开价值，而利用信息化技术来对档案信息进行管理的话，相对于传统档案信息管理方式来说，更能有效地保护以及实现档案信息的这两种价值。为提高档案信息的保密性，档案信息管理人员必须要摆脱传统档案信息管理方式的束缚，利用信息化技术来实现档案信息安全管理，才能更好地保证干部档案内容不易公开、不易修改、不易增减。

3 干部人事档案信息化管理的优化措施与综合利用

1）提高人事档案数据库创建，与利用需求相符合。档案管理部门在管理干部人事档案的过程中，要促进干部人事档案的开发利用，提高档案工作效率，更好地满足用户需求。此外，档案管理部门还必须有效保护纸质档案，建立技术先进、功能全面的档案信息服务体系，更好地完成本单位内部领导部门与上级相关企业的人事档案信息共享，提高干部人事档案的利用效率。

2）提高档案的时效性及真实性。在干部人事档案信息化管理过程中，档案人员应加强档案动态管理，重点对以往人事档案进行审核，删除无保存价值的资料，增加新的资料。便于有关部门了解和了解干部的一切实际情况。扩大数据内部容量，建立完善的信息管理和处理系统，提高档案整体使用水平。

3）部门协调，实现档案共享。对大多数单位来说，干部人事档案的收集和设计覆盖了所有部门，涉及到单位的每个岗位。因此，干部人事要做好各部门的沟通协调工作。干部人事要通过各部门沟通，多方面整合人事，摸清人事财务状况，做好档案信息工作。此外，干部人事要实现档案共享，实现人事档案的真实价值。

4）确保档案信息化的安全。在网络信息时代，利用网络管理人事档案越来越受欢迎，但在信息档案管理中，要注意提高人事档案的安全性。比如，干部和人员设置密码的时候，可以增强密码的难易度，提高信息档案的安全性。此外，它们还可以通过复制技术和加密技术防止外部人员重写和访问文件，以确保文件的完整性和真实性。

5）提高管理人员技术水平。为使人事档案信息管理更加科学，除了专业培训外，还必须提高管理人员的计算机操作水平，同时要加大对档案管理人员的定期考核力度，提高管理人员的综合素质，有利于及时采取一系列措施，避免档案数据受到攻击时数据丢失，同时影响档案数据的良好功能，保证良好的安全。干部人事档案进出登记时，具有一定专业技能的档案管理人员可以更好地完成这项工作，不仅可以提高档案存取的效率，而且在一定程度上提高了档案管理的精准性。

4 结语

综上所述，干部人事档案信息化管理在单位干部人事档案管理中具有重要作用。它既適应了社会对人事档案管理的新要求，又适应了干部管理的需要。因此，有关部门要积极推进干部人事档案信息化管理，努力实现干部人事档案信息化管理，使计算机技术能够有效应用于人事档案管理，充分发挥干部人事档案信息化管理在当前社会人才交流和档案管理中的作用。

参考文献

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[2]薛金玲.人事档案管理中存在的问题及对策[J].陕西青年管理干部学院学报，2009（03）.

[3]李国芳.谈档案造假现象的危害及防范[J].青海档案，2012（02）.

作者简介

柯元锦（1975-），男，汉族，福建省莆田市，本科，馆员，研究方向：档案管理。