检察机关档案信息化建设之我见

沙建国 张红成

摘 要：信息技术已经渗透到了社会活动中的各个方面，对社会活动的运行方式带来了巨大的冲击。面对信息技术带来的冲击，检查机关需要积极的采取措施进行应对，而推进档案信息化建设就是其中非常重要的内容。文中主要就针对当前检查机关档案信息化建设中出现的问题进行了分析，为推进检查机关档案信息化提供借鉴。

关键词：检查机关;档案信息化;档案管理

近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理信息化建设也越来越受到各级各类机关单位的重视，但从实际来看，其存在的共性问题十分突出，总结起来主要有以下几个方面：

1 重视不够，档案信息化意识不强

长期以来，人们对档案的认识处于可有可无，对档案产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，档案信息化就更受不到人们的重视。很多单位特别是检察机关这种业务性极强的机关没有把它作为一项重要的工作来抓，重“藏”轻“用”，人们对档案利用产生的效益缺乏经验和意识，利用的也只有一些业务科室人员，他们也只是查阅自己需要的卷宗，而大多数职工对档案资料利用效益知之甚少，更谈不上档案管理信息化建设。

由于重视程度不够，档案的基础设施的硬件配备不到位，信息化基础档案的保护和信息资源开发不足，档案利用率不高，因此档案也就发挥不出它应用的效能。

2 队伍乏力，缺乏综合素质强的档案人才

再高的技术设备和软件也得由人来管理和操作，大部分档案员只能做一些文件归档等基础性工作。随着档案信息事业的快速发展，档案工作由过去的以管为主正向着管用并举和信息开发为主的方向发展，档案正由“死档案”向“活档案”方向转变，其形式和内容都发生了巨大的变化。过去那种粗放的工作方式已无法适应档案工作发展的新形势，仅靠一点粗浅的档案管理知识也无法胜任现代的档案信息工作。在业务素质方面，档案管理信息化要求档案人员应掌握档案和信息专业知识，具备计算机基本知识和操作技能、网络技术知识和上网操作技能以及必要的科技专业知识，并应具有科学合理的群体素质结构。然而，目前检察机关的档案专业人员队伍专业素质比较贫乏，很多检察院的档案工作由聘用制人员来负责，理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大，能进行档案信息深层次研究和开发的人才更是匮缺，这样就很大程度上制约了档案信息化的应用和发展。

3 管理不善，安全问题日益显现

一方面，在档案管理信息化过程中，往往重视信息化中档案信息的流转和沟通，只留心档案信息对工作的参考和借鉴作用而忽视档案的根本作用—凭证作用。档案实体是档案发挥凭证作用的基础。这种情况下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。

另一方面，在档案信息化中，相关人员往往只注重档案信息的使用，而忽视了档案信息在使用过程中存在着安全问题。檔案信息化过程中的档案信息安全包括档案信息存储实体的安全、电子档案数据的安全、档案信息流转的安全，这要求管理者重视档案管理系统和设备的稳定性和安全性，确保万无一失。

电子档案对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等特性决定了电子档案长期保存的困难。在整理和开发利用中的严重不安全性必须要求采取切实有效的措施来保证其安全。