浅论档案信息化建设应注意的问题

刘美红

摘 要：信息化时代，不仅仅是有着各种各样的电子档案产生，同时还需要对各种实体档案进行管理。在这种情况下，需要对档案信息化建设予以高度的重视。文中就对档案信息化建设中所需要注意的几个问题进行分析。

关键词：档案信息化;档案管理人员;档案信息标准

长久以来，一个单位保管的档案大多是实体档案，库房面积和库存实体档案数量颇多，信息化的档案和存放信息化档案的防磁柜等装置较少，甚至一些规模较小的单位缺乏保存信息化档案的装置也是有的。然而，伴随着现代化、数字化、信息化等新技术的不断出现，以及电子档案的出现给档案管理也提出了新的要求：

首先，要努力提高档案管理人员的技能。主要包括档案业务技能和网络技术。档案管理人员要有很好的信息敏锐感和理解能力，熟悉档案信息化和电子档案的国家标准、行业标准、地区标准;档案管理人员要熟悉办公软件、网络信息安全技术，能够快速熟练地转换各种形式的文件形式，并能对其做好安全工作;档案管理人员要既能驾驭档案信息化的过程，又能及时收集归档各种环境下产生的电子档案，用创新意识和信息化理念来管理档案。

其次，要注重培养档案管理人员较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。电子档案的出现拓宽了档案存在的载体，但也对档案管理的保密、安全工作和档案管理人员的保密、安全意识有了新的考验，这就要求档案管理人员要政治素质高、职业道德良好、敬业精神高、有强烈的责任意识和安全意识，要求档案管理人员做好档案的密级划分、档案管理系统的身份认证、权限控制等安全保密工作，要求档案管理人员熟悉档案的备份与恢复技术、电子计算机防火墙使用方法等。

再者，还需要不断完善档案信息化法規、标准建设。档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，确保归档的信息化档案和信息化建设项目档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。法规、标准的起草可以参考纸质档案的有关规定，同时也要遵循国家权威档案部门发出的电子档案的保管使用相关规定。另外，0A环境下产生的电子类文件的整理应遵照国家有关电子类文件的整理规范标准，档案管理人员应对电子文件的真实性、完整性、安全性、有效性都要做到检验，确保档案的及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、账实一致，手续清楚。

信息时代，电子档案的产生、收集、整理与利用等工作不再是档案室或者档案工作人员能单独完成的了。它需要我们做到在日常的档案收集、整理过程中，要坚持实行统一领导以及分级管理的原则，并且充分贯彻档案管理的多级责任制，将单位领导、各部门积极参建档案管理员人员全部纳入到档案管理日常运行单元中，将责任层层分解，层层落实。作为档案管理人员要充分认识档案信息化和信息化建设项目档案的关系，不断提高自身素质，与时俱进，依照一定的法规、标准，做好新时期档案工作，这也是我们务必要做好的档案工作，为档案的信息化工作打好坚实的基础。