我国档案信息化过程的问题、原因及措施

刘桂松

摘 要：虽然档案信息化的概念出现的时间较早，然而经过了这么多年的发展，档案信息化建设管理仍然存在一些问题。文中就我国档案信息化过程中出现的问题以及原因进行分析，并在此基础上提出了改进的措施。

关键词：档案管理;档案信息化;档案信息

我国的档案由来已久，有关史料证明它与汉字的产生年代大致同期。然而，档案信息化这个概念的由来却大致可以追溯到20世纪初期（2000年）往后，短短二十年的历史也让我国在档案信息化进程中浮现出了一些问题，本文就主要想针对这些问题及其出现问题的原因做个简单探析，同时附上一些个人不成熟的解决措施，希望能为我国档案信息化事业的建设工程添砖加瓦。

首先，我国档案信息化管理中主要存在以下几个问题：

一是数据的异构性。因为无论是档案馆还是档案室的资料来自不同的单位或是科室，不同类型数据都有其特点和结构，因此在处理信息时也比较复杂。

二是信息的高度分散性。比如财务报表，税务部门有自己的财务报表，各单位都有自己的财务报表，这就加大了档案部门在处理信息时的难度，他们要从巨大的信息量中抽出最为有用的信息，进行合理的加工和处理，这样才有助于社会信息的共享。

三是当前的信息管理的滞后性。档案信息化的核心在于对档案信息管理的流程进行提炼、优化和重组，提高信息的利用。国内外已有的经验表明，档案信息化的建设重点是进行档案管理而不是电子设备的使用。我国的档案管理体制不够健全，存在很严重的滞后性。

分析完存在的问题，接着，阐述一下我认为影响我国档案信息化建设的主要问题的原因：

一是对档案信息化建设缺乏认识。信息技术的普及可以提高工作效率，完整的信息框架和信息处理模式可以更快的对信息进行加工和处理。很多档案工作者特别是年龄偏大的会排斥新技术，不愿意去学习，因此在信息化建设中应当树立以人为本的理念，让他们转变思想，通过不断提高自身的技术水平，提高工作效率。

二是档案部门的信息化水平不高。虽然目前很多单位已经引进计算机技术来进行信息管理，但是仍有很多机构采用单机操作，这就使得信息资源无法实时共享，没有充分发挥现代计算机技术和网络技术的优势，很多人对计算机的使用效率过低，只会一些简单的操作，这也会影响信息化建设。

三是对于运用信息资源的观念也存在问题。档案资料的流入档案馆很重要，但是把这些信息转变成为对社会有用的，能够服务大众，并带来经济效益更为重要，管理人员应该把注意力转移到后者，提高资源的共享和有效利用。

虽然档案的信息化进程中有着几个拦路虎，但是档案信息化是我国档案的未来整体趋势，由此看来，必须主动克服拦路虎，勇敢迈向成功的未来。针对我国档案信息化的问题，给出如下几点完善我国信息化建设和档案管理的措施：

首先要不断完善我国的运行机制，加强各部门门的监督管理，逐步实现对文件资料的全程管理，赋予档案管理部门一定的行政管理职能，通过加强各部门门之间的合作，形成一個完整的工作体系。

第2，不断完善我国的相关法律法规制度，对档案管理工作进行规范，对各部门制定相应的任务，不断完善绩效评价体系，促进档案信息化建设的发展。

第3，完善信息技术和加大资金投入不断完善我国的信息技术和加大资金投入，建立资金保障体系。在我国的档案信息化建设过程中，技术和资金都是至关重要的。在完善的体系的基础之.上还应加大资金投入，才能保证档案管理系统的平稳运行和信息的安全。我国还应加大一些信息管理软件的研发力度，不断更新系统。加强信息的安全管理，对杀毒软件进行升级，加强访问控制，做到信息的安全管理。最后加强网络 互通的进程，借助现有的信息资源网，实现各部门各机构信息资源的共享，搭建起信息共享平台。

第4，四创新档案信息服务手段不断创新我国的档案信息服务手段，提高信息利用率是档案管理和信息化建设的最终目标，应该对我国的档案服务手段不断创新。