浅论我国档案信息化的注意方向

毛金生

摘 要：随着信息化进程的推进，人民群众的档案意识越来越强，社会对于档案管理提出的要求也越来越高。在这种情况下，要进一步推进档案信息化建设，就必须要形成清晰的认识。文中就我国档案信息化的注意方向进行了分析，希望可以更好的认识档案信息化建设，为档案信息化建设提供支持。

关键词：档案管理;档案信息化;注意方向

说到档案信息化首先不得不提它的涵义，所谓档案信息化即指档案部门利用数据压缩技术、多媒体技术、高速扫描技术等技术手段将传统的纸质版档案、缩微档案、声像档案等通过扫描、拍摄、采集转换成为可在计算机系统中存储，在网络环境中传输的数字档案。数字化后的数据格式要易于识读、迁移，符合国家电子文件通用的格式和质量要求。档案信息化改变了档案信息传统的储存、传输和利用等方式。档案信息化的实质是档案存在形式的改变，纸质档案转换成信息化数字档案的过程。

伴随着社会信息化进程的加快，民众的档案意识增强，其价值也日渐提升，社会对档案管理也提出了更高的要求，早已不限于"管好"档案，更多地要求是"用好"档案。档案管理部门必须提高其自身的管理水平，管理手段必须从手工方式向现代管理方式转变，为社会提供高效、优质的档案信息服务。"提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理"正式成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机，社会及每个单位网络基础设施不断改进完善，也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设，档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现，以高度集成的网络信息为基础，实现档案管理的标准化、数字化、规范化，为社会各界提供快捷高效的档案信息服务，是档案部门和档案工作者当前和相当长时期艰巨的系统工程。

了解完档案的由来，下面该讲讲档案资料具体的来源及数字化了：档案信息化的文件资料来源非常广泛，可以分为以下几个方面各办公系统、信息系统生产的有保存价值的文本、图形、图像、数据等原生电子文件，档案信息化应该将这些电子文件与纸质文件材料相对应，采取信息化设备终端转出、接入出口将以上原生电子文件直接导入到档案管理系统中，当然在转出、接入过程中，应鉴别文件的保存价值和数据的安全性;纸质档案自身的内容信息化档案工作者或者项目资料员采用高速扫描技术、数据压缩技术将纸质档案数字化，在数字化的过程中，要做到先后顺序安排合理、信息转换恰当准确，要做到数字化的档案要和纸质档案能相对应，要保证档案库房的纸质档案和信息化后的数字档案相对应，避免出现档案管理人员能找见纸质档案找不见数字档案，找见数字档案找不见纸质档案的情况，因为纸质档案和信息化的数字档案各有各的优势。

至此，我国的档案信息化应该注重纸质档案和数字化档案并驾齐驱的发展，不能落下任何一方，那么该怎么发展呢？

首先讲讲纸质档案，纸质档案由来已久，是档案的最初保管形式，他可以说是数字档案的依据，数字档案存储过程中不能避免会发生损坏的问题，不是人为过错，这时如果想要知道文件内容，无疑档案室里的纸质档案成了唯一的解决办法，这也就意味着我们要对纸质档案做好妥善的保管，档案属于一个单位的专属涉密文件，是万万不能丢失或者流出去的。与此同时，纸质档案的保管过程中还应注意划分保管期限和类别，永久、30年还是10年都应该区分清楚，分类保存，注意与档案馆的移交工作。

接着讲讲数字化档案，数字化档案是未来档案建设的标准化趋势，不管国家档案馆还是地方各个单位都在追求数字档案的进度，这也足以证明数字档案的未来价值可期度。但即便是是数字档案室的优点频频显现，在实际使用上还是存在这不容忽视的问题，比如档案扫描件的损坏、档案遭病毒破坏等一系列问题，这就要求我们每个单位的档案员足够专业，对档案操作步骤符合国家档案局的要求且对新出的相关法律条文等政策性文件始终保持着密切的关注度，尽量避免档案出现上述不好的情况。

因此，在档案信息化建设的过程当中，不仅要注重纸质档案的整理与保存环节，同时对电子计算机和网络信息的安全要予以重视，和平常的计算机系统维护一样，它也需要工作人员在有一定共識的基础上采取相关的措施对档案管理部门门的计算机网络系统进行维护，只有这样才能更好地保证数字档案的正常使用以及档案管理工作的顺利进行，促进我国档案管理信息化建设工作的不断发展。