流程再造视野下的民办高校行政管理优化研究

杨景斐

(西安财经大学行知学院，陕西西安 710038)

随着民办教育的不断创新，其在满足人们需求及促进社会经济发展方面做出了一定贡献。但在发展变化中，民办高校也存在很多问题。行政管理工作可以确保学校日常工作的正常开展，为教学及科研工作提供一定的支持，但现实情况却是，民办高校行政管理工作常常被忽视，很多问题需要被关注解决。将六层再造理论引入到民办高校行政管理中，不仅可以降低管理成本，还可以提升管理效益，让教师与学生对高校教学更加满意。

1 流程再造理论

流程再造主要是指利用信息技术对跨专业业务流程进行组建，从而使营商绩效不断提升。流程再造主要是对组织流程进行思考与设计，力争在服务、质量、成本、速度上取得明显改变。流程再造理论最初应用于企业改革，改变企业组织成本、速度、质量，进而对组织流程进行重构，在摆脱分工思维的情况下，改变企业原有的管理方式。随着企业组织管理的应用，流程再造逐渐被应用到高等教育中，国外一些高校应用这一理论进行教学管理改革，使管理效益与管理成本都显著提升。对国内而言，随着流程再造在国内高校科教学管理与科研管理中的应用，其确的效果也十分显著。

2 民办高校行政管理工作存在的问题

在行政管理工作中，民办高校主要是模仿公办高校的制度及模式，但受到资金投入及产出模式、管理单位、办学侧重方面的影响，使得民办高校同公办高校行政管理工作间存在较大差异，当前，民办高校行政管理工作存在的主要问题为以下几个方面。

2.1 行政管理理念问题

（1）民办高校行政管理工作还在使用传统的办公模式，缺少先进的行政管理理念与服务意识，使得服务效率逐渐下降。对于基层行政管理人员而言，其主要任务是管理布置层面，服从上级安排为主，没有一定话语权，学校教师与学生没有对行政管理工作进行有效的监督，使得行政管理工作水平出现滞后的情况，行政管理效率相对较低。（2）民办高校组织机构与管理机制设置不科学，与此同时，组织机构的设置常常存在极端现象，部门之间配合不到位，权责不清的情况时常发生。另在对于制度建设而言，在管理和约束方面的机制较多，缺少服务型机制，这也会对民办高校的管理效果造成一定影响。（3）由于民办高校中行政管理模式缺少灵活性，行政管理工作相对繁杂。随着社会经济及教育改革的不断发展，传统的行政管理模式已经难以适应当前的高校需求，同时还会增加行政管理人员倦怠感。

2.2 行政机构职能问题

当前在教育市场，民办高校地位较弱，且民办高校的经济管理工作和公办高校之间存在较大差异，因而会对行政管理工作人员的发展带来一定影响。由于民办高校行政管理岗位多事定制而成，岗位管理及制度方面缺少一定的约束体制，会对行政管理工作的完整与连续性产生影响，岗位制度等问题会对民办高校行政结构的合理性带来影响，致使民办高校行政结构数量较多且存在较多岗位雷同的情况，另外，受到工作分工的影响，难以适应民办高校实际发展要求，行政结构缺少执行力度，管理部门间缺少沟通等，都会对行政管理工作产生较大影响。

2.3 信息化建设问题

在传统的民办高校教育中，民办高校在行政管理工作上主要依靠人力完成，速度与效率相对较低，随着信息时代的到来，民办高校逐渐开展信息化建设，在开展信息化建设期间，民办高校模仿公办教学，在管理系统建设期间缺少前瞻性，忽视自身经济情况，因而结果常常是在管理手段方面实现信息化，在管理过程中并没能发生根本性的变化，与此同时，由于不同管理系统间缺少一定联系，管理信息不健全的情况十分常见。

3 民办高校行政管理实施流程再造的意义

首先，在民办高校行政管理中，应用流程再造，不仅可以提高整体的民办高校人才质量，还可以促进科研及教学管理工作的不断改革。所以，有必要将流程再造理论应用于当前的民办高校中，以此来提高民办高校的管理水平，促进民办高校教学提高整体质量。随着政策的放款与网络技术的应用，民办高校中应用流程再造也为行政管理工作提供了新的发展方向。与公办高校相比，民办高校不必获得国家资金支持，所以对于民办高校而言，在组织机构与岗位方面拥有更多自由，因而可以在行政管理工作方面进行不断改革。再者，随着互联网等信息技术的普及，为民办高校行政管理工作提供了一定的技术支撑。在云共享、大数据、新媒体等技术的辅助下，民办高校可以对行政管理流程进行整合优化，提高行政管理服务水平。

4 基于流程再造的民办高校行政管理优化措施

4.1 创新行政管理模式

民办高校因其自身特点使得行政管理工作和公办高校存在较大区别。在流程再造理论中，主要以顾客服务为基本导向，民办高校为了对行政管理工作进行流程再造，一，改变原来的工作理念，将传统的管理控制思维转变为服务导向的管理模式，即开展服务型行政管理工作。对行政对象需求进行关注，分析服务对象需求，然后通过行政管理工作对服务对象进行服务。在服务导导向期间要创新管理手段与机制，推动服务朝着满足师生需求的方向不断前进，在行政服务期间，充分发挥组织管理职能，促进服务对象个性化发展，进而营造一个宽松和谐的管理氛围，促进教师与学生的全面发展。例如，针对高校学生注册而言，传统的管理模式不仅需要消耗大量的时间，还会增加管理工作负担，利用服务导向开展行政管理工作，就能利用一站式服务，完成新生的入学登记、课程安排、物资调配、入住办理等工作，如此不仅可以缩短工作实践，还可以提高行政管理工作满意度。

4.2 合理设置行政组织机构

在民办高校中其组织结构多为科层制，其中的管理成绩较多，速度较慢，手续繁杂，不同部门间的协调工作常常需要消耗较长时间，行政管理工作效率较低。民办高校行政管理工作实施流程再造，改变了传统的机构设置，对组织机构进行合理简化，简化管理层级，将传统的管理组织结构转换成扁平化的结构模式，减少各个部门之间的摩擦矛盾。与此同时，用过流程性组织的建立，组织当中的所有管理工作都将业务开展作为核心，将项目作为基本方向，保证组织结构的灵活。民办高校专项工作，如迎新、年检等活动，需要各个部门的相互配合，传统的组织结构在这种活动期间需要消耗大量时间，对于管理工作的顺利开展是十分不利的。而项目导向组织流程，则改变了这种局面，导向型组织流程打破了不同部门间的隔阂，将不同部门人员组成项目部，以当前的人员配备为基础，促使管理信息与管理资源双向流动，提高了行政管理工作效率。

4.3 健全信息化建设

民办高校行政管理流程再造，需要以信息化技术作为主要支撑，协同管理工作高效发展。随着信息化时代发展，各项信息技术相继被应用到民办高校行政管理中，通过信息技术建立行政管理工作平台，便于行政管理工作实现信息共享、业务整合、资源协调。在民办高校中建立数字化管理平台，需要做好数字化规划与布局，同时确保其具有一定的前瞻性与整体性，避免在行政管理中出现信息孤岛的情况。此外，通过数字化信息平台的建立，可以促进不同管理平台间的信息交流，以便为不同业务平台的连接服务提供一定的接口。利用数字化管理平台，可以实现对信息来源与归口的统一管理，在满足个性化需求的基础上，对民办教学资源进行全面整合，以此推动民办高校行政管理工作的规范化与信息化发展，最终为行政管理工作提供充足的硬件保障。

4.4 优化管理方式

随着管理观念上的转变，在完成组织结构再造与建立信息化管理平台后，为民办高校行政管理工作提供了软硬件、思想上的保障，接下来需要对流程再造工作中心任务进行优化。利用服务导向对原来的管理流程进行不断优化重组，开展项目短组织形式将管理任务集成到一起，对管理程序进行不断简化。在完成集成工作后，对人力及信息资源进行有效整合，按照各项任务建立相关的业务小组，让业务小组参与不同部门分工中，便于在任务完成期间实现一定的信息共享。这里以年度检查为例，在高校年度检查中，主要工作有人事信息、管理资产、教学管理等内容，如果仅仅按照传统的流水分工，会消耗大量的时间，而且大量信息长期在部门间流转很容易出现信息泄露。但是通过流程再造对年检任务进行重整，建立专业项目组，就可以对各项检查工作进行合理分工，便于信息数据的集成，同时在短期内顺利完成各项任务。

5 结语

综上所述，民办高校行政管理工作可以推动学校教学的正常开展，提高学校管理工作效率，对教学与科研工作具有重要影响。但从目前民办高校行政管理工作来看，其仍存在较多问题，制约行政管理工作的发展。针对此，文章提出了流程再造理念，将这一理念融入行政管理工作中，在民办高校行政管理中通过创新行政管理模式、合理设置行政组织机构、健全信息化建设、优化管理方式，促进民办高校行政管理工作的高效开展，从而为高校教育工作贡献力量。