博物馆藏品管理信息化探析

□魏薇 石艳艳

文物承载灿烂文明，传承历史文化，维系民族精神，是老祖宗留给我们的宝贵遗产，是加强社会主义精神文明建设的深厚滋养。为使文物藏品能够长期永久存续下去，用最科学的方法有效保护，便显得尤为重要。藏品管理的研究，同其他社会科学一样，是一个不断发展、不断完善、不断高技术化的过程。随着信息化热潮的到来，藏品管理信息化作为藏品管理的一个重要内容，进入了一个大发展、大繁荣的高速发展时期。

一、藏品、藏品信息的概念

藏品，是博物馆存在和发展的物质基础，是博物馆最重要的组成部分。博物馆界对藏品的界定是不断变化的。1987年，马子庄、晓贾在《试析博物馆藏品》一文中对藏品作如下定义：“博物馆依据社会需要和自身性质有目的地收集起来，并应用特定程序进行管理、保存，供研究和社会教育之用的有价值的历史文化遗产、自然标本和科技成果及有关的一切资料。”[1]1993年在国家文物局编写的《博物馆藏品保管工作手册》中，藏品被定义为“文物和标本”[2]。同年出版的《中国大百科全书·文物、博物馆》将藏品定义为博物馆收藏物的总称，认为藏品具有特殊性，不是任何实物都能成为博物馆藏品的，而只有那种能够反映人类和人类环境的具有历史、艺术、科学价值的实物才能成为博物馆藏品[3]。1996年，宋向光在《博物馆藏品概念的思考》一文中，将博物馆藏品的概念定义为 “博物馆根据收藏标准和履行特定工作程序收藏、管理的人类和人类环境的物证”[4]，并指出，博物馆藏品不仅是特定形态的物质实体，而且同时也是信息载体。可见，藏品不仅具有人类和人类环境的物证的基本属性，而且更突出了藏品具有容载、变现并传达相关信息的信息载体的属性。2007年8月24日，国际博物馆协会（ICOM）在维也纳召开的第二十一届全体大会上，通过了对《国际博物馆协会章程》的修改，认为“博物馆是一个为社会及其发展服务的、向公众开放的非营利性常设机构，为教育、研究、欣赏的目的征集、保护、研究、传播并展出人类及人类环境的物质及非物质遗产”。这一修改，充分显示了国际博物馆界对博物馆藏品的概念又作了进一步延伸，除了物质遗产的类型，又增加了非物质遗产的内容，更强调了其开展社会教育、服务社会发展的主要功能。

藏品信息，指藏品所包含的基本属性以及内涵，分为两部分，即藏品本体属性信息和藏品管理信息。基本属性，包括名称、时代、类别、质地、尺寸、形制、工艺、艺术风格等藏品属性。藏品管理信息，包括关系到藏品安全保存和充分发挥藏品社会效益的方方面面、形形色色的信息。如藏品传世情况、藏品研究文献、藏品音像记录等[5]。苏东海先生称，我们应加强对藏品管理信息的研究，这些信息包含对历史及人文精神的折射、对藏品情感的真实发掘与再现、对藏品社会影响的评估与统计等诸多方面。他在《博物馆的沉思——苏东海论文选》一文中这样写道：“如果我们在加强藏品的科学研究的同时，加强藏品的人文内涵的研究，追寻每件藏品的故事及其中蕴含着的动人心弦的情感，那我们的藏品研究将会进入更广大的领域；我们的观众将会流连于文物的情感之中，驻足不去。”他还指出：尽管我们可以采取多种技术手段延缓和防止藏品的自然老化和自然界对藏品的危害，但是藏品本体的消失是绝对的[6]。随着藏品本体物质实体的不断消亡，我们可以通过不断深入发掘藏品所蕴含的精神价值，永久保存，并以各种形式运用到公众教育活动中，使藏品有限的生命借助无限的内涵文化和精神价值得到永久传续。藏品管理信息，又是博物馆藏品管理的一个组成部分，是藏品管理工作的延伸和发展。藏品管理信息产生于藏品本身，是藏品的衍生产品，是人们通过对藏品的认知和研究，以文字、图像等形式，记录、描述、复制、加工于其他载体之上的信息产品，也是能够反映文物藏品历史价值、艺术价值、科学价值的实现形式。所以，藏品信息可以相对独立于藏品本身，可开发、可处理、可共享、可传播，是有丰富价值的文化资源[7]。博物馆通过将藏品信息转化为社会价值，实现公众教育的神圣社会责任。

二、传统的藏品信息管理

藏品信息管理是文物保管部门的中心工作，是运用科学有效的方法对博物馆藏品在实现安全，防丢失和损坏、延缓其老化的同时，将藏品的内涵价值转化为社会价值。文博工作者经过几代人的共同努力，在不断进行理论探讨和工作实践经验总结的基础上，逐步探索出了一条科学管理之路。

传统的文物信息管理是用纸质文本保存文物信息。20世纪80年代以前，藏品保管人员对登记入册的藏品信息简单登记，大多仅记录藏品本体属性信息，不见藏品来源以及流传、使用经历。这些附属信息，仅存在于保管员的记忆中，一旦保管员离开，这些信息将随之消失。20世纪80年代以后，随着各类文物保管条例、文物登录规范的相继颁布，藏品信息记录也越来越规范化、科学化，藏品各项记录信息越来越完备。但也不得不承认，传统的藏品信息管理方式存在诸多弊端。如藏品资料均手工抄写，难免会出现笔误疏漏。文物数量大的文博单位，信息登录工作是一项浩大的工程，难度很大，信息核对工作任务也很重，若不能及时发现错误，错误信息将会影响文物的利用。纸质藏品资料，不能实现自动检索功能。对新入职的文物保管员来说，要做到熟悉本馆藏品信息需要耗费大量的时间来实现，这将不利于他们对藏品作进一步研究，不仅影响他们业务水平的提高，而且会严重制约博物馆业务效率的提高，在一定程度上影响博物馆文物保护与利用的发展。

三、信息化的藏品信息管理

信息化的藏品信息管理，即用计算机藏品管理系统来实现对藏品信息的管理。利用计算机多媒体技术，把馆藏文物的文字资料、图形、图像资料、声频和视频资料等信息，系统、准确、多角度地进行存储备份，建立计算机控制的馆藏文物数据库。操作人员通过将原始资料作录入处理，形成一个完整的数字化信息管理系统，为馆藏文物管理带来崭新的工作环境，为管理者、使用者提供准确、高效的查询、修改、统计、复制、输出等功能性服务[7]。博物馆学已悄然融入信息化的社会浪潮。

文博系统的藏品信息化管理，经历了一个从各文博单位单打独斗、不能信息共享到全国文博系统迅速普及、信息系统高度一体化的发展历程。

从20世纪80年代开始，全国多家一级博物馆纷纷进行了信息化尝试，建立自己的网站，建立自己的馆藏文物管理数据库。如：上海博物馆在1984年5月开始规划博物馆的计算机工作，到2004年建成了包含藏品信息管理与藏品保管总账两个子系统的 “上海博物馆数字化文物信息管理系统”，完成占馆藏资源80%的约10万条藏品信息的录入工作。北京鲁迅博物馆在2003年完成了以藏品卡片、图书卡片、总账等信息为基础录入的“北京鲁迅博物馆藏品信息管理系统”，当时共有录入记录6万余条。其他如南京博物院、故宫博物院、中国人民革命军事博物馆、河南博物院、山西博物院等均建立了自己的藏品信息管理系统。这一时期的信息化管理，虽然各大博物馆均投入了大量人力、物力，但因为各个单位的信息存储格式或结构不同，很难进行资源共享。一些规模较小的博物馆限于人才与经费的不足，很少有开展藏品管理信息化工作的。2001年，随着信息化技术的不断发展，藏品信息化管理也迎来了第一次的全国性文物信息化建设的探索工作。国家文物局在山西、河南、辽宁、甘肃等4个省份试点，从馆藏文物、古建筑、大遗址、石窟石刻等不同方面，初步建立了完备的国家文物局一级文物数据库和试点省馆藏珍贵文物数据库。此数据库虽然实现了快速检索功能，提高了工作效率，但仅录入了藏品最基本的23个指标项，只能满足藏品管理最基本的需要，无法实现藏品动态管理的延伸应用，更不能满足社会公众对博物馆藏品资源的自主浏览需求。

2012年10月至2016年12月，为全面摸清国有可移动文物家底，全面统筹文物资源，加强文物保护管理，增强公共文化服务能力，为科学制定保护政策和规划提供依据，全国所有国有单位开展了第一次全国可移动文物普查（以下简称“一普”）工作。这既是继第三次全国文物普查（不可移动文物）之后在文化遗产领域开展的一项国情国力大调查，又是藏品信息化管理领域的一次大发展大跨越。“一普”开发了全国可移动文物信息登录子系统、综合管理子系统、社会服务子系统三个相互联系、满足不同需求的子系统，形成了一个集全国藏品信息资源总库、藏品信息化管理、普查成果转化的公共文化服务体系的三位一体的多功能数据库。

“一普”开发的网络使用平台，是信息化程度最高的藏品管理系统。其一，“一普”由国务院统一领导，集中技术和人才力量，首次针对我国境内各级国家机关、事业单位、国有企业和国有控股企业、中国人民解放军和武警部队等各类国有单位的可移动文物进行全面登记，涵盖面最广。其二，制定了多项登录标准和规范。如《第一次全国可移动文物普查单位登记表》《第一次全国可移动文物普查文物登记表》和《馆藏文物登录规范》（第一次全国可移动文物普查文物登录标准），等等，规范了藏品信息录入的指标项。文物信息登录子系统，包含了馆藏文物的14项基本信息、11项附属信息，以及影像信息。经由对藏品数据和照片的新增、在线填报、逐级审核，通过省级审核后，进入文物信息登录业务数据库，照片文件存入文件存储系统。这些高度规范化的藏品信息，是藏品保管和利用的基础，极大地方便了保管员和展陈人员对文物信息进行检索，提高了藏品的使用效率。其三，系统管理子系统实现了藏品管理流程的信息化。藏品的维护信息、藏品维护历史、精品典藏、展览管理、出入库登记、藏品账册（登记卡、总账、分类账）、修复管理，等等。均实现了信息化，保管员、展陈人员不用亲临库房现场，就能查阅藏品自诞生之日起，以及后来入馆以后的一切后续信息。如：其参与了哪些展览及在展览中发挥的作用、修复者对其采用了何种修复方法及使用的材料、关于其有影响力的学术论文，等等。保管员可以通过点击鼠标对指定文物或批量文物进行批量查询与统计分析，大大提高了工作效率。其四，社会服务子系统实现了藏品信息服务社会的信息化管理。平台将综合管理子系统收集的部分藏品和照片向社会公众展示，并对会员提供词条编辑、评论和分类等互动功能，同时展示总体资源分布状况、普查新闻、普查法规等资讯。

四、对藏品信息化管理的几点认识

经过30多年的发展，我国博物馆藏品信息化管理已经越来越科学化、规范化，但仍需从以下几方面继续做好加强、提升工作：

第一，持续跟进，继续加强“一普”完成后的藏品管理信息化的延续性、日常性工作。“一普”工作虽然取得了阶段性的成果，建立了藏品登录及管理系统，但藏品管理是一项长期的延续性工作，是一项永不落幕的工程。藏品的基本信息，如定名、级别等，可能随着研究的深入而发生变化；藏品的管理信息，如库内整理移动位置、提取修复、参与展览、出库与入库等，是一个动态的过程。这就需要我们的保管员一如既往地利用“一普”平台进行藏品的信息化管理工作。

第二，制定制度，规范使用藏品管理信息化系统。“一普”时期注重的是文物信息登录系统的文物录入与审核。“一普”结束后，我们应把藏品信息化管理的重心转移到藏品管理子系统的日常使用上。藏品资源库内保存的藏品信息属于国家机密，为保护知识产权，维护藏品资料的安全性，需要制定相关管理办法、设置不同权限来规范藏品信息管理系统的使用。如：制定博物馆藏品管理信息化系统使用管理办法，作为总的纲领，指导、规范博物馆藏品信息管理系统的使用；制定博物馆信息化系统保管部门工作职责、博物馆信息化系统陈列部门工作职责、博物馆信息化系统文保部门工作职责等，明确和规范各相关部门的工作分工与职能，落实相关部门的责任制；制定博物馆信息化系统藏品维护管理办法、博物馆信息化系统藏品账册、登记卡、照片下载管理办法，等等，明确各类数据信息操作与下载权限。

第三，加强研究，不断发掘、完善藏品信息。保管部门的主要工作，包括对藏品的保护管理、提供利用和科学研究等。“提供利用”，是藏品保管最直接也是最根本的目的。保管部门不仅要满足博物馆当前对藏品利用工作的需要，而且还要不断探索将来如何能更好地发挥“提供利用”这一职能。这就要求藏品保管部门要不断完善藏品信息，尽可能广泛、全面地发掘藏品所包含的所有信息，揭示藏品的文化内涵，使博物馆有限的藏品能体现出无限的精神价值，实现博物馆服务社会公众、参与社会变革的社会价值。我们要充分利用藏品信息化管理平台来实现对藏品的深入研究。一般的传统文物账册是一物一藏品号，文物为保管方便一般也是按类别分库存放，这样，原本在考古发掘过程中一个发掘单位出土的不同质地的文物往往保存在不同的账册上，保管在不同的文物库房，它们之间的联系往往被割裂开来。我们要充分利用藏品管理系统的检索与统计功能，深度发掘本馆藏品之间的联系，发掘本馆藏品的独特价值与内涵。

第四，培养人才，提升博物馆核心竞争力。藏品信息管理信息化的新时代对人才培养提出了新的要求。博物馆要想在新时代取得好的发展，必须大力加强创新型、复合型人才的培养。“一普”工作已使博物馆工作人员队伍在短期内得到了较大加强，涌现出一批既有过硬的业务素质，又有能熟练操作藏品信息登录和管理平台的实践操作素质的复合型专业人才。今后，我们仍要紧跟时代发展，加强对专业人才的培养。专业人才要树立终身学习的观念，主动学习、善于学习、不断学习，拓宽知识面，了解本领域新的发明、新的观点、本学科以及相关学科的新的理论研究成果，及时更新自己的专业知识，使自己具有保持可持续发展的能力。博物馆也要为人才培养创造宽松的环境，大胆引进人才，留住人才，为人才创造继续学习的机会，使他们获得更多的新资料、新信息，提升博物馆的核心竞争力。