浅析行政单位办公室档案的规范管理要点及其策略

李艳 鹤壁市鹤山区人民检察院

行政单位办公室档案管理主要负责行政单位档案的收集、整理、分类、归档、分析、提取等工作，更多的是为行政和决策提供信息，这项管理工作贯穿于行政单位各部门各工作环节的始终，是一项服务性管理工作。

一、办公室档案管理的主要特征

1.资料种类较为复杂的特征。行政单位日常工作包括很多方面，决定了办公室档案资料种类的复杂性，对所有资料进行有效整理、分类和保存，是一件工作量较大和相对复杂的工作。办公室档案管理包括所有的合同、协议书、会计资料和行政部门的资料，当然还有音频文件，所以办公室档案管理不仅是内容丰富还是工作量较大，实现办公室档案规范化管理，提高了办公室档案管理工作效率。

2.资料收集和保存。资料收集和保存是办公室档案管理的重要内容，档案重点对人事物以及过程的详细真实记录，对行政单位发展来说具有重要意义，为领导决策提供了依据。那么实现办公室档案规范化管理，必须把管理的重心放在档案收集和保存上，确保资料足够齐全和详细，特别是单位的业务方面资料，收集后采用系统的方式进行分类整理保存，并充分发挥信息化技术的优势，实现科学管理。

二、行政单位的办公室档案规范管理要点分析

1.公文制发规范管理要点。绝大多数的行政单位办公室档案都以公文演变，所以制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。按照横写横排的排版模式，需将装订线安排在左面。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，还是不同的手写批注、签字、报表及记录等，选的纸张、墨汁及笔型应不易褪色，确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，对简称及不标准的字尽量少用或不用于行文中，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。

2.立卷归档规范管理要点。立卷归档是规范行政单位办公室档案管理工作的准则。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里，立卷归档规范管理需处理好如下三项内容：一是需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二是需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，尤其是内容、方式及意义的较多类似处的资料文件差别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三是需重视整体性的全宗维护。归档时不仅要把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。

3.案卷质量规范管理要点。行政单位办公室档案是否有价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以提高办公室档案订卷的质量，显得极为重要，因此除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

三、行政单位办公室档案的规范管理策略

1.加强办公室档案信息化管理。行政单位办公室档案规范管理工作运用先进的网络电子信息化技术，不仅可以将行政单位内部各类档案资料按照类别进行分类管理，同时还可以准确而高效地对那些相对复杂的档案资料进行处理、保存。另外，利用信息化技术，办公室档案管理人员可以对各类档案资料进行补漏，避免办公室资料长期堆积。基于信息化技术的办公室档案管理模式，既保证了档案管理效率，同时又能节省归类整理档案文件资料的时间与精力，使资料检索变得更加便捷。办公室档案信息化管理具体表现为：第一，档案工作人员利用先进的信息技术，实现对档案信息的自动化处理，使档案信息的一体化管理得以实现，并为档案信息的高速检索奠定基础；第二，将数字化存储技术运用到不同载体上，并利用信息技术将此信息进行合成，形成新资源；第三，利用信息技术实现办公室档案信息资料的远距离、无障碍传输，完善信息资源的共享。

2.强化办公室档案管理规范化建设。行政单位办公室档案管理工作必须对管理人员提出严格的要求，严格按照要求执行档案管理工作，日常工作中注重对档案资料的维护和更新，必须规范档案管理工作流程，使办公室档案管理程序更加规范化，且需要严格执行和监督管理工作，确保档案资料的准确性和真实性，还需要对档案管理程序不断优化，在保证工作质量和效率的前提下，优化档案管理程序，节约人力和物力。

3.提升档案管理人员的综合素质。办公室档案规范化管理必须要提高管理人员的综合素质，这样才能提高档案管理的工作质量，实现档案规范化管理。单位需要定时或者是不定时对管理人员进行专业技能和管理理念方面的教育和培训，全面提升管理人员综合素质，实现办公室档案规范化管理。

四、结语

综上所述，档案规范管理是行政单位办公室管理的重要内容，是整个行政单位协调、掌握、高效管理运行的有效保证，因此为了发挥办公室档案在行政单位管理中的功能作用，必须加强对行政单位办公室档案的规范管理要点及其策略进行分析。