乡镇基层企事业单位档案管理工作现状及发展探究

张松 邹平市码头镇人民政府

在计算机技术、互联网技术、移动网络等技术的影响下，社会各行各业飞速发展。无纸化、信息化已经成为现代化办公趋势，而乡镇基层企事业单位的档案管理工作，仍处在原始的手工管理的阶段，档案管理混乱，档案利用率低，给基层企事业单位开展日常工作带来很多负面影响，针对乡镇基层企事业单位档案管理工作的现状及存在的问题，提出可行建议。

一、乡镇基层企事业单位档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作重视程度低

档案管理工作专业性较强，一般包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供这八方面工作。每项工作都必不可少，并有一定顺序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理目的而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。乡镇基层企事业单位对档案管理工作普遍存在重视程度不够的问题，由于基层事务繁杂，一般在乡镇基层企事业单位从事档案管理工作人员大多是兼职，这就严重影响了档案管理工作的开展，各项硬件条件也参差不齐，在很多地方甚至没有专门的档案室，这使得乡镇基层企事业单位的档案管理混乱，对日常的生产经营活动造成了不好的影响。

（二）档案管理人员专业程度低

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。做好档案管理工作看似简单，实际上在从事档案管理工作中需要具备专业的档案管理知识。而在乡镇基层的企事业单位从事档案管理的人员，一般都是兼职，并严重缺乏专业的档案管理知识，应付日常的档案管理工作已经筋疲力尽，更勿论提高基层企事业单位档案管理的现代化水平。

（三）基层人员档案管理意识差

乡镇基层企事业单位工作人员普遍对于档案存档工作不够重视，甚至对个人档案的重要性都一知半解。例如很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算；在日常工作中需要存档的文件资料，却随手一丢，没有存档意识，在日后的工作中需要查询以前文件资料时才知道档案存档的重要性。

（四）基层档案管理工作现代化水平低

在乡镇基层企事业单位档案管理工作绝大部分仍停留在原始的手工管理阶段，计算机在基层的档案管理形同虚设，档案手工管理在检索查询档案时往往浪费当量的时间人力，加重了乡镇基层工作强度。

以上在乡镇基层企事业单位档案管理工作中存在的问题，造成了乡镇基层企事业单位档案管理混乱，档案利用率低，甚至有原始档案资料丢失的现象，这严重影响着单位个人的日常工作生活。如何解决上述乡镇企事业单位档案管理工作中存在的问题，做出如下探讨分析。

二、提高乡镇基层企事业单位档案管理的有效措施

（一）提高档案管理重视程度

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作。档案管理工作不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，其工作目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。针对档案管理工作性质制定完善档案管理规章制度，设立专门档案管理部门，提供独立的档案室，制定相应的档案管理部门考核准则；成立本单位档案管理领导小组，由单位领导任组长，各部门负责人任成员，提高领导重视程度，制定详尽的档案材料收集管理流程，在单位中形成档案管理的系统化。

（二）提高档案管理人员的专业素养

档案管理工作属于持续性非常强的一项工作，这就要求管理工作人员具备较强的档案管理专业素质。随着信息化技术的飞速发展，这就要求档案管理人员不仅要具备一定的档案管理基础知识，还应该具备现代化的管理能力，从而为提高乡镇基层企事业单位档案管理工作现代化奠定基础。为了使档案管理更好的发展，单位就应该建立自己的档案管理队伍，具备专业性较强的管理技能。单位在招聘档案管理人员时，要求必须具备一定的档案管理基本技能。对于已经在岗的人员，应该加大培训力度，对档案管理人员定期进行专业技能培训，在培训过程中不仅要补充和更新工作人员的档案管理基础知识，还应加强工作人员对于实践业务方面技能的培训。并制订档案管理人员的考核机制，提高工作的效率，有效地提升档案管理人员自身素质。

（三）提高单位每个工作人员的档案管理意识

所谓档案意识，即人们对于档案和档案工作在国民经济建设、国家社会生活各个方面性质、地位和作用的认识。档案事业健康顺利发展的关键在于工作人员的参与管理意识，所以提高单位工作人员的档案管理意识尤为重要。意识决定于人的行动，只有意识的提升才会有更行之有效的管理手段。这就要求我们做好档案管理工作的宣传工作，让每一个人都认识到档案管理工作的重要性，群策群力为做好档案管理工作保驾护航。

（四）加快档案管理信息化建设

信息化档案管理，就是利用信息化技术将档案管理资料和信息进行统一的管理、归类、处理和保存，让基层档案管理工作能够实现资源的共享，从而为社会提供更加便捷和优质的档案管理服务。在档案管理过程中，通过信息化的管理不仅能够有效地提高工作效率，还能解决档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾，更好地为档案信息需要者服务。加大对档案管理工作的投入，不断优化档案管理硬件设施，更新档案管理系统，从而拥有现代化多样化的档案管理平台。逐渐建立电子档案，并不断利用现代化的电子通讯技术进行信息之间的交流和传递，从而实现基层档案管理工作科学化、自动化，提高基层档案利用率。