加强内部控制方法 提升事业单位物资管理

朱新民 江苏省盐城市大套第二抽水站管理所

本文基于对事业单位物资概念的深刻认识，引申出事业单位物资管理事无巨细的问题，认为目前事业单位物资管理水平有很大的提升空间。事业单位有没有充分认识到加强物资管理工作的重要性，关系到事业单位对发展空间和工作绩效的态度，意味着事业单位的经济利益风险程度。文章下半段的探索更是将提升事业单位物资管理水平延伸到内部控制，以期物资管理的内部控制方法的加强。

一、事业单位物资

（一）事业单位物资的概念

事业单位物资是指正常运行事业单位各项工作业务必需保障的所有物资材料，包括办公用品、宣传活动道具、印刷物和其他低值设备等易耗器材，由于这些物资材料普遍达不到固定资产标准，所以在事业单位管理工作中只能定义为物资管理。

（二）事业单位物资管理的问题

事业单位物资管理上有很多地方工作上做不到到位，这些物资虽然普遍低值，但是时间一长就会出现巨大浪费。很多物资管理意识不强的事业单位物资管理人员，日常管理上又没有制度与机制保障，整体物资管理水平完全降到正常水平线之下。加强物资管理工作关系到事业单位工作的开展效果和事业单位的重大利益，提升物资管理水平始终都有充分的理由。

二、事业单位物资管理

（一）物资规划管理环节

由于事业单位购置的物资材料在周转中拥有很强的流动性，在这个过程中物资始终处于一个被消耗与添置的环境，而且这个环节特别容易发生物资流失和材料浪费现象。尤其是在采购方式上比较随意，甚至发生大批量采购物资材料可以直接报支的现象。这就要求事业单位物资管理首先需要一个规划管理环节，从而对物资材料流动实施统筹。

（二）物资采购管理环节

事业单位的物资采购进行之前必须由管理部门审批，并且授权采购发起人执行采购方案和预算。最后将合理的采购方案提交上级单位审查，审查通过后才可展开物资采购工作。采购部门完成所有采购运作与供应商互相签订采购协议，还要有事业单位相关监督人员在场见证。采购部门交付采购款项时，更应该有财务部门负责对各类款项跟踪审核。

（三）物资仓储管理环节

物资材料入库登记时需要对物资的数量、类型和质量等进行核对验收，在物资管理的仓储环节要求管理人员对物资进行分类存放，仓储环节需要定期清查盘点物资并且要求管理人员认真记录以确保物资安全。物资材料出库需要经由使用物资的各个部门负责人对物资的规格和数量进行审批签字，仓储人员则确保领料单无误而且确定经过审批才能进行登记出库。

（四）物资消耗管理环节

事业单位物资消耗管理环节主要表现在物资材料的使用跟踪上，甚至有必要形成不良消耗、损坏报告机制，以期降低浪费。

三、加强事业单位物资管理的有效策略

（一）建设完善的物资管理制度

缺乏内部控制意识不能给物资管理予充分肯定的事业单位其实是有法可依的，目前我国已经建设了大量物资管理法案，如《会计法》《政府采购法》等，就是立足于事业单位物资管理颁布的具体法规。一个科学合理的物资管理内部控制制度，其内容包括物资采购、物资管理的具体操作流程，管理人员的临时或专职工作职责等内容。

（二）建立科学合理的监督体制防范事业单位物资管理存在大量风险

由于事业单位物资管理计划普遍乏善可陈，使得事业单位在开展物资管理的实际工作中存在较大的随意性，进而导致物资管理面临越来越多的风险，损害物资管理质量。基于建立内部控制制度的原理是单位内部旨在让各项业务互相联系和互相制约的措施，加强应对这些物资管理风险的内部控制，务必成立专门的管理部门从采购到发放使用全程进行物资管理的监督和检查工作。在物资管理的监督和检查工作整个环节，事业单位中的采购、财务和审计等各个牵涉部门都需要积极参与其中。内部控制制度是现代化企业管理的产物，但是内部控制制度在事业单位物资管理不能止步于审计工作。

（三）制度化事业单位物资管理，健全物资管理运行机制

没有事业单位物资管理制度形成的制度壁垒，物资管理程序将无法作为机制运行。想要提高事业单位物资管理有效性，那么就需要设置相关考核机制，以此来为物资管理人员设置专门的奖惩机制，在提高工作人员工作效率的同时，加强风险管理机制。

（四）加强培训与高素质人员引进，建立高素质管理团队

目前事业单位从事物资管理的工作人员综合素质普遍不能满足管理要求，只有很小一部分人员接受过专业系统的岗前培训，大部分人员不能够明确自身的岗位职责，出现严重的情况将使事业单位蒙受巨大的经济损失。由此，事业单位需要重新规划人力资源保障工作，将更多高素质人才吸纳件，物资管理部门，采购部门以及仓储管理等部门。并且结合专业人员综合能力合理分配。在这个管理团队建设的项目投入中，重视即是加强，没有重视加强就没有物资管理内部控制的硬件基础。

（五）事业单位对物资供应现状不甚了解，应建立对供应商的评价体系

市场条件下物资供应环境复杂多变，术业有专攻的大多数事业单位并不精于此项，为此可以参考专事专办原则实施对供应商策略。为了加强内部控制事业单位，还需要建立完善的供应商评价体系可以有针对性的利用网络技术建立起供应商的专门信息库，这样在展开商品采购时可以简化采购人员对于供应商的审核，从中选择优质供应商，随后将其作为信用好，质量优的供应商归档入库，可保持长久的合作关系。这个对供应商策略会随着采购的后续发展而变得庞杂，但是去除冗余之后就会变成物资供应系统的集大成者，相较之下性价比极高。

四、结束语

事业单位物资管理不是一件小事，它的管理水平代表一种职业态度，它的管理方法代表一种职业标杆。总的来说，需要加强的内部控制方法有：加大对事业单位物资管理的重视程度，防范事业单位物资管理存在的大量风险，健全物资管理运行机制，提升物资管理人员综合素质，建立对供应商的评价体系。