电子文件管理标准体系的基本框架和建设构想

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电子文件的科学管理在很大程度上依赖于标准的作用，标准是对电子文件进行高效、规范管理的保证，也是有效开展其他相关活动（电子政务、电子商务等）的基础。因此，只有建立科学规范的标准体系，才能提高电子文件的管理水平，从而确保其真实性和安全性。

一、电子文件管理标准体系基本框架

1.总体标准模块。包括电子文件管理标准化的基本原则、方法、内容、相关术语等的标准，如电子文件管理标准体系指南、电子文件通用管理原则、电子文件管理流程通用规范、电子文件术语标准等。

2.形成捕获标准模块。主要针对电子文件形成过程、捕获积累过程、交接过程等管理活动的规范化，大致可分解为电子文件形成、交接、数字化等二级模块。形成是对电子文件前端控制原理的要求，该处重点是规范电子文件形成过程中与后续管理相关的部分；移交一般指电子文件资源的输入行为，包括捕获、归档等环节；数字化模块负责各类档案资料数字化转换的系列规范，这是当前我国档案信息化的重要工作内容。

3.组织处置模块。组织处置一般是指对接收到的电子文件进行分类、识别、处置、监管等基本管理活动的标准模块。其中，分类是指根据文件性质和特点进行分类及归类的过程；鉴定是对文件的保存价值进行判断，确定保存期限的行为；处置是指根据鉴定结果对文件采取的移交、销毁等各种行动；监管包括跟踪、统计和审计等活动。通过对组织处置的一系列规范约束，提供有序、科学的管理。

4.检索利用模块。检索是指从电子文件管理系统中查找电子文件信息的过程；利用是指规范向用户提供的文件信息活动及服务，包括编研、申请审批、阅览等。

5.长期保存模块。长期保存由维护及三性保障等子模块组成。其中维护主要负责提供信息与载体安全保护；三性保障包括真实性、完整性、可靠性保障。真实性保障用来保证对文件形成、接收、传输、存储、处置过程的控制，保证文件的真实性及对文件内容和各类操作者的授权管理；完整性保障用于确保文件完整、无改动的程序及方法；可靠性保障用于保证文档内容的可信度，以及文档保存中各种相关活动的可靠性。

6.资源描述模块。包括数据元管理、元数据规范模块。数据元是指与电子文件管理有关的数据元的制定、维护及标准化；元数据关注如何定义和使用元数据来描述电子文件资源。

7.资源管理模块。它针对目前常用的不同类型电子文件资源的描述规范、交换格式等内容，在性质上能与传统的各类著录规范映射。

8.应用系统模块。包括系统需求、设计、管理，试图总结应用系统设计开发的核心流程。系统需求规范电子文件中心、数字档案馆等形式的应用系统需求描述规范；系统设计用于规定各种应用系统设计需遵循的规范要求；系统管理是指应用系统开发过程中的各种管理内容，包括项目管理规范、系统验收认证等。

9.技术支撑模块。技术支撑并不是指系统构建中使用的一些基本技术，具体指电子文件管理中对信息支撑技术有特殊要求的部分。

二、标准体系的建设构想

1.立足当下，循序渐进。电子文件管理标准体系需回答当前制约发展的典型问题，对关键、突出问题，需加强相关标准的安排，引导相关标准化资源向重点内容倾斜。因此，要了解电子文件管理的实践进展，尊重客观现实的约束，科学安排，合理规划，循序渐进，不能脱离实际。这既保证了标准体系的实用性及先进性，又有利于维护系统的相对稳定性。

2.确定合理的标准形式及范围。纳入电子文件标准体系的规范内容较庞杂，因此，编制时，需注意那些在政策及法律范围内的不纳入标准体系；技术和实践不成熟的，暂不制定标准。因电子文件相关技术的快速发展及更新，因此，对不成熟、不发达的技术，暂不制定标准。否则，一旦强制性制定及实施标准，反而可能成为桎梏，制约其健康发展。对技术发展不成熟，但实际应用发展快，对标准要求较强的内容，可用指南、建议等规范形式提供，并纳入标准体系。

3.全面均衡。标准体系是描述电子文件管理工作的总体规范框架，因此编制中需适应各种标准，包括基本、通用、专用标准等；国际、国家和行业标准等层次；技术、管理、工作标准等类别；现有标准、正在制定的标准、待确定的标准等。从全面的角度构建，能大幅提升电子文件标准体系的完整性及实用性。

4.注重协调。协调是任何系统都必须重视的构建原则。根据电子文件管理的相关研究，在标准体系构建中要注重其内部协调、外部横纵协调及规范形式协调等。

系统的内部协调意味着系统内的标准应一致及配套，形成一个完整和全面的整体，确保应用中标准体系的通用性，减少不必要的转换及对照，并注重与当前国家标准及国际标准的衔接。

外部横纵协调是指横向的电子文件管理标准应与相关业务标准体系及文件管理标准体系相一致，避免冲突；纵向标准体系应与相关法律法规和政策相一致。

规范形式的协调是指国外类似标准体系的做法，注重政策、标准、制度、指南、手册等各种规范形式的协调，在电子文件管理实践快速发展的今天，在标准体系中适当引入其他形式的规范，有利于提高标准体系的实用性。

5.注重参考，提倡“拿来主义”。编制明细表时，应注重等同和等效采用其他适当的标准，包括国际、其他国家、行业标准。对适用于我国电子文件管理的标准，特别是技术标准，完全可等同或等效采用。例如，在电子文件系统设计中，类似网络设施、系统安全等模块下的标准与电子政务等标准系统有较大的重叠，可借鉴实施。从而节省了标准制定资源，还缩短了标准颁布时间，进而尽早为电子文件管理提供规范及指南。