大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析

马俊 青岛世园（集团）有限公司

中国信息技术的不断发展，有助于我国企业建立完善的信息化系统。随之而来影响的便是企业的档案数据管理，传统档案管理方法的局限性导致档案数据信息无法得到充分利用，阻碍企业的战略决策。而随着大数据分析手段的普及，对企业档案信息化管理有着极大的帮助，但在此过程中也存在着一些缺陷与不足，希望本文的探讨能够对企业完善信息化档案管理提供帮助，使企业档案管理工作能够享受到大数据带来的红利。

一、大数据对企业档案管理的影响

（一）难以准确定位查询的纸质化数据库

虽然我国大力推进企业信息化改革，但由于一些企业管理水平有限，受资金限制，还在应用已经不适应时代发展的纸质化数据管理方式，此种方法效率低下，并且随着时间的增加，档案管理部门的负担会越来越重，一次次重新对档案进行分类归整，一次次寻找合适的位置对其进行保存管理，对于档案管理人员来说，是一项巨大的挑战，但相信随着大数据管理的成本日趋廉价，此种形势会迎来可观的改变，仅会有极少数机密或者极其重要的文件进行纸质化管理，以减轻相关档案管理人员的负担。

（二）数字信息化数据库

放眼20年前，怎会想到互联网能够发展到如此地步，大数据技术的到来更加方便了企业档案的管理，能够使档案信息数据化，融入互联网这张大网中，真正做到集中化管理档案数据信息，在保证档案数据安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企业能够轻松精准定位用户推送产品，扩大公司效益，使系统工作效率得到有效增长。日前各个大数据处理服务公司争相推出了各类手机APP、电脑客户端等相关软件，提供相应解决方案，无纸化档案管理真正走进现实中。

（三）电子邮件数据库

企业在运营过程中，各部门之间少不了用邮件进行交流，借助QQ邮箱、163邮箱、飞信、钉邮等相关服务类软件，此种方法便捷高效，并且不占用用户本身资源，在较小规模企业资金不充裕的情况下，大多会采用此种方式，虽然廉价，但安全性及稳定性却没有打折，也是一种不错的选择。

二、大数据背景下档案管理的思考与对策

（一）转变思想观念，积极面对档案管理对象的变化

社会发展与技术进步的总趋势不以人的意志为转移，企业领导者和档案管理人员应该适应时代更迭、顺势而为，转变思想观念，积极面对档案管理对象的变化，努力学习与运用大数据信息化技术知识，使得档案资源的前景向规范化、保存方式更先进、利用更安全、便捷的方向推进。收集电子文件、图像、视频等一切具有保存价值的对象都作为档案管理，并强化对非机构化的新型档案信息的实时收集、存储与管理。这就意味着档案部门不仅仅是在档案“量”的积累，更要及时增加档案的种类，保证档案工作研究、分析对象的“完整性”，为档案工作的“质”变打好坚实基础。实际上，这也丰富了档案工作的内容，注入了新鲜的血液，为档案未来的发展拓宽了道路。

（二）大力夯实基础，构建业务储备标准化

大数据信息化环境下，档案工作紧密地结合数据驱动和业务驱动的数据管理方式，数据生命周期理论业已成为档案部门一大新的研究方向。大数据信息化环境下，用户生成的档案资料内容颇多，占据了主导地位，鉴定并确保数据质量显见成为工作瓶颈。因为，传统档案数字化成果基本处于档案数据的粗加工阶段，导致后期档案数据分析、挖掘和利用难度较大。而以大数据信息化为契机，根据企业现状，进一步明确工作目标，构建业务储备标准化，结合国家和行业新出台的办法和标准，对归档范围、特殊电子文件归档方式方法、元数据管理、真实性保障、单轨制等关键内容进行深入研究，积极探索更加行之有效的实施方案。通过制定元数据标准、归档范围、归档移交数据包标准、档案数据鉴定规则等业务标准，夯实档案业务基础，为后期档案数据分析、挖掘与利用奠定了坚实的基础，创造了有利条件。

（三）加强沟通，精心搭建新的管理方法与模式

回顾过去，传统档案管理的核心在于对档案载体的管理，形成了一套对档案实体等外围环境要求的管理方式。眼观时下，大数据信息化环境下档案管理方式逐渐变为对档案内容、结构、背景等诸多要素的管理和控制。大数据信息化环境下，系统产生的信息从文件级演变到数据级，档案管理方法需要借鉴数据管理、数据库管理的方法，从规则、模型、数据结构、数据关系出发等环节进行管控。传统管理模式中显得不为重要的过程数据，从知识管理角度出发具有极大价值，故此对全过程的数据要进行管控，并将工作细节和经验保存下来，有助于缩短制造周期。可见，大数据信息化的优势与特点在工作实践中已经展露无遗。面对大数据信息化的实际应用，搭建平台至关重要。

（四）提升队伍素质，努力培养档案数字专业人才

现代社会的竞争，关键是人才的竞争。企业的进步与发展，人才实属关键。从档案事业长远发展和数据安全角度考虑，组建具备技术能力与专业知识的档案人才队伍非常必要。

三、结束语

综上所述，企业档案数据信息化管理具有多方面的作用，提高其数据收集力度的同时，又能使其对用户本身需求进行快速准确定位。企业要充分利用大数据技术对档案进行信息化管理，为企业稳定发展打好基础。同时，企业要加大财政投入，鼓励档案管理方进行改革创新，加大对档案信息化管理体系的研究，确保此项工作得以顺利进行。