大数据背景下企业档案管理策略研究

刘志强 呼和浩特经济技术开发区社会事务协作中心

在大数据背景下，网络信息技术在各行业领域中得到广泛应用，在企业档案管理中，档案资料作为重要的信息资源，其利用价值也越来越受到重视，因此需要通过档案管理水平的提高，使档案信息的有效利用率提升，在企业发展中充分发挥其作用，其中企业档案管理工作加强网络信息化建设至关重要，进一步促进档案管理工作的有效创新。

一、大数据背景下企业档案管理的不足

（一）落后的档案运营管理模式

在现阶段的企业档案收录过程中，大部分还停留在人工处理阶段。首先，需要工作人员识别信息类型，并进行相应分类，然后再进行信息录入，最后做归档管理，在此前提下，还要进行相应标注，但由于人员离职，而后新进的工作人员并不熟悉前者的标注习惯，必然导致出现信息查找时间增加乃至信息丢失的问题。现阶段，我国企业大多是多企业融合的产物，所涉及的运营方面极其广泛，设计的内容相当烦琐复杂，这便为相关档案管理人员造成了相当大的负担，人无完人，必有知识欠缺的方面，归档中必定会存在相当多问题，可能因为一个小数点，便会造成数据记录不准确，进而酿成大事故，这不得不引起我们的重视。其次，由于相近领域数据存在一定的相似性，可能会在归档过程中造成相应数据被覆盖的问题，使得保存数据出现差错，其必要的核查尤为重要，此举再次加重了档案管理人员的负担。再次，多类型多结构的问题依然存在于无纸化档案转变的过程中，如果大数据管理技术不进行相应的适应性转变而直接融入传统管理模式中，必然会造成相当严重的后果。

（二）档案意识方面的问题

企业属于市场经济发展的主体，所以在市场经济快速发展的形势下，管理人员要及时更新管理观念，解决管理中的问题。但是在实际中，一些管理人员所具备的管理意识并未及时更新，甚至一些企业在达到管理目标后出现滑坡现象，表现出不求精进等问题，难以对档案管理工作进行监督。加之档案管理并不能够产生出直接的经济效益，所以一些企业逐渐认为档案管理工作可有可无，虽然表面上提出了档案管理工作的重要性，但是形式化问题严重。甚至一些企业中的管理者采取了短期行为，只是针对自身工作范围内的各项经济指标进行了处理，而并不愿意从长远发展的角度来开展档案管理。由于企业中的管理者对档案管理重视度不够，使得许多工作难以落到实处，甚至出现机构被削弱、人员数量减少等问题，最终影响到档案管理工作的开展。

（三）档案管理人员专业素质不强

目前，不少企业对于档案管理工作仍存在着重视度不足的情况，普遍停留在资源保管的层面，缺乏现代化的管理手段和方式，导致各类资料无法在企业发展中充分发挥作用。另外，由于相关管理制度的缺失，导致资料无法及时地收集和保存，造成资料丢失、损坏等情况，使企业遭受一定损失。企业对档案管理工作缺乏重视，也使档案管理人员对自身工作的重要性认识度不足，管理人员的专业素质不高，导致资料利用率下降。

二、大数据背景下企业档案管理问题解决方法

（一）优化档案管理模式，建立健全大数据背景下档案管理的准入制度与监管制度

对于企业来说，要响应国家号召，对相应的档案管理部门进行现代化改革，要保持具体问题具体分析的原则不改变，对档案管理模式进行优化创新，开创低消耗高效率的新局面，为推动应用大数据技术进行档案管理的新模式奠定良好基础。再者，需要完善相关的制度体系，确保整个档案录入过程的完整，同时增加相应的监管职位，相应专业人员负责相应专业数据的录入工作，做到责任到人，确保出现问题时能及时找到源头并快速弥补漏洞。有了制度的保障，才能充分改善档案管理效率低下的局面，并且提升企业档案数据的安全性，使得数据被盗取或泄露的风险降到最低。

（二）更新档案管理观念

在大数据时代背景下，企业档案管理工作应积极转变管理理念，为档案管理工作的创新发展奠定坚实的基础，并在日常管理过程中，通过全新管理理念的运用，进一步促进档案管理工作的数字化、信息化、现代化发展。同时，管理人员应对档案管理加强重视，保持科学发展观，并将其作为工作指导思想，使档案管理工作与信息化技术有效融合。相关管理人员还应加强创新意识，对档案资料开发利用的重要性提高认识，确保管理理念能够更好地适应企业发展的步伐，使管理的时效性提高，使档案资源能够在企业可持续发展中充分发挥价值和作用。

（三）提升档案人员综合素质

企业档案管理工作人员综合素质提高对于有效保证档案管理服务水平有着重要的影响。首先，需要提高工作人员对档案管理工作重要性的认识，完善档案管理制度，使工作人员的管理观念得以创新，使工作责任心有效提高。其次，企业应定期组织工作人员进行专业技能和管理知识的培训，使其综合素质和专业技能提高，对档案管理工作人员的知识结构进行更新，对计算机技术和信息化技术予以充分了解和掌握，为档案管理的信息化建设奠定坚实的基础。再次，企业需要加强专业人才的引进，使档案管理工作人员的整体素质提高。最后，为了有效调动档案管理人员的工作积极性，应制定相应的激励及奖惩制度，对档案管理工作进行有效规范，使资料信息的有效性、全面性和真实性得以有效保证。

三、结束语

企业档案数据信息化管理具有多方面的作用，提高其数据收集力度的同时，又能使其对用户本身需求进行快速准确定位。企业要充分利用大数据技术对档案进行信息化管理，为企业稳定发展打好基础。同时，企业要加大财政投入，鼓励档案管理方进行改革创新，加大对档案信息化管理体系的研究，确保此项工作得以顺利进行。