浅议实现招投标档案优化管理的目标

乔金雪 天津生态城绿色交通有限公司

传统的档案管理模式阻碍了档案管理数字化的发展。在信息化环境下，招投标档案的数字化管理面临巨大挑战，创新是解决巨大挑战的关键。通过管理理念和理念的转变、技术的应用以及管理规范和流程的创新，促进了招投标档案数字化管理的发展。

一、招投标档案管理现状及问题

（一）招投标档案规范化的缺失

招投标采购档案记录了企业进行工程招投标采购的全过程，具有原创性和真实性的特点，能够最大限度地还原当时的招投标情况。这对于保存与投标有关的文件和档案尤为重要。但是，在一个特定的保存过程中，投标档案往往由于各种客观原因而丢失。第一，由于一次性招投标和频繁操作的行为，很难存储更多的档案；第二，采购的货物在招投标结束后将用于相关领域，可能会造成来源方面的重大客观困难。随着因特网+的推出，导致了一个电子过程，投标变得更加容易，而有关工作人员、管理人员甚至管理人员却没有把注意力转向档案管理。

（二）电子档案管理不规范

面对“互联网+”的大趋势，网络技术在许多领域都有了发展，管理理念和方法也逐渐发生了变化。一些单位还引入了管理投标文件的电子模型和新模型，并通过网络以电子方式投标，但大多数处于应用程序的初始阶段。由于排斥和熟悉新技术，电子投标档案管理仅限于项目名称、文件目录、项目上下文等，或仅导入和导出平台数据；此外，由于企业担心电子档案丢失和纸面档案的保留，电子档案管理的优势尚未充分实现。可见投标文件是电子的，不是很数字化。纸面档案通常需要手动检索，以满足法律、审核或咨询要求，这可能会导致大量人力资源消耗和而且极其不利于保存。在许多情况下，损坏会丢失。

二、招投标档案管理电子化建议和对策

（一）依托“互联网+”规范招投标档案管理

电子报价单的投标方式明确规定，公司的投标行为由电子投标系统补充，并通过电报和数据生成详细记录。同时，这种方法使电子投标文件具有 充分的法律地位，甚至在某些方面超出了纸面文件的范围。在电子投标过程中，必须在投标条款中保留纸面文件；如果内容和纸面文件有冲突或不一致，招投标文件中就没有以电子文件为基础的具体约定。该方法为投标文件的管理提供了一些标准。各单位应能够自行制定更详细、更现实的管理做法，建立全面的投标文件管理系统，并将其纳入整体档案管理。

（二）运用新技术，确保电子化档案信息安全

电子信息技术使目前对特定文件阶段和存储方法招投标的人力资源管理得以改进和渗透。例如，纸面档案可以转换为电子文件，这样既快捷又简单，并且可以提高准确性。但是，为了提高文件安全性，我们采用了常用的方法，如档案的PDF加密、防火墙设置等。不太安全，容易被破解，不能完全避免被入侵和窃取，有很大的改进和推广空间。应用和传播新技术总能带来好处和进步，需要一定的风险。对于招投标文件的管理，申请领域的空间仍然很大，还有许多其他领域需要进一步开发。

（三）提高电子化数据的管理与检索水平

“互联网+”是一种全方位的方法，它收集并整合了来自社会各阶层行业和组织的大量数据。这意味着通过网络连接和开放交互分析大量数据的整合。但是，大数据时代并不意味着无须手动干预和审核。相反，互联网上的数据仍然需要上传大量的数据，这些数据构成了网络连接的基础。投标大多是由政府资助的大中型企业。因此，这些公司在招投标时必须上传数据的完整性和准确性。在管理投标文件时，公司不仅需要审查和核实输入的数据，而且还需要考虑到与国家政策、体制建设和敏感问题有关的信息。只有在数据输入的真实性、准确性、完整性和可靠性得到保证的情况下，才能确保对今后使用和检索投标文件的可靠支持。

（四）对管理规范和管理流程的创新

为了简化投标文件的管理，投标文件管理系统缺乏统一性和规范性，需要对投标单位、文件管理和数字化技术进行综合考虑。因此，文件系统需要标准管理标准和流程。虽然目前有一个强制性的文件管理归档标准，但参与方必须负责组织投标文件，作为实际管理的一部分。此外，还需要有一个创新的管理过程，以便能够在投标工作中自动存档文件，并随时存档。这样，案例研究将在招投标完成后自动完成。此外，还应考虑招投标机构内电子招投标和案例文件的混合以及各部门和机构之间文件系统的登记。此类法规和过程完全依赖归档过程，而不会浪费时间和精力减少管理错误并提高文件管理效率。

三、结束语

总体而言，有关部门应利用各种形式提高企业档案人员和招投标业务人员的意识，提高招投标档案的管理水平。在招投标档案的管理和利用过程中，档案工作者和档案集中管理人员应不断完善招投标档案管理制度，加强业务培训，增强工作责任心，及早收集经验教训，不断发展新的招投标管理思路和方法，系统地管理和利用招投标档案，管理招投标档案，使其符合招投标项目标准。