提高机关事业单位档案管理的信息化水平

郑 成

（吉林省梨树县园艺特产管理站，吉林 四平 136500）

随着社会的不断发展，科技的不断进步，越来越多的工作都向着信息化、简单化的发展，档案管理工作也是如此，档案的信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，同时，档案管理工作是每一个企业的关键并长期性的工作，在园艺特产管理站的档案管理工作所要涉及的范围比较多，各种注意事项比较多，因此，及时为档案管理工作提供相应的硬件设备，并配备专业的档案管理工作者，以此来方便该管理站的工作者进行资料的查询，从而加快档案信息化管理的进程，提高工作效率。

1 机关事业单位人事档案管理存在的问题

1）档案管理的方式落后。大部分的机关事业单位不重视档案管理工作，大多数的人对档案管理工作没有足够的认识，因此，大多数的机关事业单位对于档案管理工作还是沿用着传统的工作模式或者只是对于某一部分进行改进，但是，还是没有达到档案信息化管理的高度，这样就会造成某些档案管理的记录不全或者出现错误的情况，同时，因为是通过纸质版进行档案管理，档案上的错误也不容易被找出，因此，档案管理者对档案记载的错误不能够及时的改正，所以，错误的档案就会被一直沿用，影响后续员工对传统事件的判断以及工作安排。其次，传统的档案管理工作需要大量的人力以及物力，不利于管理站的管理以及发展。

2）工作人员的专业水平不足。在科技日益发展的今天，各个行业对各个岗位的工作人员的技术能力要求的都比较高，但是由于事业单位的传统档案管理工作的内容的技术性较低，都是采用纸质版的方式进行排版并进行保存，这样就会造成传统的机关事业的员工的专业素养都较低，不能够适应现代的档案信息化管理的方式，同时，对档案信息化管理的相关工作内容了解的也比较欠缺，从而无论是从信息化的意识还是信息化管理的技术能力上都是欠缺的。如果相关的事业单位的相关领导不能对档案管理的工作人员进行及时的培训，就不能够提升档案管理工作人员的业务能力以及专业水平，从而档案管理信息化的工作就不能够有效的开展。

3）人事档案信息利用价值较弱。园艺特产管理站中的档案管理的工作除了对企业重点的信息进行保存之外，还有许多园艺工作人员的个人信息以及工作表现，这都是企业的人事在对员工进行人事管理的参考依据，因此，档案管理的水平以及效率都能够影响人事管理人员的决策。工作人员的档案信息是具有一定的私密性的，但是这项档案信息不能够被有效利用，就会造成不能够让领导对员工进行充分的了解，严重的情况下会影响人事对员工进行人事调整以及工作安排。

2 机关事业单位档案管理信息化的优势

1）有利于提高工作效率。现代化的档案信息化管理能够为档案管理工作节约更多的时间，传统的档案管理工作需要更多的资料，同时还要进行手写、照片的打印等等，还要进行归档，这为档案管理工作增添了许多不必要的工作量，同时由于人为以及环境因素，字迹容易磨损、纸张容易被破坏，这些因素都不利于档案的长期管理。一个企业会有很多的档案信息，如果一直采用手写的方式，工作量会及其的大。但是档案信息化的管理模式就可以改变上述的不足，提高工作效率，例如档案管理工作中文件的编辑、归纳、催发以及签发等工作都可以利用互联网在短时间内轻松的完成，减少工作量，缩短时间，从而提高管理站的工作效率，提高经济效益。

2）有利于促进信息的共享和交流。利用传统的手写方式进行档案管理不仅工作量大，还会占用很多的空间，查找也比较不方便。在园艺特产管理站的档案管理部门中，会有需要管理园艺特产种类的各类信息，如果没有强大的记忆力，不利于文件的查阅，但是利用档案信息化的管理就能够充分利用互联网的优势，园艺特产管理站的员工可以及时对档案信息进行查阅，但是档案管理者应该对管理站的员工根据他们的职位进行权限的设置，这样就加大了对档案信息的保护，同时，这样也能够提高各部门之间的沟通交流，节省时间，有效的提升了档案管理的质量。

3）档案管理信息化有利于促进档案保存的稳定性。如果利用传统的档案管理方式进行工作，档案文件信息很容易遭到破坏，纸质版的文件信息很容易受到人为以及自然情况的影响，如果储存档案信息的房间过于潮湿，文件信息就会受到破坏，但是现代化的档案信息化管理是将档案信息录入到电脑中，利用互联网对文件信息进行存储，如果不是人为的删除，档案文件信息就不会消失，利于存储、保存时间长，可以有效的提高档案管理的安全以及稳定，提高整体的工作效率。

3 档案信息化建设的策略

1）加强信息化人才建设。园艺特产管理站需要提高对档案管理工作的认识，加强档案信息化管理工作的相关安排，对档案管理员工进行定期的培训，加强员工的工作质量，提高他们的技术能力以及信息化工作意识。同时要对档案管理的员工进行考评制度，将员工的具体表现录入到工作档案信息中，在年底进行绩效考核，并且要奖罚分明，从而激发员工的工作意识，提高工作效率，同时对员工的工作情况考核的制度必须公平、公正、公开，这样才能为档案管理工作创造出更多的可能性。同时，园艺特产管理站还应该招收一定的计算机应用型人才，因为档案管理工作涉及大量的互联网技术，这样可以对之前的员工进行技术性知道，通过例会、培训的方式，让每一位员工都熟知档案信息化管理工作。

2）尽快整合档案信息。因为机关事业单位档案信息涉及方方面面的内容，来源非常广泛，所以进行归档保存的过程中，需要做好信息的分类管理工作，让档案信息的结构得到优化，从而更好地共享资源。对于机关事业单位档案信息的著录，还需要做好标引、分类和排列等工作，让档案信息更加有序。此外，还要做好同属性信息的分类工作，将大量的政务信息资源集中起来，提升查询的效率。并加强标准规范建设。

3）加强信息资源安全管理。近年来，网络技术发展速度很快，很多不法分子利用黑客与病毒盗窃机关事业单位档案信息，并对其做出干扰。而人员的错误操作、系统故障等，也容易让给档案信息安全面临着巨大威胁。机关事业单位档案管理部门要采取数据备份、安装防火墙等技术手段，为档案信息资源安全提供可靠保障。

4 结语

综上所述，档案管理工作是机关单位发展的关键性基础，机关单位应该及时认清档案信息化管理工作对于机关单位的优势，并且及时找出档案管理工作的不足，提高员工的技术能力，并充分运用档案信息化管理的模式，从而提高工作效率。