如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

孙秀艳

（烟台市芝罘公路建设养护中心，山东 烟台 264010）

在机关事业单位的各种工作中，档案管理是重要的工作。档案管理中有许多资源与单位的发展有关。由于缺乏科学的档案管理系统，工作效率低，影响机关事业单位档案管理质量。随着网络信息技术的飞速发展，事业单位也应普及网络信息技术，积极探索通过网络技术进行档案管理的有效方法和途径，但也必须以规范化、标准化建设作为改善档案的前提。

1 档案管理在机关事业单位中的重要性

加强机关事业单位的档案管理能力，确保管理模式、操作程序和机制的标准化和完整性，是档案管理的基本目标，也是提高机关事业单位的服务质量和管理能力的一项必要工作。改进机关事业单位档案管理的标准化非常有用，尤其是尝试使用各种管理方法。改革和优化公共事业单位档案管理的方法和机制，提高公共事业单位档案管理的开放性是有益的。但是，长期以来，由于许多问题，档案管理工作的效果与也受到限制，因此有必要加强档案管理。

2 机关事业单位档案管理问题

2.1 档案管理人员的不合理分配

无论机关事业单位档案管理员的技术水平和专业管理技能的掌握程度如何，标准化与规范化之间仍存在很大差异。但是现在，随着信息技术的飞速发展，档案管理的业务范围开始涉及档案材料的研究、使用和二次开发，呈现出多学科的发展趋势。因此，在机关事业单位的档案管理中仍然存在许多问题，进展缓慢，效率太低。这就要求档案管理人员在计算机科学和统计分析方面具有一定的知识储备和业务能力，档案管理的标准化和现代化需要高层技术人员的支持。由于档案管理专业性强，档案管理人员的专业水平也与档案管理的质量有关。当前，许多机关事业单位的档案管理人员习惯于使用传统的管理方法和思维模式，导致创新能力低，专业能力不足，专业性不足，使得档案管理的标准化和计算机化缓慢且难以适应快速发展的社会需要。

2.2 管理工具和方法缺乏创新

随着我国现代科学技术的进一步发展，我国机关事业单位的档案管理面临着越来越多的挑战，同时也为发展创造了机遇。目前，许多机关事业单位在其档案管理工作中继续使用以前的管理方法，主要是纸质档案管理，并将它们放置在特定的工作位置。如果需要这些文件，搜索信息需要花费大量时间，并且这种工作方式显然无法满足当前开发的需求。在机关事业单位档案管理的实际工作中，没有有效地引入现代管理技术，仅采用了人工管理方式。时间一长，将与大数据时代严重脱节，并且难以有效地组织和管理大量数据。在形势严峻的情况下，管理将进一步导致管理工作混乱，甚至危害人民和国家的利益。单位应利用信息技术本身的功能来建立包括信息和办公文件在内的集成电子档案，并使用计算机对档案进行相关操作，这对档案管理的技术和模型构成了挑战。电子档案虽然具有明显的优势，但是由于病毒入侵的影响，会造成文件丢失。因此，当前的管理工作迫切需要解决文件的稳定性和安全性问题。

3 促进机关事业单位档案管理规范化的对策

3.1 增加资金投入，加强软硬件建设

因为在档案管理过程中，大量的先进设备以及软件和硬件安装，导入和推广高级文档管理信息基础结构，分发计算机和应用程序软件，并根据需要购买必要的硬件。系统的运行和维护所需的资金在未来的开发过程中也至关重要。另外，根据业务状况和业务单位的实际情况，开发了专业的应用软件来加强档案资源数据库的建设，这对于后续文档的查询和使用非常有用。为了让档案管理工作能够在规范化和标准化的条件下进行，需要各单位加大对资金的投入，推动机关事业单位方案管理工作的快速发展。

3.2 实施档案管理方式的改革和升级

建立和完善工作档案管理系统是完成档案管理工作的关键，也是重要的环节。对不同类型的档案进行分类和管理，以便在随后的提供和使用档案的过程中，可以快速找到必要的档案。在机关事业单位的日常管理工作中，档案管理也应分为重要的管理内容，以促进档案管理的各种问题，逐步促进档案管理的标准化和规范化。该系统不仅明确了一线人员的工作职责，而且明确了事业单位管理人员档案管理工作的内容，使责任真正由个人分配，提高了管理水平。在管理档案时，有必要按照标准程序进行细致的工作，并对违反规定的人进行制裁。创新的档案管理系统清楚地提供了奖励标准和制裁机制，从而明确区分了奖励和制裁，从而提高了档案管理的效率。有利于做好档案管理。还需要有足够的设备来确保良好地维护档案管理设备，例如，在使用各种计算机设备时避免计算机病毒的入侵，及时检查和清除病毒，正确备份重要的归档文件，保证档案管理的安全性，实现标准化和规范化的档案管理工作。

3.3 提高档案管理人员的能力

为促进档案管理的标准化和规范化，有必要加强档案管理团队的组成，提高档案管理能力。定期进行档案管理培训活动，以专业的档案管理技术和信息技术为主要培训内容，帮助档案管理员提高管理意识，档案管理的重要性和建立安全意识，不仅有助于提高企业的业务水平档案管理器还有助于提高其安全管理能力。此外，该单位还必须为档案的标准化和标准管理提供良好的人力资源保证。管理人员必须遵守适用的规章制度，对工作负责，首先解决工作的重点和难点，并指导档案管理人员解决技术问题。

3.4 使用信息化的档案管理方法

过去，档案管理工作中使用的管理方法相对过时，完成归档工作需要很长时间，并且很难有效地执行档案管理工作。为此，事业单位管理人员必须及时进行实际工作，动员管理人员通过管理信息的数字化建设，有效利用互联网，以达到提高档案管理效率和文件资源利用率的目的。确保数据安全性，也方便文件检查、分析和整理。在档案管理过程中，机关事业单位可以适当地运用信息技术来构建科学的档案管理信息系统，并在系统中执行各种管理任务，以有效地提高档案管理的有效性，促进信息化档案管理建设。

4 结论

总而言之，在当前深化改革的背景下，有必要重视对机关事业单位档案的管理。档案管理是促进各种任务的创新和有序发展的基础，是机关事业单位内部管理的重要组成部分。有必要实现管理的标准化和规范化，采取信息化管理的模式，并以全新的思想和观念提出针对性的解决方案。不仅可以提高档案管理的效率，而且可以延长档案的保管期限，同时保证档案的安全性，为工作发展和社会发展提供帮助和服务，并最大限度地提高档案管理的价值。