地方卫生监督所中的档案管理问题及对策

蒋立辉

（长春市南关区卫生局卫生监督所，吉林 长春 130041）

卫生监督工作是最为基础性的工作，在日常的各项工作中，地方卫生监督工作会产生各种的档案资料，这些档案资料对于后续的卫生工作有着极为重要的意义，因此，地方卫生监督所必须要重视和加强档案管理。很多地方卫生监督所在开展档案管理工作的过程中，常常会存在诸多的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的有序进行，难以发挥档案资料应有的价值。在当前的发展背景下，各个地方卫生监督所都需要切实做好档案管理工作。

1 地方卫生监督所档案管理的重要性

1.1 档案管理的凭证作用

地方卫生监督所在日常的工作过程中，履行的是地方卫生监督的作用，基于这种的工作的特殊性，在整个的监督工作中往往涉及了诸多的档案资料，这些档案资料经由科学管理，可以作为后续各种工作的重要参考。档案中包含了各种的卫生监督信息，卫生监督人员可以充分利用相应的档案信息来完成相应的工作，发挥档案的凭证作用[1]。因此，档案管理工作极为重要，专业人员需对地方卫生监督所的档案实施分类管理。

1.2 促进卫生监督工作水平提升

对地方卫生监督所的档案管理工作而言，档案管理工作中，必须要保障档案资料的完整性、正确性。相关部门在日常的档案归集中，需保障档案记录遵循客观事实规律，充分保障档案信息的完整性、准确性，而专业的档案管理人员可以通过对档案资料的分类整合与处理，来指导实际的卫生监督工作，使得卫生监督工作更具现实意义。因此，地方卫生监督所的档案管理工作能够提升卫生监督的整体水平。

2 地方卫生监督所档案管理的问题

2.1 档案管理制度体系建设不够完善

地方卫生监督所在开展档案管理工作的过程中，基本上都具有档案管理意识，但是，实际的档案管理水平相对较低，难以取得良好的效果，这种情况常常是由于缺乏完善的档案管理制度体系所造成的。一些地方卫生监督所的档案管理工作处于无序的状态下，主要是由于缺乏相应制度的指导，档案管理制度的不完善使得有关部门、人员在档案管理的实际工作中无从下手，常常会降低整个档案管理工作的效率与质量；一些地方卫生监督所的档案管理工作中，虽然有制定的档案管理制度，但是，其制度脱离了卫生监督所的实际情况，甚至一些制度根本不具有可行性，制度落实与执行存在问题，同样会影响档案管理工作的顺利进行[2]。

2.2 缺乏专业的档案管理人才

地方卫生监督所的档案管理工作具有专业性、综合性，必须要由专业的档案管理人才来完成。但是，很多地方卫生监督所在日常的工作中，并没有充分认识到档案管理工作的重要性，在档案管理人才的配置上，甚至会直接从其他部门调取人才来从事档案管理工作，这些人才的专业素质十分有限，尤其是缺乏档案管理方面的专业知识，也就难以保障档案管理的专业性[3]。一些地方的经济发展相对落后，地方卫生监督所没有做好卫生监督方面的基础性工作，档案资料、信息的完整性与准确性不足，再加上专业人才的匮乏，导致档案管理工作难以取得良好的效果。

2.3 档案管理范围过于模糊

一些地方卫生监督所在日常的工作中虽然明确提出了档案管理工作的要求，也反复强调了档案管理工作的重要性，但是却缺乏详细的档案管理范围划分，范围划分的不清晰使得档案管理部门的工作无所适从，各个部门的分工不明确，严重影响了各项工作的高效进行。部分地方卫生监督所在档案管理工作中，对档案管理范围的划分过于模糊，这种情况下，各个部门常常会缺乏详细的责任划分，常常存在各种的问题，甚至在档案管理工作中存在执行标准不一致的情况，严重影响了档案管理工作的成效。

3 地方卫生监督所档案管理的相关对策

3.1 制定完善的档案管理制度

各级地方卫生监督所在日常的工作过程中，都需要结合档案管理的具体要求，来制定完善的档案管理制度，用制度来规范档案管理部门、管理人员的实际工作。在档案管理制度的制定过程中，相关人员需要从实际情况出发，保障档案管理制度的可行性，使得档案管理制度符合地方卫生监督所的实际工作。卫生监督档案管理制度的建立过程中，为保障制度的完整性、可用性，地方卫生监督所需成立专门的领导小组，安排小组成员参与到基层工作中，根据卫生监督所档案管理工作的具体情况，以国家统一的档案管理标准与规范为基础，制定符合自身实际情况的档案管理制度，对原有制度加以补充与完善，不断发现制度中存在的缺陷，并在后续的工作中实施制度改进[4]。当档案管理制度确定以后，地方卫生监督所在日常的工作过程中必须要加强制度的执行与落实，在档案管理的各项工作中严格保障制度的落实，进一步规范档案管理工作。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

近年来，我国的医疗卫生事业稳步发展，在此发展趋势下，整个的医疗卫生服务质量也有所提升，地方卫生监督所在医疗卫生事业的发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理作为地方卫生监督所的基础性工作，由于其工作的专业性非常强，使得在整个的工作过程中，对于档案管理人员的专业素质要求很高。各个地方卫生监督所在日常的工作过程中，都需要切实加强对档案管理人才的培训与引进。首先，在人才培训方面，需通过定期或者不定期的集中培训方式，来提高档案管理专业人才的综合素质，使得这些人才能够在实际的档案管理过程中，充分利用自身的专业知识，切实解决档案管理工作中存在的诸多问题。其次，地方卫生监督所需结合自身的档案管理工作任务与要求，积极引进专业的档案管理人才，在人才的引进过程中，需要注重对人才专业素质与能力的考核，只有考核通过的人才方能够从事档案管理工作[5]。

3.3 准确划分档案管理的范围

地方卫生监督所在日常的工作中会产生各种各样的档案信息，这些档案信息一些是极具价值的，一些确实价值不太大的，在实际的档案管理工作中，为保障档案管理的成效，相关人员需在实际的工作过程中，结合卫生监督所的现实工作要求，对档案管理范围加以详细区分，明确需要归档的档案类型与内容，并对需要归档的各类档案资料进行分类管理，利用现代化的管理手段，提高档案资料的管理水平，保障档案管理目标的顺利实现。

4 结束语

地方卫生监督所的日常工作中，档案管理是其中的重点工作内容，在当前医疗卫生事业不断进步的过程中，地方卫生监督所的实际工作效果会受到档案管理工作的影响，因此，各级地方卫生监督所都需要从自身的实际情况出发，制定完善的档案管理制度，加强档案管理人才的培养，以提高档案管理水平。