高校电子会计档案的困境与突破策略

文·楼蔚文

2015年12月，国家档案局、财政部颁布了新的《会计档案管理办法》，其中第八条规定，“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存”。如何借助电子会计档案，克服当前急剧增加的财会档案的管理成本和空间成本，在会计档案管理方面实现突破，是本课题探讨的主要目标。

一、电子会计档案的概念与管理现状

在新颁布的《会计档案管理办法》第三条中，对什么是电子会计档案作了明确定义，电子会计档案是“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”。强调了电子会计档案虚拟性，并通过其产生途径、传输途经、存储方式等做了清晰定义。从本质上讲，电子会计档案是电子档案的范畴。

目前，少数机构率先开展了电子会计档案的试点工作，成效显著。据天津市住房公积金管理中心提供资料，实现电子会计档案保管后，相比较传统纸质文件归档，“可以节省87%的纸质档案，同时也大大缓解了库房压力。”相应也“大大减少了会计人员整理会计档案的工作量”；同时，由于“会计档案的电子化存储，使得中心可以利用数据仓库等系统技术进行归类、排序、重组、分析、查询、调取等灵活地加以处理，进行多维分析”，实现了会计档案多元化的输出及数据共享。总之，电子会计档案的出现，不再耗费大量纸质材料，节约了自然资源，节省了保管空间和相应的人力物力；数据化的会计档案信息，成就了其快捷利用、数据的共享和深度开发。优势明显，引人注目。

但新的管理办法颁布4年有余，相关进展却不容乐观，尤其高校等事业单位仍持观望态度，电子会计档案的管理陷入困境。

二、电子会计档案的困境分析

（一）财务信息泄露风险抑制了财务部门的积极性

财会档案是学校经济活动和财务收支过程的反映，其信息内容往往作为学校的核心利益，不予公开。任何人调阅会计凭证均需得到财会部门许可、授权。会计档案实现电子化管理后，方便财务信息调阅的同时，势必增加信息泄露风险。因此，出于对本单位财务信息安全的需要，财会部门、包括学校，本身没有意愿将财会档案以电子会计档案的形式交由档案部门保存，更无所谓财务数据共享。

（二）纸质发票广泛使用，电子会计档案尚无资源优势

当前财务运作状态，电子会计档案的资源优化无法体现。新《办法》对电子会计档案的界定明确，“特别强调了电子会计档案的原生性，即是通过计算机等设备形成的，以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本”。据此释义，在电子票据不占据主导位置的当代，占据馆藏空间最大的各类报销纸质凭单，短期内仍将大量存在。退一步讲，承认扫描票据的电子会计档案身份，不仅意味着会计部门大量的扫描任务（是否规范尚需认可），仍旧面临大量纸质档案的保管问题。总之，对于高等院校等事业单位而言，电子会计档案的资源优化管理无法体现，是影响人们探究电子会计档案管理的积极性的关键因素之一。

（三）技术缺陷和壁垒影响人们对电子会计档案的认可与实施

作为电子档案的一种，在技术上保障其完整、真实、可读和安全，是实现电子会计档案管理的关键。然而客观现实是，各机构的会计管理系统和档案管理系统更关注的是完成各自的业务管理流程，电子会计档案的真实性、完整性归档，以及相关信息的安全、长期可读等相关软硬件建设并未准备或设计到位。因此，技术的缺陷和壁垒，安全方面的诸多陷阱，使人们对电子会计档案的管理存有疑虑，影响了人们对电子会计档案的认可与实施。

（四）传统管理各自为政，增加了电子会计档案的操作难度

做好电子会计档案的保管和使用，离不开电子会计文件产生的前端控制。财务机构和档案机构，作为职能与权限相对独立两个业务部门，管理范畴尤其是在前期文件产生和传输中，职能密集交叉。档案部门要求实现电子文件前端管理，要求将档案管理纳入会计管理信息系统，从源头保证电子财会档案的真实、完整、可读。而财务部门对于财会档案，大都抱有移交完成，概不负责的心态。纸质档案虽然有诸多弊端，但较为直观、稳定和熟悉的管理模式更为二者所接受，也就不难理解了。

（五）相关制度和规范缺失造成电子会计档案管理困境

电子会计档案的管理，涉及电子文件管理，是目前档案管理中较为前沿的问题，相关管理体制、管理制度、工作规范也大都没能跟上。管理制度和工作规范的缺位，使各相关人员工作责权不清晰，突破无压力，操作无依据，电子会计档案管理的探索与实施止步不前。

（六）现有人员知识背景单一，难以承担电子会计档案管理重任

纸质会计档案的管理，其直观性的管理模式，对会计人员和档案人员的素质要求相对较为单纯。实行电子会计档案管理后，电子会计档案对信息设备和信息技术的依赖，使得具有信息技术的基本技能，成为完成会计档案整理归档、借阅管理任务的关键。当前，无论是财务部门、还是档案管理部门，大都未在财务档案管理岗上配备相应合格人员。

三、电子会计档案管理的突破策略

（一）建立对电子会计档案的信任，建立新型管理理念

作为电子文件的一种，电子会计档案管理已是必然。虚拟的、数字化的电子文件的出现，给档案管理带来的是一次根本性变革。致力于会计档案现代化建设，探索出一条切实可行的电子会计档案管理之路，是当代档案人的使命与担当。随着信息技术的日新月异，管理制度业务规范的建立健全，法律制度的日臻完善，我们应该对电子会计档案树立坚定的信心与毋庸置疑的信任。

做好电子会计档案管理，涉及管理理念转变。管理理念，关系到管理者对电子会计档案的管理态度，决定其是否目标明确，态度坚决，行动有力，是否全力应对管理过程中出现的各种问题与挑战。长期以来，档案管理理念均基于历史记录的实体管理。电子会计档案管理理念的转变，本质上是管理理念的数字化转型问题，作为当前电子档案管理的先行者，电子会计档案的实现会为全面实现文件管理的数字转型打开局面。

（二）建立切实可行的管理制度，引导与规范电子会计档案管理

会计档案管理制度，涉及会计档案管理体制、管理规范。体制建设是管理的宏观支撑性要素。通过体制建构，会计部门和档案部门可以明确各自的权限和职责，调动和激发两部门的积极性与主动性，研究与探索电子会计档案管理的办法与途径。规范是组织机构行动的准则，是电子会计档案真实性、安全性、可读性的基本保障。目前，国家针对电子文件管理不断出台管理规范与标准，相关管理部门应依据现有各项国标与规范，出台高校会计电子档案管理制度，引导与规范电子会计档案管理。

（三）加强部门间配合与协调，引入信息技术部门的支持

1. 会计部门、档案管理部门务必加强合作与协调。作为电子会计档案真实、完整、安全、可读的内在需求，其目标达成依赖其全程的规范化管理，即会计管理系统生产真实、合格的数据，档案管理系统对会计管理系统数据的完整、安全的接收，档案管理系统对电子文件长期的可读和安全管理。任何一个方面的缺位，都可能导致电子会计档案数据的失真、失用。因此，会计部门和档案部门各负其责、通力合作是做好电子会计档案管理工作的基本保障。

2. 实时引入信息技术部门的支持，是做好电子会计档案的必要条件。电子会计档案的管理，由传统的物质形态管理转向虚拟形态管理，依赖的是大量日新月异的信息技术和数字信息管理设施设备。无论是会计管理系统、档案管理系统，还是为两系统提供基本的软硬件条件保障，均离不开信息技术部门的技术支持以及相关信息存储、传输设备与环境的维护。因此，电子会计档案管理的开拓与探索，必须引入信息技术管理部门的配合与支持，否则电子会计档案的管理就是一纸空谈。

（四）阶段性的实现电子会计档案的管理工作

笔者认为，分阶段实施是我们实现电子会计档案管理的客观途径。可以依照由双套制到单套制，由数字化到数据化的模式，分阶段逐步实现，当然可以在某些领域重点突破。结合高校情况，从二系统数据共享出发，笔者提出以下三个阶段的观点。即档案信息目录共享阶段、电子文件共享阶段、智慧数据共享阶段。目录共享阶段，依旧以纸质档案为主，充分利用会计管理系统的相关数据，重点解决纸质会计档案的检索问题，为今后电子会计档案与纸质实体的一一对应打下基础，在实际管理中探索二者的电子文件结合。电子文件共享阶段，开展并落实双套制，以导入版式电子文件为主，如PDF格式的工资册、账簿、记账单、凭证附件等，开展电子会计档案的管理与使用，重点完善电子会计档案的真实性、完整性、可读性、安全性工作，为全面开展电子会计档案的接收及使用做好技术和管理准备。第三阶段是全面接收财务数据，实现格式化数据与非格式化数据的全面接收，实现电子会计档案的数据化管理，达到“会计档案的多元化输出及资源共享”的目的。

（五）做好档案管理系统的升级换代工作

做好电子会计档案，必须做好档案管理系统的升级和完善工作。鉴于电子会计档案在电子文件管理领域的始创性，建议可以独立设计电子会计档案管理系统。该系统应加强电子会计档案的数据采集功能，以财务共享云平台为基础平台，利用多种数据库来接收电子会计档案数据，拓展档案系统中一般实体管理数据信息量少的束缚。其次，充分利用大数据、云计算、物联网等技术，加强相关数据分析和数据输出功能，将电子会计档案管理系统建成一个数据化的处理平台，满足财务档案的深层次利用。再者，加强系统的安全管理功能，如电子签名管理、防篡改功能、数据多方式备份等，确保电子会计档案的准确、完整、可用。独立建立电子会计档案管理系统，既满足财会档案的专业性特点，也可解决财会信息的不宜公开的内在需求，这也许是加快电子会计档案管理的有效途径和重要手段。

（六）提高从业人员能力，培养引进复合型素质人才

新《会计档案管理办法》开启了档案管理数字化转型的新时代，而人才是这一转型的支撑性要素。作为电子会计档案管理的开拓者，从业人员必须具有创新的意识，能够致力于研究解决在电子会计档案管理中出现的新课题；有良好的管理能力，能够统筹协调涉及的方方面面的单位和人员；有管理数字文件的素质和技能，能够熟练完成电子会计档案接收、管理相关的操作程序，为会计档案的利用和信息安全提供保障。简单的说，电子会计档案管理迫切需要集管理型、研究型、操作型为一身的复合型管理人才。档案部门应更新人才理念，重视新型人才培养和引进。在培养方向上，重点要放在数字化管理意识、以及数字化知识与技术学习与运用；在培养方式和途径上，要多样化、高质量，提高现有人员的综合素质和能力。总之，拓宽人才引进思路和渠道，择优选取熟悉电子文件管理的复合型人才，充实会计档案管理队伍，开创电子会计档案管理新局面。