新冠疫情视域下的高校重大突发事件专题档案管理研究

田佳妤

摘 要：重大突发事件档案是在处理重大突发事件过程中直接形成的文字、声像、实物等不同载体的具有保存价值的原始记录，它作为重大突发事件处理过程的产物，对社会的应急管理有着不可替代的价值。高等院校作为特殊的群体，在每次重大突发事件的管理过程中，形成了大量的相关文件、声像、实物等不同载体的具有保存价值的原始材料，是高校应对重大突发事件的宝贵经验记录。本文通过对加强高校重大突发事件专题档案管理机制必要性分析，提出重大突发事件档案立档工作中存在的问题及解决方案，以切实履行档案部门职能，为高校各项工作提供服务保障。

关键词：重大突发事件;档案;研究

根据我国2007年施行的《中华人民共和国突发事件应对法》的规定，突发事件是指突然发生，造成或者可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。重大突发事件档案是在处理重大突发事件过程中直接形成的文字、声像、实物等不同载体的具有保存价值的原始记录，它作为重大突发事件处理过程的产物，对社会的应急管理有着不可替代的价值。高等院校作为特殊的群体，在每次重大突发事件的管理过程中，形成了大量的相关文件、声像、实物等不同载体的具有保存价值的原始材料，是高校应对重大突发事件的宝贵经验记录。因此，做好重大突发事件档案管理与研究势在必行。在新冠疫情下，高校如何结合自身特点，做好重大突发事件专题档案建设，是高校档案管理部门亟待研究和解决的问题。

一、建立健全高校重大突发事件专题档案管理机制，完善档案管理的必要性

1、有利于高校各职能部门重大突发事件专题档案材料的整合。

随着社会的发展和城市进程的加快以及自然环境的变化，公共安全问题日渐显露，引起社会的普遍关注，适时开展重大突发事件档案工作，顺应社会需要，是档案管理部门履职尽责的必然要求。新冠疫情发生以来，高校作为特殊的群体，各相关部门肩负着抗击疫情的重任，作为高校的档案管理部门，理应自觉地承担起自己的神圣职责，把高校新冠疫情以来形成、积累、管理和利用重大突发事件档案作为一项工作任务切实开展起来，整合抗疫过程中所有的文字、图像材料，形成具有保存价值、具有参考价值的专题档案，是高校档案管理部门亟须解决并完成的任务。

2、有利于高校档案管理部门丰富馆藏的实践要求

完善重大突发事件档案管理，是高校档案部门丰富档案馆藏、改善馆藏结构、开发利用档案信息资源、进而服务学校各项工作、服务师生的必然要求。

3、有利于为高校决策重大突发事件提供有力依据

作为专题档案，重大突发事件档案真实记录了高校在突发事件中预防、应对、抗御及善后处理的全过程，是高校应对重大突发事件的真实写照，对于后人回顾重大突发事件全貌、总结经验教训，探寻应急过程中的成果，为将来应对重大突发事件提供有力技术依据和经验借鉴。

二、目前重大突发事件档案立档工作中存在的问题

1、重视程度不足。档案管理部门在政府应急管理中总是作为辅助，影响力微乎其微，影响重大突发事件档案收集职能的发挥。

2、主动提供意识不强。档案部门主动提供利用的意识不到位，加之相关部门不重视，导致重要档案信息无法被政府决策层采纳和利用。

3、对于重大突发事件档案的归档整理尚需规范，业务指导力度尚需加强。

三、完善重大突发事件专题档案工作机制

1、建立健全抗击疫情专题档案工作机制

高校档案管理部门，按照上级要求，结合学校自身实际情况，要第一时间发布“抗击新冠疫情重大突发事件专题档案收集归档通知”，明确各相关部门收集归档责任，落实到位，明确工作内容，合理调配、整合工作进度，确保档案收集、征集工作有序开展。

2、加强宣传，增强师生对于抗击疫情专题档案归档重要性的意识

加强抗击新冠疫情档案工作的组织领导。结合抗击疫情实际情况，建立跨机构跨部门档案联合收集机制。高校档案管理部门应结合师生对于重大突发事件极易造成灾难后果的敏感性和重视心里，及时加强宣传，增强师生对于抗击疫情专题档案归档重要性的意识引导，争取各方面的重视和支持。

3、及时收集、界定，应收尽收抗击疫情专题档案

受新冠肺炎疫情防控工作启发，新《档案法》增加了突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。高校在重大突发事件发生时，档案管理部门应主动介入学校管理过程中，从相关记录材料形成的源头抓起，打破正常的收集范围，确保原始记录的齐全、完整、真实、可靠，能够较为全面地反映重大突出事件的原貌。收集档案可考虑先进馆再鉴定的工作方法，本着“宁滥勿缺”的原则，尽可能全的把疫情期间形成的文件材料及时归档，确保抗击疫情过程的完整性和历史性。要注重收集的阶段性，根据其发生的不同阶段跟踪收集和确定范围，拓宽收集的覆盖面，同时收集重大突发事件的网络舆情，建立高效的工作网络，形成稳定的收集工作网络。要注重整理的合理性，由于重大突发事件档案载体多样，应根据实际需要，制定和规范重大突发事件档案的整理归档规则。

高校疫情防控归档范围为：上级单位关于处理重大突发事件工作的重大决策、部署、规定等文件材料;上级单位、领导检查指导学校重大突发事件处理过程中形成的文件材料;学校领导关于重大突发事件工作的重要指示、批示和讲话等文件材料;学校关于重大突发事件防控工作的部署、规定、办法、方案、意见、措施等文件材料;学校建立重大突发事件防控工作机构、协调机制等形成的文件材料;学校召开重大突发事件防控工作会议等形成的会議记录、纪要等会议材料;学校在重大突发事件防控过程中形成的检测方案、统计报表、动态数据、总结报告、大事记等文件材料;学校开展重大突发事件防控宣传工作中形成的相关文件材料;学校对重大突发事件防控工作中先进事迹、人物的表彰文件材料;学校对防控工作开展不利等单位及人员的处分材料;学校各单位、各学院在重大突发事件防控工作中形成的有关文字材料;学校各单位、各学院在重大突发事件防控工作中形成的影音、实物等材料;其他与重大突发事件防控相关的文件材料。

4、重视编研利用，充分发挥疫情防控专题档案价值

要注重档案的汇编和利用，重大突发事件档案由于其自身特点，档案管理部门应及时将收集来的档案进行归档，同时，形成专题汇编，为今后查阅借鉴及利用提供有力保障。要不断完善抗击疫情专题档案内容，加大开发编研力度，拓宽开发利用渠道，使抗击疫情专题档案发挥其应有价值，通过互联网等有效渠道，使专题档案成为学校面对突发事件的有力借鉴和宣传学校工作的重要渠道。

5、构建跨部门联合收集机制

重大突发事件往往引起多个高校多个部门多个社会团体响应，部分地区采取建立联合应急机制，大大提升重大突发事件应对能力。档案收集工作也应借鉴这种工作方式，以补充档案管理部门各种征集档案的困境。在重大突发事件专题档案的收集上，应建立面向全校师生、面向校友、面向社会的重大突发事件的档案工作应急联动机制，有效构建高校内部各机构之间、各层级之间、档案部门与社会部门之间的协同网络，通过组织整合、资源整合、信息整合和行动整合，形成合力，有效开展重大突发事件档案的收集管理和服务工作。

参考文献：

[1]辽宁省档案局转发《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》的通知【EB/OL】（2020-2-11） http：//www.lnsdaj.cn/gzdt/tzgg/202002/t20200211_3738879.html.

[2]《中华人民共和国档案法》【EB/OL】（2020-06-21）http：//www.gov.cn/xinwen/2020-06/21/content_5520875.htm.

[3] 范敏，冉朝阳，宋慧蓉.论重大突发事件档案收集的困境与策略【J】.档案管理，2015年总第215期.

[4]刘谷辛，吴丽娜，邢芳芹【J】.兰台世界，2009年5月.

[5]王琪【J】.黑龙江史志，2011年10月.

辽宁省档案局项目：新冠疫情下高校重大突发事件专题档案建设研究与实践，项目编号：2020-R-30

（沈阳建筑大学）