高校档案管理数字化建设分析

胡鹰 周建平 谭聪 武涛

摘 要：数字化档案建设是高校档案管理发展的新方向，档案管理又是高校工作的重要组成部分。本文旨在通过对高校档案管理现状的分析，明确高校档案管理数字化建设的意义，探求高校档案管理数字化建设的策略以及提出档案数字化建设中的风险。

关键词：高校档案;数字化;价值;策略;风险

随着科学技术的飞速进步和社会经济的高速发展，人们进入了大数据时代，而高校档案管理数字化建设也成为了信息时代的必然要求。高校档案数字化建设并非是简单地将纸质化档案进行电子化处理，它还包括硬件环境的更新，专业人才的培养以及管理制度的创新。档案管理是高校发展中的重要元素，提高高校档案管理工作效率，同时整合各类档案资源，才能更好地助力高校发挥人才资源优势。

一、高校档案以及其数字化管理的意义

1.高校档案

高校档案就是高等院校在招生、科研、管理等过程中，所构建的与学生、学校、社会等有关的文字、图像类记录。档案在个人和公共组织当中具有重大意义，高等学校中的档案记录是对学校以及和学校相关人员重要信息完整性的保护，档案是保存这些记录的工具。尽管档案管理与文献管理工作有着相应的特点，例如对信息的录入、存储、处理、加工等，但是由于档案管理工作的自身性质，其在高校经营和管理中具有较强的独立性。同时由于档案管理的资源积累具有较长的周期性和具备阶段性的特点，所以管理工作对构建档案的人或者团队有着一定的依附性。随着大数据时代的来临，高校档案管理工作迎来了新的挑战，因此要引入有效的信息技术，重视档案管理工作的科学性，现代性以及经济性，以促进高校档案管理工作的高效开展和增强高校的核心竞争力。

2.高校档案管理数字化建设的意义

在社会经济的高速发展中，企业或者组织都在适应外部环境的变化，变革管理理念和机制，从而提升组织效能，增强综合竞争力。高校档案管理也需要紧跟时代的步伐，充分利用电子信息技术，提高工作效率。数字化档案管理是把以传统纸张、录音带等为传播介质的原始资料，采用扫描、压缩、转化的方式制成图片、声音、视频等文件。数字化档案管理呈现智能化、高效灵活、安全可靠等特点。在现代信息技术的支持下，档案的收集、录入、保存、查询等环节都可以用系统化的软件完成，能够打破传统档案管理的时空限制，从而提高管理效率。无论遇到怎样的问题，都可以进行有效调整。在技术方面不会受到相应局限，能够对各方面进行有效覆盖。并且相对于传统资料的保存，数字化档案大大延长了资料的保存年限，极大提高了珍贵档案资料的安全性。同时，数字化档案资料可以借助网络共享平台上传，不仅简化了资料查询的程序，也扩大了资料检索的范围，实现资源共享。依托高校校园网检索，数字档案管理可以创建相关平台，使得学校各部门信息互通共享，助力高校发展。

二、高校档案管理现状

1.管理意识不强

很多学校不重视档案管理工作，认为人才培养才是重点，对档案管理不重视，也不愿意投入大量的人力物力财力进行建设，有些学校甚至没有独立的档案管理机构。这导致档案管理在学校其他工作中逐渐边缘化，学校不重视，管理人员积极性也不高，档案管理工作分工不明确，管理混乱，不能很好地为学校和学生提供优质的服务。

2.管理设施落后

传统的档案管理需要对大量纸质资料进行馆藏，有的学校不能提供足够的空间储存以致大量资料丢失;有的学校虽然提供了足够大的场地，但是由于储存空间条件有限以致资料损坏。同时，传统的档案管理储存工具也十分老旧落后，无法满足新时代档案管理需求。

3.管理人员专业素养不够

很多院校档案管理人员并没有专业的档案管理学习经历，到岗前也没有经过系统的档案管理培训，只凭经验做事。这导致档案管理人员缺乏对档案管理的系统认知，并且在档案管理工作中缺乏有效的工作手段。总体来说，院校档案管理人员缺乏一定的专业素养，尤其在档案管理数字化建设过程中缺乏信息专业技能，很难展开档案管理数字化建设的工作。

4.管理模式老旧

很多院校依旧沿袭了传统档案管理模式，对资料进行纸质记录以及存储。这种模式效率比较低下，管理工作依旧停留在固有的工作状态，很难对工作中的错误进行更正。很显然，传统模式已经很难适应档案管理数字化建设的发展。

三、高校档案数字化管理策略

1.增强数字化管理意识

院校要认识到档案管理是院校工作十分重要的一部分，其承载了学校十分珍贵的历史人才资料，也是学校资源以及服务的一部分。学校要认识到档案管理的意义和价值，投入物力人力打造专业的档案管理机构，同时要认识到时代的发展，推动档案管理数字化的变革，完善档案管理工作。对于档案管理人员，也要认识到自身工作的重要性和工作的价值，增强管理意识，以更加认真负责的态度对待档案管理工作。同时也要转变管理思想，树立数字化管理意识，推动档案管理数字化建设进程。

2.完善数字化管理设施

完善数字化管理设施是高校档案管理数字化建设的物质基础，即构建数字化平台。其主要内容就是购入硬件设备，构建软件系统以及后期软件的不断升级开发维护。首先要购置基本的硬件设备，主要包括计算机、服务器、路由器、存储器、数字管理系统、信息安全系统以及扫描仪、打印机等设施。而软件就是对计算机技术的充分应用，构建相应的网络平台，對计算机系统的资源实施管理，显著提高档案管理工作的效率与质量。同时在档案管理数字化建设过程中，调度安全系统维护档案资料的安全，不断开发升级软件，不断完善档案管理系统，优化档案管理服务。

3.打造数字化专业人才队伍

高校档案管理数字化建设对管理人员素质提出了更高的要求。一方面，要对原有的档案管理人员进行系统的培训，指导工作人员不断提高自身业务技能，以保证其能够灵活运用管理软件进行档案的收集、编码、分类、归档等操作，增强专业素养，更好地适应新的管理工作，从而提高数字化档案管理的效率。另一方面，要引进信息技术专业人才，培养专业的数字化管理人才，尤其是培养复合型管理人才，打造专业化人才建设队伍，为档案工作数字化建设高效持续发展提供充足的人才储备。

4.更新数字化管理模式

制度是高校档案管理数字化建设顺利推进的保证。信息时代，技术倒推管理模式的变革以及新系统的建立。高校在完善数字化建设的过程中，首先要根据档案管理办法，制定完善的档案管理原则，建立新的档案管理系统，以此更新数字化管理模式，指导档案工作数字化建设的发展。

四、高校档案数字化管理风险

当今社会，互联网、大数据技术的普及运用导致信息传递数量爆发式增长，在推动社会数字化建设发展同时数据安全问题也成为各界的关注热点。档案管理数字化建设也面临着数据安全挑战。例如，数字档案馆计算机外设端口是信息泄露的途径之一，一些档案馆缺乏相应的管理制度，导致计算机被任意使用的各类 U 盘、光驱读取下载数据，有的主机连接打印机，这些外设端口频繁使用很容易造成档案馆信息数据外泄。其次，档案管理内部也存在泄密隐患，这需要相关管理人员培养信息安全意识。同时也需要相关管理细则保障数字信息的安全。总之，实现档案数字信息安全管理，需要建立一套完备的保障体系，在实施过程中，要从安全性提升、数据读取安全、制定规则标准、人才培养、信息备份等方面进行系统构建。高校档案管理数字化建设，既给高校档案管理工作带来了全新的改变，也面临着新技术带来的安全隐患。

结论

总之，档案管理数字化建设是新世纪高校档案发展的方向。当今院校的档案管理仍存在很多不足，需要根据自身的实际情况，积极探索解决策略，规避风险，在实践中发展档案管理数字化建设，助力高校发展。

参考文献：

[1]李婷.高校档案管理创新及数字化问题探析[J].工作指导.2020（4）：157-158.

[2]黄晓娜.高校档案管理数字化建设分析[J].蘭台世界.2019（11）：71-72.

[3]王卓.大数据时代数字档案馆信息安全保障体系研究[J].兰台世界.2019（1）：54-55.

作者简介：

胡鹰，女，重庆人，（1969.10）汉族，本科，职员，研究方向档案信息管理。

周建平，男，重庆人，（1975）汉族，硕士，工程师，研究方向，计算机网络。

谭聪，男，重庆人，（1983）汉族，本科，职员，研究方向档案管理。

武涛，女，重庆人（1971）汉族，专科，馆员，研究方向图书资料管理。

（重庆科技学院  重庆  401331 ）