提升文书档案管理利用水平的措施

罗敏芝

摘 要：在社会发展中和企业管理中，文书档案都是重要的信息载体，人们一直对档案管理也是十分重视，在新时期环境下，人们对文书档案管理的要求变得越来越高，越来越多的先进管理方法也是逐渐被使用，为了更好发挥文书档案工作的作用，就需要不断提升文书档案查询利用的水平，下面，本文就针对提升文书档案查询利用水平的措施进行分析，希望对文书档案管理工作具有一定的帮助作用。

关键词：文书档案;档案查询;档案利用;提升措施

文书档案记载着社会发展和企业运行的信息，针对利用人的需求，很多文书档案信息都有着多次利用的价值，其为社会和企业长远发展提供了重要的信息参考依据，这就需要做好对文书档案查询和利用。而因为长期发展势必会造成文书档案的信息量巨大，对查询和利用造成一定的难度，因此，这就需要重视文书档案管理工作，积极实施有效的措施加强文书档案查询利用水平的提升，这对社会和企业可持续性的发展具有重要的意义。

1 文书档案管理概述

所谓文书档案，主要是通过纸质进行信息记录和保存的档案，包括日记、信件、职工信息、图纸、证书和合同等类型，而在新时期环境下，电子化文书档案的数量也在逐渐增加。而文书档案管理主要是对此类档案进行管理，档案信息资料的收集和保存是其管理工作中重要的部分，由于文书档案具有显著的特点，对其档案管理工作也提出了更高的要求。纸质档案主要呈现出稳定性和安全性的特点，因为纸质档案主要是通过纸张以及颜料和染料等制作的，这些材料具有良好稳定性，其安全性主要是因为纸质档案字迹存在难造假性，使其安全性得到提升。但纸质档案还存在不易保存的缺点，在纸质档案的保存中往往会受到地点和环境等影响，且不仅需要充足的空间进行保存，还要投入大量维护的费用，且纸质的档案在搬移和查阅等过程还可能会受到损伤，同时纸质档案在保管中还可能会由于潮湿、水灾或者火灾等遭受损坏，对其档案完整性造成影响[1]。

2 文书档案管理工作的意义

在新时期环境下，人们越来越认识到文书档案的重要性，在实际生活中更是体现出对社会发展和企业管理等都具有重要的价值。在事业单位和社会企业中，资料管理是文书档案的重要管理内容，主要涉及各部门文件、行政和财务等各项的合同、各种工作人员的资料等，在文书档案管理中通过对此类文书档案的收集与保存，就能够实现对其发展历程和发展状态的记录与掌握，同时此类信息还能够为后期发展提供依据，因为其对单位的各种信息实现真实和全面的记录，为单位领导的发展决策制定能够提供有效依据，从而为单位工作计划和发展规划等制定提供参考依据，所以就一定要注重对文书档案的管理，充分发挥其重要的价值，对社会以及企业单位的发展提供有效的信息参考支撑[2]。

3 文书档案管理中查询利用存在的问题

3.1 文书和档案工作存在衔接的脱离

在文书档案的管理中，想要保证档案具有良好的质量，前提是文书的质量要满足要求。文书以及档案工作尽管各有分工，但也存在密切的关系，为了保证文书管理的质量，需要两者相互协调构建完成完整性和系统性的管理机制。而在实际工作的开展中，往往文书以及档案都是通过不同人员来管理的，而他们也存在沟通、交流的不及时，这就会造成文书工作同档案工作的脱离情况，如公文格式的不规范以及处理办法的不当等。同时在企业、单位的发展中，往往对自身利益或者工作效率等比较关注，对文书以及档案工作较为忽视，并没有重视文书档案的收集、保存和整理等，也没有投入大量的精力和人力进行文书以及档案工作的开展，这就导致文书档案存在工作混乱状态，进而导致文书档案工作的质量不足。

3.2 文书档案的管理模式较为落后

在现阶段文书档案的管理中，很多单位和部门对文书材料主要还是通过纸质类型文书档案进行归档管理，并未对档案管理信息化的技术进行积极引入，此种管理模式存在一定的落后性，已经不能够满足新时期社会发展的需求。一些单位和企业尽管也进行了信息化管理系统的建设，但在实际的应用中还存在信息化手段的使用不当，一些工作人员由于自身综合素质的不足，在实际的操作中可能会存在不规范和错误情况的出现，这对文书档案的质量就会造成影响。同时单位和企业在文书档案的管理中，还存在管理标准和管理流程的不合理等情况，这就会造成文书档案的管理中出现错误或者主观性的影响，这都是文书档案管理中需要注意的问题[3]。

3.3 文书档案存在整体的配合度不够

在文书档案的管理中，文书材料的收集工作至关重要，其直接影响到档案的质量，而在文书材料的收集中，往往还受到诸多外部环境的影响。想要实现文书档案的有效收集，需要各个部门能够良好配合，但一些部门可能由于自身原因的存在，并不愿对文书档案的工作积极配合，比如，一些部门可能较为特殊和私密性的档案资料并不愿意在档案员处统一进行管理等，还有一些部门对于档案资料工作的不重视，在实际工作的开展中因为没有进行档案资料的收集就不能为文书档案管理人员提供有效的信息资源，从而影响文书档案管理工作的开展。

4 提升文书档案查询利用水平的措施

4.1 做好文书归档工作和档案管理工作有效衔接

为了保证文书档案管理的质量，一定要重视文书归档工作和档案管理工作的有效衔接。在文书归档的工作中，相关人员要做好对文书材料有效整理，并将其实施及时的归档，在对文件的处理中，相关人员要具有良好档案责任意识，使文书保持和档案的协调性与统一性，同时相关人员还需要严格把握纸张大小和格式，确保文书材料具有良好质量，从而为后期档案工作的开展提供便利的条件;另外，相关人员在文书的工作中要对重要的文件及时处理，对文件的收发要进行及时全面的记录，防止文件资料出现缺失，在账外的材料也要及时收集与整理，确保文件材料具有良好完整性。在档案管理的工作中，相关人员要具有立卷归档或按件归档的管理意识，立卷归档和按件归档是档案归档方法的两种方式，不同檔案类型有不同的管理方法，一定要加强对此阶段的专业学习和规范管理，保证文书材料准确，使文件材料实现完整性归档[4]。为日后全面档案数字化提供良好的前提条件。

4.2 创新和改进文书档案的管理模式

近年来，信息科技技术的发展为文书档案的管理提供了良好的条件，单位和企业一定要认识到信息科技技术的优势，积极引进信息化的手段，来创新和改进文书档案的管理，实现文书档案的信息化管理，提高文书档案管理利用的水平和效率。单位可以为档案部门在内部的局域网内构建文书档案的网站和窗口，促进相关的文书档案信息能够及时上传，则用户能够通过网络快速检索到所需的信息资料;同时在网页还可以进行电子文件的自动上传设置，使各个部门能够及时进行电子文档的上传，便于档案部门能够在统一的服务器上对其实施归档处理，从而对档案的收集、存储、整理和调用等程序实施简化，提升文书档案的管理质量与效率。另外，文书档案的信息化管理还能够为相关管理人员提供先进的管理方法，促进他们文书管理的准确性和完整性，提升文书档案利用的价值。

4.3 加强各部门的文书档案收集协作意识

在单位和企业内，各个部门运行和发展中都会产生很多具有高利用价值的档案资料，而这些档案资料都是需要进行有效的收集，来转变为文书档案进行管理，从而为后期的查询和利用提供支持。为了更好实现对各个部门档案资料的收集，充分发挥其档案资料的价值，就需要做好对各个部门关系的处理，加强各部门的文书档案收集协作意识。相关文书档案的管理人员要积极和各个部门进行有效的交流与协调，强化各个部门的档案资料收集和上传意识，并对各个部门工作与任务进行了解，積极到各个部门交流来获取和掌握更多有用的信息，并根据其实际发展情况和文书档案工作进行结合，从而更加全面和深入进行部门档案信息的获取[5]。另外，相关文书档案的管理人员要对档案信息的收集进行深入的分析，尽可能对能够体现出发展历史与运行现状的信息资料进行收集，为其科研工作进行价值信息资料的

提供。

4.4 建立和完善文书档案管理机制

在文书档案的管理中，想要充分保证文书档案工作的有效开展和落实，还需要建立和完善文书档案管理机制，为相关人员工作的实施提供制度依据。首先，要对文书档案收集内容和范围进行明确，在档案收集中要遵照规模实施分类的收集，要对字迹相同载体文书实施统一化的归档，对立卷进行规范，并按照文书档案的保管期限来对文书实施分类整理与归档处理，保证文书档案具有良好的针对性管理。文书档案的出库入库都要有明确的记录，谁用谁签名，谁用谁负责，一定要严格依照规定程序实施。工作中具体利用方面，还要进行科学检索系统的建立，检索系统是文书档案能够有效查询和利用的重要途径，在检索系统的建立中要建立专题目录、案卷目录等内容，且对检索的工作不断进行更新和完善，从而对文书档案资料的迅速获取提供便利。

4.5 创新文书档案的利用模式

在新时期环境下，信息化技术得到了广泛的运用，其为文书档案的利用提供了良好的条件，因此这就需要加强文书档案信息化的建设，来促进文书档案数字化的管理和利用。通过信息化技术可以对纸质的文书档案实施扫描，后录入计算机内生成相应的电子档案，为了提高文书档案利用的效率，还要构建档案信息化和数字化的网络平台，对文书档案的信息能够实现准确和快速的检索，同时借助数据分析的技术，能够对信息实现快速的提取与分析，为相关查档需求人员进行可靠数据的提供。

5 结语

综上所述，文书档案管理对单位、企业发展和人民群众办事都具有重要的价值，不仅能够对历史发展信息进行记录，还能够为后期发展提供信息资料的提供，但在现阶段文书档案管理中还存在诸多的问题，因此，一定要认识到文书档案管理的重要性，正视文书档案管理中存在的问题，并积极采取有效的措施提高文书档案查询利用水平，这对单位、企业及各阶层民众可持续性发展具有重要的意义。

参考文献

[1]张宁.文书档案管理工作中存在的问题及强化措施[J].卷宗，2017（15）.00062-00063.

[2]邓玉秋.文书档案管理中的问题及改进措施[J].科技风，2017（9）：00277-00277.

[3]区莹.论如何提升文书档案管理员的综合素质及建议[J].卷宗，2017（4）.00168-00168.

[4]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：00060-00060.

[5]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：159-159.