浅谈文物保护工程档案的规范化管理

东海梅　高俊

随着国家对文物保护工程资金加大投入，国家级文物保护修缮工程项目越来越多，地方各类文物保护工程档案种类、数量亦逐年增加，文物保护工程档案管理也不断受到各级领导和有关部门的青睐，对做好文物保护工程档案规范化管理提出了更高要求，因此，加强文物保护工程档案管理科学化、规范化、制度化、信息化就显得尤为重要了。笔者就多年从事文物保护工程档案的实践经验，结合承德避暑山庄及周围寺庙文化遗产保护工程档案管理实际，提出文物保护工程档案管理存在的一些具体问题及处理的相关对策，旨在强化和完善文物保护工程档案的规范管理，进一步提升文物保护工程档案质量和水平，为今后大规模开展文物保护修缮和抢救工程奠定坚实基础。因而，本文从实施承德避暑山庄及周围寺庙保护工程档案管理的背景、存在的问题及采取的对策作以下三点阐述。

一、承德实施避暑山庄及周围寺庙文物保护工程档案的背景

保护和挖掘世界文化遗产的内在价值，使承德避暑山庄和外八庙世界文化遗产发挥积极作用，具有历史和现实意义。要把承德避暑山庄和外八庙的保护乃至文化遗产的保护传承落到具体工程上，避暑山庄及周围寺庙是承德经济社会发展得天独厚的旅游文化的资源优势，保护好这些遗产决定了承德历史文化的发展方向。实施避暑山庄及周围寺庙修缮工程是承德文化建设面临的一个重大机遇和挑战，必须站在新的高度看待避暑山庄和外八庙的保护工作。作为民族团结、维护统一的重要教育基地和直观教材。这项工程不仅仅是重大的文化遗产保护工程，而且是一项政治工程，同时，更是国家重要的文化遗产保护工程。因此，国家文物部门要求这项保护工程必须严格按照最高标准全力抓好各项保护修缮工程建设。要让这项工程成为民心工程、惠民工程，成为促进承德经济社会发展的强劲动力。在保护工作中注意科学性、系统性、连续性，遵循文化遗产保护理念，打造文化遗产保护工程的典范。2010年12月29日，河北省人民政府与国家有关部委联合成立了承德避暑山庄及周围寺庙文化遗产保护工程领导小组，国家文物局原局长单霁翔和河北省人民政府原副省长孙士彬任组长，中宣部宣教局、财政部教科文司和预算司、国家发展和改革委员会社会司、住房和城乡建设部城市建设司、国家民族事务委员会文化宣传司、国家文物局文物保护与考古司和省市政府及省直有关部门负责同志为领导小组成员。协调解决避暑山庄及周围寺庙文化遗产保护工程中遇到的问题和困难，推进整体工作进展，并对避暑山庄及周围寺庙文化遗产保护工程进展情况进行监督检查。

2010年12月6日，承德避暑山庄及周围寺庙文化遗产保护工程专家组成立大会在北京召开。国家文物局考古专家组组长黄景略先生、国家文物局科技保护专家组组长王丹华先生、北京市古代建筑保护研究所原所长、首席研究员王世仁先生、承德市文物局高级工程师张生同先生等18位专家和国家文物局文保司副司长陆琼、国家文物局世界遗产处处长唐炜等同志出席会议。河北省文物局局长张立方、承德市人民政府原副市长贾玉英等出席并致辞。承德市文物局原局长郎俊山主持会议。

在承德市委、市政府高度重视下，市政府专门成立承德避暑山庄及周围寺庙文化遗产保护工程领导小组，下设保护工程办公室。从市委办公室、市委组织部、市委宣传部、市文物局、市发改委、市财政局、市审计局、市住建局、市消防市支队、市档案局等有关部门抽调精兵强将50余人，分为秘书组、审计监督组、财务组、工程组、档案资料组等机构，明确分工，责任到人，整体推进。将这次修缮工程分为古建实体维修、水环境治理、安防技防、遗址保护、彩画石刻保护等105项子工程，通过五年时间完成避暑山庄及周围寺庙保护修缮工程任务，将承德的世界文化遗产历史原貌展示在世人面前。

二、承德文物保护工程档案管理存在的问题

市保护工程办公室根据《中华人民共和国文物保护法》《文物保护工程管理办法》等相关法规，结合承德文物保护工程的实际工作情况，将文物保护工程档案资料分为两方面内容：工程技术资料和工程竣工资料。由于文物保护工程档案管理尚未建立完整的工程资料管理体系，文物保护修缮工程档案还是采用《建筑工程档案管理办法》归档管理，因此对文物保护工程档案规范化管理工作带来新的课题，也出现了亟待解决的各种问题和困难，究其原因主要有以下几点：

（一）可参考的规范性文件较少

我国现行的政策法规中有关文物保护工程中档案的管理，仅有2003年颁布的《文物保护工程管理办法》中提到：“文物保护工程的申报和审批机关、勘察设计单位、施工单位、业主单位应当建立有关工程行政、技术和财务文件的档案管理制度，所有工程资料应当立案存档并归入文物保护单位记录档案。”可是在实际操作中，我市文物管理部门对工程设计方案流程、工程招标、施工验收标准等主要内容进行归档，未进一步规范管理，导致标准不好把握，存在差异。

（二）施工时对档案的收集工作重视程度不够

施工单位、监理单位还未充分认识文物保护工程资料收集工作的重要性和迫切性，常常只重视文物本体施工质量标准却忽视工程资料的收集、归档和管理，特别是在隐蔽工程修复过程的重要历史信息捕捉不及时、不详细、不完整，导致施工过程中该收集的资料未收集齐全，事后给文物保护工程资料归档管理造成不可弥补的被动局面。

（三）档案收集人员的专业性差

由于文物保护工程档案种类繁杂，加上时间紧迫、任务较重，所以要求施工单位、监理单位档案员必须掌握一定的文物、档案等专业知识。但个别单位在整个施工过程未设立具有文物保护专业技能的档案员，在文物保护工程接近竣工验收时，按照现行文物保护工程的档案管理规定生搬硬套、应付了事，是在多方面的检查、督导下，才重新聘用档案专业人员对工程档案进行归档、整理、移交。

三、加强文物保护工程档案管理的对策措施

文物保护工程的档案管理是一项功在当代、利在千秋的工作，必须认真及时地做好文物保护工程档案管理预先谋划和后续建设，充分发挥文物保护工程档案存史、资政、惠民的作用，为日后开展历史文化传承和保护研究提供详实、可靠的参考依據。

（一）完善文物保护工程档案管理规范和制度

为进一步规范避暑山庄及周围寺庙保护修缮工程资料档案的管理，打造精品工程、样板工程，保障工程顺利竣工并通过验收，市保护工程办公室参照河北省建设厅编制的《建筑工程技术资料管理规程》和清华大学建筑学院编制的《文物保护工程实施进程中的工程资料收集整理工作》及其他相关法规和文件，于2011年至2012年先后出台了《承德文化遗产保护工程技术资料管理规定的通知》《施工单位竣工总结报告、竣工图纸和工程照片的相关要求的通知》《施工单位工程技术资料分类组卷要求的通知》等有关工程档案资料规范和有关规章制度，为施工、监理单位编制工程技术资料和竣工资料提供了比较系统、规范的参考依据。目前，移交市文物局工程档案230余件，图纸1500余张，各类拓片、建筑修缮照片800余张，详细记录了工程历年修缮情况，勘测详细数据，为105项保护修缮工程施工提供了详实精准的参考资料。通过建立完善的工程档案，不仅减少了勘察、测量、设计、检查、验收过程中所需大量的人力、物力、和财力，大大缩短了工期，还节省了资金，产生了可观的经济和社会效益，受到上级有关部门领导的肯定和好评。其中普乐寺保护修缮工程、普陀宗乘之庙古建筑保护修缮工程和安远庙保护修缮工程中获得国家级奖励。

（二）加强对档案收集管理工作的检查督导

施工、监理单位按照保护工程办公室下发的规范文件，严格要求做好施工记录，施工档案资料要及时收集，每天做好施工日志。同时，要求甲方代表和甲方档案记录人每天拍摄工程照片和编写施工日志。设立专门的机构和人员强化工程资料管理，抽调工程组、档案组、监督组人员每月定期抽查或检查施工单位和监理单位档案收集、整理情况，确保各项工程的档案记录及时、准确。对已竣工的工程资料安排专人负责登记、分类、装盒、上架、归档，从而有效促进档案资料收集整理的规范化、制度化。

（三）加快档案管理信息化建设

市保护工程办公室作为工程档案管理的主管部门应该推进文物保护工程档案管理逐步向信息化方向迈进，依靠信息化的檔案管理手段，可以迅速、准确、及时进行各类文物保护工程档案的分类、整理、归档、查阅和利用，进一步提高文物保护工程档案资料利用工作效率和管理水平，摒弃纸质文物档案管理弊病。

在避暑山庄及周围寺庙105项国家重点保护项目即古建修缮修缮、水环境治理、安消防工程、石质文物科技保护、考古挖掘等五大类中，我们收集整理包括各类批文、请示2000余件、图纸300余册，资料档案2000余件，照片10000多张，共300余盒。现在已完成国家验收70项，省局验收35项。目前正在编写避暑山庄及周围寺庙保护工程项目工程报告，工程档案资料按照档案管理规范也在整理细化分类，编制了电子档案，为日后文物保护修缮工程建设提供系统的、可靠的参考依据。

作者单位：承德市文物局 承德市档案馆