新时期事业单位档案数字化管理研究

郑辉

【摘要】随着我国科学技术的不断提高，计算机技术得到了不断完善和优化，计算机的强大功能已经使得我们的生活发生了巨大的改变，我国的各行各业领域均在享受着这一优秀成果。而本文主要探究在新时期事业单位下，如何对我国事业单位的档案进行数字化管理。事业单位的档案管理主要是围绕档案的安全性、信息的利用率、提升工作人员的效率而进行的。传统式是使用一般档案管理模式，其主要的管理模式较为落后和单一，然而在新时期际遇下对事业单位的档案管理提出了更高的要求，因此衍生出了数字化管理模式，因此本文主要对两种档案管理模式进行分析和探讨，从而选择出最佳的档案管理模式。本文重点探讨了新时期事业单位档案数字化管理研究。

【关键词】新时期事业单位;档案数字化管理;安全;利用率

目的：当今社会是信息化快速发展的时代，日常生活中的大部分事物均可以采用信息化管理，那么在此际遇下对新时期事业单位档案数字化管理做出了要求。其中对于档案管理安全和信息利用率做出了更高要求，只有确保档案的安全才能维护各界人士的切身利益。信息化时代的出现则存在着两面性：一方面是能够更好地服务于我们的生活，而另一方面则易出现许多安全问题。许多黑客可以利用网络技术对国家机密以及个人信息进行盗用和篡改。因此我们需要重点对档案安全问题进行深入分析，提升信息利用率和工作人员的效率。本文则对新时期事业单位档案数字化管理进行深入研究。方法：分别选取两所事业单位，按照不同档案管理模式，将其随机分为两组，对照组（50例，使用一般档案管理模式），观察组（50例，使用数字化管理模式）。对研究完成后的具体数据进行收集和分析。结果：观察组使用数字化管理模式后信息的利用率、档案工作人员的工作效率明显提高了，其数值明显高于对照组。差异明显，表明有统计学意义，具有可比性。（P<0.05）结论：在信息化时代，对事业单位档案进行数字化管理，有着便捷和规范化等优点，能够提高信息的利用率，因此有较高应用价值，值得推广使用。

一、研究对象和方法

（一）研究对象。分别选取两所事业单位，按照不同档案管理模式，将其随机分为两组，对照组（50例使用一般档案管理模式，男性31名，女性19名平均年龄32.35±2.55岁），观察组（50例，使用数字化管理模式男性28名，女性22名，平均年龄30.42±3.25岁）。对研究完成后的具体数据进行收集和分析。上述档案管理人员均知情且同意参与研究。

（二）方法。1.使用一般档案管理模式。（1）档案管理方法：主要是人工对档案进行登记、分类、入柜、保管等。此种模式是管理人员始用笔进行初步登记后使用电脑进行逐字录入。（2）档案管理人员的认识度：档案管理人员通常会进行档案管理知识，以及档案管理的重要性和严谨性培训，后正式上岗。（3）档案管理人员的素养：通常是面试合格后直接录取，未对员工素养进行调查及相应的培训。（4）档案管理人员的工作效率：始用笔进行初步档案记录后使用电脑进行逐一录入以及进行档案校对，后进行入箱保密等工作。易出现人员不充足以及档案校对出错。2.使用数字化管理模式。

（1）档案管理方法：主要是通过电脑扫描、软件备份、文档上传、资源共享等对档案进行扫描、上传后进行分类操作、档案加密等操作。（2）档案管理人员的认识度：管理人员会进行严格的档案管理知识、档案安全性、数字化操作模式等培训，测试合格后正式上岗。（3）档案管理人员的素养：通常是面试合格后进行多方考察，录取人品优和信用好无犯罪记录的人员。（4）档案管理人员的工作效率：主要是用数字化设备进行扫描和传输以及校对，后进行备份加密等工作，最后再次进行重复检查。

（三）观察指标。实验完成后需观察两组的信息利用率、档案工作人员工作效率并对其进行分析。

（四）统计学分析。将数据纳入SPSS20.0软件并对其進行分析，计量资料用t和“x±s”表示，计数资料用卡方和%表示，P<0.05表示数据差异明显，因此具有统计学意义。

二、结果

观察组使用数字化管理模式后信息的利用率、档案工作人员的工作效率明显提高了，其数值明显高于对照组。差异明显，表明有统计学意义，具有可比性。（P<0.05）具体数据如下：

两组信息利用率：观察组信息的利用率（22.3±2.5）;对照组信息的利用率（10.2±3.1T=23.126，P=0.001，（P<0.05）。

两组工作效率：观察组工作效率（26.6±4.2）;对照组工作效率（14.1±2.2）T=20.314，P= 0.001，（P<0.05）。

三、讨论

如今是信息化快速发展的时代，日常生活中的大部分事物均可以采用信息化管理，那么在此际遇下对新时期事业单位档案数字化管理做出了要求。其中对于档案安全和信息利用率提出了更高要求，只有确保档案的安全才能维护各界人士的切身利益。本文则分别选取了两所事业单位，随机将其分为两组，予不同的档案管理模式进行深入探讨，再分析两组模式下的信息利用率、档案工作人员的工作效率，并根据研究结果选出最佳的模式，具体分析如下。传统的档案管理模式下，首先是操作流程较为繁琐同时易出现差错。其次是对档案管理人员的培训未到位，以及并未对员工素养进行深度调查容易混入不良分子。而最为重要的一点则是整个档案管理的操作方法较为落后，对于初步的档案始用笔记录后续用电脑中的EXCEL进行逐字录入，因此容易出现误录、重录等情况，且不易筛查。此外针对部分通过纸质记录的档案则会出现诸多缺点，例如不易保存、保密性较差、易被篡改和伪造，更重要的一点则是共享资源的难度较大且查找档案的时间过长，对于查找相关档案的准确性也较低。此外一旦相关工作人员离职或是退休后，档案的交接工作则会出现许多问题，因此在种种因素下，仍然使用传统的档案管理模式显然无法适应新事业单位的发展。且本文的研究数据也表明，在传统档案管理模式下，信息的利用率和工作效率均存在着较大问题，且研究数据明显低于数字化管理模式。上述几点情况都会进一步加重工作人员的负担，导致信息利用率和工作效率较低。

本文对照组使用的则是数字化管理模式，操作流程较为简洁同时机械化操作误差小。此外对于档案管理人员的综合素质以及数字化操作流程都进行严格培训，确保档案的安全性。在操作过程中主要是以计算机为主要载体同时辅以高清晰的扫描设备进行档案扫描。后进行资源远距离传输以及资源共享，以及专业化人员对其进行加密操作。并对单位的硬件设备、软件设备进行定期检查以免黑客入侵。因此，一方面是使得档案的利用率较高，另一方面是便于保存且安全性较高，此外资源共享较为便捷。且通过本文的研究数据也进一步印证了使用数字化管理模式对于提升信息的利用率以及工作人员的效率均存在着明显优势。综上所述，在新时期下使用数字化管理模式对于维护档案的安全、提升信息的利用率以及工作人员的效率有明显优势，值得推广使用！

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