医院电子档案管理存在的问题及解决方法

马婕

【摘要】随着电子档案在医院管理中的运用，其独特的优点给医院的档案管理带来了极大的便利，也为其他工作的有效进行提供了良好的基础。但是，电子档案的管理存在着一些问题，亟待解决。本文分析了医院电子档案管理中存在的问题，并提出了一些解决对策。

【关键词】医院;电子档案;解决办法

档案管理是医院工作中必不可少的工作，在医院工作中，往往因人员的大量流动而需要进行记录。对记录后的档案进行有效的管理，能够防止这些档案的丢失，保障其他工作的顺利开展。随着科技的发展以及计算机技术在各个领域得到了广泛的应用，档案正在逐渐变为电子化，尤其是在医院管理中，看病的一切流程正在向无纸化发展。

一、医院档案管理电子化的好处

（一）顺应时代的发展。21世纪以来，借助于计算机的使用，档案管理都在逐渐实施电子化的管理方式。电子化的档案管理方式，是时代发展的产物，是电子科技飞速发展的证明，是未来一段时间档案管理的必然趋势。与纸质的档案相比，电子档案书写更快，也更容易保存，不会像纸质档案那样因乱放而丢失。电子档案管理在医院工作中的应用能够使医生快速查询到每一位患者的信息，从而提升医生的工作效率，更好地对其进行医治。还能将庞大的档案数据信息进行系统的管理，方便医生和患者的查阅。

（二）实现资源的最大化利用。在医院工作中，每天的人流量是巨大的，基本上每个人都需要建立档案。累计起来用于建立档案的纸张数量是巨大的，因此，需要大量的经费支出。尤其是医院，每天要接待的患者不计其数，只用于档案的纸张开销就无比巨大。如果省下这一部分开销，把节省下来的资金用于购买医疗设备上，那么，就会极大地提升医院的医疗水平。电子化档案正是解决这一问题的有效途径。另外，电子化档案还能弥补纸质档案因年代久远或保存不当字迹变得模糊的缺陷，因其具有电子信息的特性，可以进行拷贝工作，为防止遗失可进行备份。在查阅的时候，也可以进行拷贝，最大地体现出档案工作者的劳动成果，也能够使档案管理工作服务的范围更加广泛，实现资源的利用最大化。

（三）加強档案信息的实效性。纸质的档案具有较强的时效性，一旦封存起来就很难再进行更改，不能实现档案的再次修正。若必须进行改正，只能重新再制定一份档案。所以纸质档案不利于信息价值最大化的实现。与此相比，电子档案就有很大的不同之处，对于一份已经完成的档案，人们可以根据需要随时在计算机上进行二次修改，极大地实现了信息价值的最大化。

二、医院电子档案管理的现状和存在的问题

（一）医院电子档案管理的现状。电子档案在医院中的应用是档案管理的巨大创新，电子档案的应用极大地改善了医院就诊的程序，提升了医生的诊治效率，为医院各项工作的顺利开展提供了保障。但是，医院在使用电子档案后，进行档案管理的仍是原先的管理人员，他们仍用管理纸质档案的方法进行电子档案管理，再加上对电脑操作不熟悉，所以，在电子档案的管理上出现了很多问题。

（二）医院电子档案管理存在的问题。1.电子档案管理人员问题。档案管理看似简单，但是它是一个很难的工作，需要管理人员具有极强的档案管理专业性知识。要做好档案管理工作只具有专业性的知识是不够的，还需要具有丰富的档案管理经验。而电子档案管理的要求更多，在此基础上还要具有良好的计算机操作能力。然而，目前医院的档案管理人员大多是非科班出身，不具备良好的专业知识，还有一部分人员是从行政、后勤等部门调过来的，只是因为他们具有良好的计算机操作能力。因此，医院电子档案管理人员水平不一，几乎没有能够完美胜任该工作的管理人员。电子档案管理人员狭窄的知识面以及专业技能的欠缺，使电子档案管理的质量和效率受到了很大的影响。另外，医院各部门之间人员调动的程度很大，存在电子档案管理人员刚刚熟悉档案的管理流程之后就被调走的情况，具有丰富经验的管理人员不能真正地发挥作用，在很大程度上造成了电子档案管理的困难。有关调查显示，医院往往倾向于对科研的大力投入，对提升医疗人员的医疗水平上也投入很大。但是没有重视对电子档案管理人员的培养，也没有投入大量资金建设完善的电子档案系统。因此，电子档案管理人员在缺乏专业培训的基础上，不可能提升管理水平，管理观念落后导致的电子档案管理落后的情况也就不足为奇。2.电子档案管理方面的意识太过薄弱。在医院的高层管理人员中，有很大一部分人坚持认为医院的首要的工作就是提高医疗水平，注重科研工作，以此更好地造福于人民和提高医院的效益，对于电子档案的管理无关紧要，管理的好坏与医院的直接利益没有什么关系。在这种思想的诱导下，医院电子档案的管理工作缺乏足够的重视，出现了大量的问题，不能对患者的档案进行及时的保存，利用率也不高。殊不知，这种想法是错误的，电子档案的管理至关重要，它是医院管理工作中必不可少的一道程序。电子档案管理不善，虽然不会造成医院的直接损失，但是会间接的造成医院的损失。此外，医疗人员的档案意识不强，在记录患者的病情时，草草几句，不能进行完整的记录，这就导致患者的电子档案不完整。种种原因加大了管理人员对电子档案管理的难度。3.管理制度、技术的落后。一方面，在医院中，几乎很少会制定针对性的电子档案管理制度，即使制定了一些制度，也很久不进行更新。所以就很容易造成电子档案管理上的疏忽;另一方面，医院的电子档案管理技术落后，有关管理人员对电子档案管理技术不了解，对计算机系统的应用也不了解，因此不能建立成熟的电子档案管理技术。管理人员只是勉强能够使用电脑进行档案的检索工作，不能进行档案的储存和精确查找。此外，电子档案管理设备陈旧也是影响电子档案管理的一个很重要的问题。所以，很有必要改进电子档案的管理技术。

三、医院电子档案管理问题的解决对策

（一）提高电子档案管理人员的综合素质。随着电子科技的发展，电子档案管理涉及的知识越来越多，涉及的信息量也越来越大，相应的对电子档案管理人员的要求也越来越高。如今医院的电子档案管理不仅需要管理人员具有扎实的专业知识功底和丰富的管理经验，还需要掌握现代的管理技术，如电子档案管理系统的运用、计算机的操作等。一些学者和管理大师经过研究认为电子档案管理员不但要具备良好的思想素质和职业道德，还要具备严谨的工作作风和敬业精神。对此，要加强电子档案管理员的培训，强化专业知识的同时还要加强职业道德的培养。让其能够在日常的工作中注意搜集、整理医院的档案研究资料，提高整体的电子档案管理水平。

（二）规避电子档案管理工作中的风险。在医院的电子档案管理工作中，存在的管理风险问题就是档案的泄漏，随着电子档案的使用，对电子档案的安全风险问题更应该引起足够的重视。电子档案是与计算机网络结合的产物，因此它的安全性受到网络的极大影响。医院的电子档案一旦泄漏，对医院会造成极大的影响。所以，注重电子档案管理中的安全风险工作，有着极其重大的意义。一方面，不断完善适用于医院的档案管理机制。建立完善的管理机制对医院电子档案管理有效的管理很有必要。首先，医院应该找出专门的人员来负责电子档案管理的安全问题，在电子档案体统上设立一些防火墙。其次，还应该对有关管理人员进行档案安全问题的培训，加强他们的安全意识;另一方面，要采用科学的档案管理方法。采用科学的电子档案管理方法能够使档案长期保留下来，充分发挥信息的可读性和可用性，实现对电子档案的全程管理。

四、结束语

在医院管理中，档案管理是一项十分繁琐且重要的工作，医院每天巨大的人流量又给档案管理工作带来困难。随着电子科技的发展，计算机系统与档案管理相结合形成了电子档案管理，把计算机操作的便利性充分的应用到档案管理上来，给医院的档案管理人员带来了极大的便利。但是，计算机网络的风险性导致电子档案也存在着很大的风险，所以电子档案管理仍有很长的路要走。

【参考文献】

[1]张园.信息化在医院档案管理中的应用发展探究[J].办公室业务，2017（12）：94-95.

[2]王哲.加强医院电子档案管理的对策初探[J].中国卫生产业，2017，14（19）：123-124.

[3]徐婕.医院电子信息档案的正反馈闭环管理探究[J].管理观察，2017（22）：153-154.

[4]李妙蓉.医院电子档案管理工作探究[J].办公室业务，2012（05）：11.

[5]吴扬.医院电子病历档案优势分析及发展对策[J].档案时空，2018（08）：32-33.

[6]黄新金.医院电子文档档案的应用与管理策略探究[J].中国管理信息化，2016，19（08）：171-172.