固定资产全程信息管理系统

●程宇虹 高丽清 孙丽芝

一、引言

现阶段我国企事业的固定资产管理有两种方式，一种是使用传统“账、卡、物”相结合的方式来管理固定资产，这种传统的管理方式简单落后，易发生人为错误，造成浪费；另一种是使用市场上流通的资产管理系统，这种管理方式不能及时获取资产的实时变动，易发生物不对人，资不对账。因此，我们在现行固定资产管理系统的基础上，研究出一套可使用RFID 的企事业固定资产全程跟踪管理系统，对资产的信息和使用状况进行更精准的管理、更科学的数据分析，这对企事业的成本控制管理具有深远的意义。

二、系统设计

（一）设计目标

我们针对企事业固定资产种类繁杂的数量特点、需求不同的环境特点、等级不同的管理特点，设计出一套可以实现全程跟踪的固定资产管理系统，包括资产的登记入库、会计记录、统筹和报告生成打印等资产管理业务。同时为特殊的固定资产安装频射卡，利用RFID 技术实现固定资产的全程跟踪并予以记录，提高企事业的资产管理效率，减少管理成本（见图1）。

图1 固定资产全程信息管理系统

（二）系统的功能模型

系统分为多种功能模块：资产前期管理模块、资产台账管理模块、资产运维管理模块、资产会计管理模块等。

1.资产前期管理模块。此模块为资产建卡前的相关业务，包括设备选型、资产购买申报、审批及验收入库。用户需填写设备选型表及资产购买申请表提出申请，经过资产管理部门审批通过后进入资产购买阶段，通过相关部门验收后即可入库建立资产卡片，与后续资产管理的具体业务流程连接。

2.资产台账管理模块。资产经过验收入库后进入到资产新增入账模块，完成建档后即可在资产台账管理模块中进行查询管理。资产台账管理为资产信息的整合，包括资产编码、名称、型号、国标号、配置、保管人员等详细信息。在资产跟踪管理模块，用户可根据资产的特殊性事先制定管理规则，实现对特殊固定资产的移动、存储环境、检查维护等一系列事件进行跟踪管理。资产的实时数据传入计算机后，经后台程序判断与规则相冲突，计算机可对用户的移动端发出预警、报警。此功能可减少资产的丢失率及损毁率，保证企事业的资产成本得到控制。

3.资产运维管理模块。资产运维包括资产运行、保养和故障维修，是资产领用维护阶段的重要环节。固定资产采用保养和检修并行的计划保养方式，定期组织维护保养，发现故障立即在资产故障维修模块填写相关报表。

4.资产会计管理模块。实施政府会计制度，将资产系统与财务信息系统进行实质性数据对接，固定资产信息通过资产系统同步进入财务系统，生成记账凭证。资产全周期管理的账务处理包括：资产购置、资产计提折旧、资产处置等。

三、资产跟踪管理模块的实现

（一）企事业固定资产跟踪对象的确认

根据GB/T 14885-2010《固定资产分类与代码》，企事业固定资产分为六类：土地、房屋及构筑物；通用设备；专用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。我们采用ABC 分类法，根据企事业发展战略及资产实际使用状况，结合资产数量、价值、类别等因素把固定资产分为A、B、C 三类：A 类为专用设备，B 类为通用设备，C 类为房屋构筑等。

A 类资产可根据数量、结构占比、净值率等数据确定重点跟踪资产对象；B 类资产根据单位价值、成本效益等因素确定重点跟踪对象；C 类资产具有不可移动、净值率高等特点，资产管理部门可直接在固定资产管理系统登记建卡，根据资产管理流程按年折旧、保养维修，无需进行全程跟踪管理。

（二）系统跟踪管理模块

1.资产的移动跟踪。管理人员把有源电子标签固定在需要全程跟踪的固定资产上，阅读器部署在门口、通道或其他需要重点关注的场所。一个阅读器可同时处理200 个标签的信号，若资产在移动也可接收标签发出的的信号。系统采用两种跟踪管理方式，一种是持续监控：阅读器持续采集标签发出的信号，若在一定时间内采集不到信号，系统向资产管理部门和用户发出报警信号；另一种是阅读器采集到未经授权的资产移动信号，门口天线将自动发出声、光警报，服务器则向资产管理部门和保安控制室发出警报，同时提供资产的基本信息和地理位置。

2.资产的环境监控。需特殊监控环境数据的固定资产可利用传感器持续向计算机发送数据，如温度、湿度、辐射等需要被检测的数据。用户可在移动端事先设置此类数据的安全值范围，数据传送到计算机后，经后台程序分析、判断收集到的数据。若判断此时资产的某项数据不在事先设置的安全值范围内，计算机将立即向用户及资产管理部门发出警报，用户可立即在移动端查看相关数据，根据系统提供的资产地理位置前往查看（见图2）。

四、结语

在信息技术迅速发展的大环境下，资产的管理作为企事业成本管理的重要一环，提高固定资产的信息化管理程度成为企事业竞争的必要趋势。以高效的资产管理为出发点，我们设计的资产全程信息管理系统采用了新型的软硬件设备和RFID 技术，运行安全平稳。具有低成本、低维护量、抗干扰性高、低耗用等特点，实现了对远端设备资产的跟踪、控制。

图2 系统工作原理

我们详细阐述了资产全程信息管理系统的关键模块，其中资产移动跟踪模块是资产信息的位置监控，减少固定资产丢失或被盗的情况；资产环境监控模块则实现了资产的实时监控，避免因管理不当而造成资产报废，提高资产使用率。信息化、集成化的系统数据作为企事业评估风险的重要依据，为企事业单位的管理分析决策提供了科学有效的数据分析工具。这种固定资产管理系统更新及时、全程跟踪，避免了资产的无谓损耗，提高了企事业单位资源配置的统筹规划效率。