浅议项目管理软件在项目管理中的作用

宋宝玲

【摘要】本文从企业实现项目化管理入手，阐述了项目管理对提高企业竞争力的重要性，分析了项目管理软件对提升项目管理的重要作用，通过实施项目管理软件促进项目管理和行业接轨，继以提高项目管理水平，为企业生产运营节约成本。

【关键词】项目管理  实施项目管理软件  企业竞争力

企业如何快速应对市场变化，提高企业自身的核心竞争力？途径之一是，学习项目管理知识体系，把企业的业务分解成不同的项目，实施企业管理的项目化，规范业务流程，节约运行成本，降低企业风险，提高企业的整体效益。以制造业为例，为扩大并占有市场份额，企业必须缩短产品设计和生产周期，这就要求企业要实现项目化管理，如何提高项目管理水平业已成为项目成功的关键因素。

一、项目及项目管理

项目是指一次性的、面对不同任务、有限定完成时间的活动，是为取得某一终极产物而精心组织的某项过程。企业内，可以理解项目是遵照某种规范及应用某种标准，去生产某种新产品或实施某项新服务，这种工作应在限定时间、成本费用、人力资源及资财等项目参数内完成。

提到项目管理，会有很多人直接和工程建设联系起来。实际上，项目管理已经渗透到社会的各行各业。项目管理是以项目为对象，在一定的约束条件下，以高效率地实现项目业主的目标为目的，以项目经理个人负责制为基础和以项目为独立实体进行经济核算，并按照项目内在的逻辑规律进行有效的计划、组织、领导、协调、控制的系统管理活动。项目管理的核心技术是网络计划技术，主要起源有CPM（关键路径法）和PERT（计划评审法）技术。这两种方法渗透到许多领域，成为网络计划技术的主流。

专业性的国际项目管理组织（IPMA）及协会（PMI）的成立使项目从此作为一门学科和专业化管理职业在全球得到迅速的推广和普及。中国项目管理研究委员会（PMRC）和中国项目管理知识体系（IPMP），推动了我国的项目管理发展，使国内的项目管理从组织上、标准上、水平上同国际项目管理的发展接轨。

二、项目管理软件的应用及功能

（一）国内外市场应用状况

利用项目管理软件制作甘特图、识别关键路径法（CPM）、应用计划评审技术（PERT）使关系模型化…，可以大大的锐减工期、发现进度问题、节省资源成本。在国外，项目管理软件已拥有一个非常成熟的市场。在90多个国家运营的ABB工程公司，公司的大部分工作都在项目管理软件下实行良好的项目管理;随着我国经济日益融入全球经济体系，国内外形势的发展要求项目管理采用国际通用方式，这就使得对项目管理软件的应用更为迫切。目前国内涌现出许多有关项目管理的软件，具备了财务预算与管理、进度控制、风险分析等多项功能，在项目选择、规划、实施、监测和控制以及招投标等方面发挥了积极作用。

（二）基本功能

①制定计划、资源管理及排定任务日程：软件根据任务信息和资源信息排定项目日程，并随着任务和资源的修改而调整日程。②成本预算和控制：即时得到项目的完整成本预算，在项目实施过程中，可随时对当资源或整个项目的实际成本及预算成本进行分析、比较。③监督和跟踪项目：利用基准计划跟踪任务的完成情况、费用、消耗的资源、工作分配等。④报表生成：可随时生成多种报表和图表，如甘特图、网络图、资源图表、日程表等。⑤协调处理多个项目和子项目。⑥排序筛选及安全管理。⑦假设分析及风险评估。

三、项目管理软件对提升项目管理水平的作用

（一）提高项目管理水平

实施企业项目化管理，尤其是通过应用项目管理软件，有助于企业系统地管理项目信息和数据，通过对历史项目的数据积累，在接受新的项目时，企业可以充分进行分析和对比，寻找项目之间的共性，借鉴历史项目的经验和教训。这样不但可以提高项目的管理效率，还能够降低甚至避免项目的风险。某些项目管理软件提供了模板功能，企业可以根据自身业务的特点，在多个项目中寻找并定义标准化的流程或操作步骤等，形成专用的模板，项目管理人员可以根据每个项目的实际情况，选择特定的项目模板，完成计划的制定以及数据和信息的管理，取得事半功倍的效果。

信息技术的价值是通过应用来实现的，项目管理软件也是如此。但是我国的项目管理水平仍不尽如人意，国内的许多企业一直以来不重视知识的搜集和整理，企业的每项业务工作完成以后，很多有用的数据和信息就会被丢弃，面对新的类似的工作时又重新做起，事倍功半。如果企业未能系统地采用项目管理这种先进管理方法，那管理环境是不利于项目管理软件的实施的。

（二）多项目协作节省成本

对于一个企业，总是会出现多个项目并发进行的情况，对于企业的管理者必须处理好多个项目之间的关联关系，协调企业人力、物力、财力等资源，才能够在保证项目按计划进行的前提下，尽量节约企业的总成本，求取企业效率的最大值，提高企业的核心竞争力。

大多数企业尤其是一些集团性组织的多项目管理仍然停留在凭经验做事的水平上，所有的时间和计劃，以及资源调配的方法和原则都存放在脑子里。且不说人员调动会让多个项目蒙受莫大的损失，仅仅对于一些突发事件而言，凭个人的记忆力就难以应付了，这种多项目管理的效率难以得到保证。相反，如果把多项目管理运用到项目管理软件中，通过简单的数据输入和计划的调整，便可以直接明了地获取资金、人力、原材料的最佳配置方法，并能够及时了解多个项目的进展情况。

四、结束语

为了解企业内项目管理软件实施状况，笔者对鞍钢集团下属的几个公司进行了调研，发现有些公司虽然在推行项目化管理模式，但是项目管理软件的实施尚在初期阶段，有一些单位尚未开始，达不到行业统一管理模式要求。企业须尽快推广并实施功能强大的项目管理软件，提高项目管理水平，节省项目成本，为企业节约增效。