浅谈档案安全管理

王雯旎

摘 要：文章分析了档案安全管理的重要性及档案安全管理中存在的问题，并提出档案安全管理的一些建议。

关键词：档案;安全;管理

档案作为人们在社会活动中所形成的多形式的有价值原始资料，它是历史的记忆。档案安全管理是档案管理的重要组成，对于档案保存利用具有重要意义，在档案安全管理过程中既需要领导重视，也需要加强工作人员的责任意识;同时还要加强硬件设施，构建更为完善的档案管理制度，才能确保档案始终处在安全状态下被开发和利用，档案安全尤为重要，是档案工作的底线。

一、档案安全管理重要性

早在商代，档案都集中储存于宗庙，宗庙在当时是神圣之处，国家王权统治的象征，反应了我国古代档案工作起步之初就首先考虑的是档案安全问题。档案的产生自始至终伴随着人们社会活动，属于不可再生资源，是党和国家一项重要专门事业，是全社会共同财富，起着维护事实真相的作用;我们在教科书上经常会看到这样一句前言“据档案记载”，简单的几个字，可见档案在记录当下和谋划将来具有承上启下的作用。因此，档案安全是档案的根基，档案妥善保护好了，这样就有档可查、一索即得。人们的社会活动和各种社会关系就不混乱，档案的价值就能充分发挥，它是引导我们探求现实世界和为我们搭起与过去联系的桥梁，它是一项“功在当代，利在千秋”伟大事业。

此外，做好档案安全管理工作也是贯彻党和国家抓好生产安全工作的重要内容。很多档案工作既是历史资料的承载主体，同时也包含很多科研项目，这些科研项目涉及到国防、科技、公关、公共安全等诸多领域，而这些领域的档案资料具有一定的机密性，对于国家经济社会发展和社会产生重要影响。一旦泄露出去就会损害国家利益和广大人民群众的合法权益，因此有必要加强对档案安全工作重视程度，以便为其他工作开展提供保障。同时档案安全工作也是档案资料能够得到安全保存的重要前提，如果档案安全工作没有做到位，就可能会遭受到人为破坏或自然环境侵害，甚至会被某些人加以非法利用，造成无可挽回的损失，直接影响档案资源的开发和利用，因此我们有必要重视档案安全管理工作。

二、档案安全管理主要存在的问题

从文明诞生的那一天起，人类便开始思考和寻求保存重要文件资料办法。随着社会发展和科技进步，信息化技术给档案工作带来方便效率的同时，也给档案安全带来新难题。主要体现在硬件和软件两方面：第一，硬件方面主要指库房物防、技防标准化建设没有普及，纸质档案有虫蛀霉变、电子化信息载体有磁化风险等;第二，软件方面主要指管理存在缺陷，档案丢失、被盗、被涂改、数据损毁、信息泄密等现象时有发生。因此，必须要加强档案保护工作。

随着网络信息技术的不断发展，当前档案工作数字化已经成为档案工作的重要趋势，越来越多的档案资料以电子文档的形式被收集，这样既有利于档案资源的开发，也有利于档案资源的管理。但同时也衍生出了网络隐患，诸如網络黑客攻击、计算机病毒等等，一旦被不法分子盯上，如果档案管理工作没有做好防护，很容易造成档案资料的泄密，给档案管理工作造成无法挽回的损失。

从目前看当前档案安全管理工作还没有形成完善的安全管理体制，虽然部分档案管理部门制定了相应的档案安全管理制度，但在具体落实时缺少监督机制，很多档案安全管理人员对自身工作重视程度不够，责任意识较差，很容易给不法分子可乘之机，进而容易造成泄密，对档案管理工作造成影响。加之当前很多档案安全管理人员素质参差不齐，对于档案的网络隐患、硬件隐患和软件隐患重视程度不足，特别是在制度落实过程中，由于档案管理人员的安全意识薄弱，很多环节都没有落实到位，在一定程度上带来了档案安全隐患。

2017年召开的全国档案安全工作会议就要求我们深入贯彻习近平总书记提出的国家安全观，虽然国家安全观重点强调的11个领域安全中没有档案安全字眼，但我认为确保档案安全是符合国家安全观要求的，档案安全与每个人切身利益息息相关，如果档案安全出现问题，无论丢失、损毁还是被涂改、泄密等，都有可能影响社会稳定，最终也会危害国家安全。所以，我们必须以强烈的责任感和使命感对人民高度负责，认真抓好档案安全工作。

三、做好档案安全管理工作之建议

1.领导层要重视档案安全管理工作

档案管理者要认真抓好档案安全工作，务必居安思危，把保护档案安全作为贯彻习总书记国家安全观要求落实到具体工作中。但在实际工作中，档案管理部门处于“边缘部门”，领导层主要精力抓经济发展，对档案部门重视程度有所弱化。这就要求档案管理人员一方面要主动积极与上级沟通，经常汇报工作，潜移默化让领导层详细了解到档案工作重要性，另一方面也要与相关部门协调联系，规范收集信息源，争取取得广泛支持。

众所周知，任何一项工作，只要领导重视，亲力亲为，就能做好，档案安全管理工作亦如此。我们要以高度责任感，把保护档案安全视同珍爱生命一样对待。

2.落实全员责任制，加强安全意识

档案安全管理工作不仅仅是档案一个部门的事，应是所有人共同的事业，它与每个人利益息息相关。责任制是档案安全管理灵魂，人人有责才能使人人尽责。全员都要层层签订责任状，确实做到拿在手中，扛在肩上。档案管理员要严格落实借阅制度、归档制度等，在档案处理各个环节都要仔细检查并签名，以确保档案的安全管理措施落实到位

3.加强库房标准化建设，严格把好质量关

虽然说全面普及库房标准化建设可能受资金经费不足限制，但应努力朝这方面努力推进。回顾历史，我国早在宋代就设立保管档案机构，自上而下设置了皇家档案库、中央三省、枢密院、六部、三司都设有架阁。到了当代，我国设立了国家、省、市、县档案馆，其他职能部门和企业也设有档案室，都是为了保证档案的完整与安全。另外，国外对珍贵资料的保存也值得我们参考，例如，美国把《美国宪法》羊皮纸原件永久的保存在有惰性氦气环境，里面拥有最佳的温度、光线和温度条件。

库房作为保证档案安全的第一物理屏障，工程质量尤为重要。2009年3月发生在德国科隆，该市档案馆突然坍塌，造成大量珍贵资料损毁;2010年青海玉树地震造成震区9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌而被废墟埋没。这两起典型事故案例警示我们在库房选址、工程质量等方面需加强，防止因自然灾害或施工不规范造成损失。

4.严肃管理，不断完善档案安全管理制度

库房物防、技防设备设施条件的完善，是不是就高枕无忧了呢？把资料锁在库房是否就万事大吉了呢？我们决不能掉以轻心，还需加强管理。

（1）建立健全突发事件应急预案。2008年洛阳房地产产权产籍管理处的地下档案库被雨水淹没，万幸的是救援及时，上万份档案无一严重受损。所以我们必须立足工作实际，结合室内外环境，从物、环境、技术、人等四方面分析存在安全风险和应急资源评估，编制好预案还得普及应急知识和定期进行演练。这样才能够防范于未然。有的档案室制度很多，但大部分都是挂在墙上，没有执行力或是演练嘻嘻哈哈，不认真;还有为了方便省事不按规定执行。

（2）加强政治和业务学习。档案部门作为一个服务性部门，档案管理员要认真学习《档案法》相关法律法规，依法依规办事，同时要自觉学习相关业务知识，做档案忠实的保护者。档案安全管理工作人员负担的责任非常重大，既要掌握相关的业务知识，同时也要涉及到管理学、社会学、信息技术等等，只有通过广泛学习知识，不断提升自身的安全管理意识和管理能力，才能确保档案安全，才能在档案安全管理工作中凸显自身的价值和作用。

（3）要重视珍贵资料异地备份。我国早在西周就有副本制度，当时档案典藏原则是将档案正本存放中央，副本存于地方，每份档案文件都存副本，以免遗失或毁损。当时还配套金匮制度，金匮是一种保存档案的装具，是专门用来收藏一些最高机密、最重要的档案匮子。西周的典章文物之所以能促成春秋戰国时期的百家争鸣的出现与副本、金匮制度有关。那么借鉴古代人的做法，重要资料异地备份是非常有必要的。2008年汶川地震造成了大量档案损失，其中上千年历史的《石泉县志》未被挖掘，最终是在国家图书馆找到了数字化的文献资料，其实这就是档案异地备份的结果。然而，异地备份自然会牵扯到库房、经费、制度管理等方面问题，应创造条件多渠道争取资金和政策支持，积极稳妥解决。

总而言之，做好档案安全工作除了完善物防、技防外，还要加强人防，关键在于档案管理员。要确保档案从收集、鉴定、入库、销毁等环节都不能出现任何差错。档案管理员加强提高政治素养，牢固树立国家安全观，自觉学习业务本领，勤于检查资料，发现档案虫蛀霉变要及时修复，确保档案安全，做坚强可靠的安全卫士。

参考文献：

[1]郝文霞.浅析档案安全管理的重要性[J].兰台内外，2007

（作者单位：海南省人民医院综合档案室）