企业档案管理中信息技术应用研究

刘芳

【摘要】伴隨着当前信息技术的快速发展，为民众的生活和工作都带来了很大的影响。信息技术在企业当中的运用非常广泛，各种技术在企业当中的运用，使得档案管理工作的整体效率得到了有效提升，但是也给传统的档案管理带来了不小的挑战。因此，此文就当前信息技术下的企业档案管理进行探讨和分析。

【关键词】信息技术;企业;档案管理;运用

一、信息化背景下企业档案管理的新方向

就当前企业的发展来看，市场竞争越来越激烈，各类信息资源的获取显得越来越重要，档案管理作为一个企业最重要的信息存储方式，重要性不可小视，从传统的档案管理模式来看，信息的更新有着严重滞后的情况，且在档案信息运用时也很难起到实质性的作用，信息技术运用到当前的档案管理工作当中，可以有效地提升数据的安全性，同时也有利于数据的存储、查找，这种管理模式有着成本低、成效好、检索快的特点，并且能够不断优化原有的管理模式，从而在此基础上完整存储企业的信息，给企业信息的咨询、决策等方面提供有利的帮助，这样的管理模式显而易见，是当前时代所必须要实现的，在提升企业整体竞争力的同时，也能够让信息技术在档案管理当中起到最好的效果。

二、信息技术在企业档案管理工作中的作用

（一）信息技术拓宽了企业档案资源范围。在企业日常的档案管理工作当中，传统的管理模式会受到信息传送的限制，档案资源的开发对象一般都是企业已经具有的资源，开发空间相对较小。信息技术的运用可以有效地解决一类问题，同时在日常的运作当中随时随地开展档案管理工作，不会受到地点和时间的限制。

（二）企业档案管理更加系统化。信息技术的运用可以提升企业数据存储的整体容量，提升数据的安全性和可靠性。信息技术的运用涉及所有的档案资源，同时还能够对财务、生产等方面的系统进行高度融合，确保整个企业数据能够得到统一的管理，这样对于一个企业的发展而言是非常有利的。

（三）让企业档案管理更加细致化。如果一个企业在慢慢向着现代化和人性化的管理发展，那么在日常的运作当中，就需要使用到信息技术。特别是在档案管理工作当中运用到信息技术可以很好地去满足企业细致化的管理。信息技术能够让一个企业的档案管理更加高效化，让所有档案都能够以电子数据的方式进行保存，且随时都可以进行查阅。对传统的档案管理模式进行转变，避免档案出现破损的情况。档案信息管理更加便捷、科学。只需要进行一次的投资就能够获得多次的产出，信息技术下的档案管理可以在一定程度上摆脱对于经费的依赖和约束。

三、信息技术在企业档案管理当中的运用

（一）前期运用。在企业档案管理当中运用到信息技术，初期一般都体现在档案的查阅、检索、统计、整编等方面。信息化档案管理初期阶段必须要用计算机检索功能来对档案信息进行编制。使用著录项目把读取的档案目标编制为一个数据库，然后有按照相关的要求对数据进行编制，同时对目录进行分类等。随后使用计算机对档案进行检索，按照检索人员的需求，把档案的原有文件和目录信息提交给检索者，同时也可以利用档案的形式特点和内容特点来进行检索。最后利用计算机技术对已经构建完成的档案进行不定期的管理和更新，主要开展的工作有：数据库空间的占有率、入库出库量统计、档案查阅时间和归还时间以及档案内容的更新，这些都必须要进行记录和统计。

（二）综合运用。即便是当前很多企业都使用了信息技术来对档案进行管理，但是档案文件的管理形式还是必不可少的，且从当前企业的发展来看，信息技术的运用必然会对档案管理工作带来一定的影响，为了更好地实现档案管理和文件资源的合理运用以及共享，以这样的方式来减少重复数据的录入和规范系统的数据接口，那么对信息技术进行运用是必不可少的。对于整体档案管理进行综合化而言是非常具有效果的，同时也能够让管理效率得到提升，让计算机等技术效果得到最好的发挥。

（三）科学制定档案信息化规划。在企业开展档案信息化管理过程当中，制定一定的规划是至关重要的，且必须要在满足企业发展的要求基础之上开展，根据企业自身的特点和发展的方向，进行深入的探讨研究论证，制定出一个符合企业自身发展需求的档案信息化管理规划，使用循序渐进的方法，从企业信息的实际需求出发，来对管理模式进行分析，明确管理当中的各个流程，对其进行全面的调节，为企业档案管理信息化建设提供更大的发展空间。

（四）档案管理信息系统的构建。企业中档案信息系统是非常重要的一部分，这一个系统自身就有着一定的特点。当前时代背景下的企业各个环节的活动都离不开企业的档案信息系统。此外，企业档案信息化系统运作期间所带来的信息必须要由档案信息系统进行收集汇总，然后对其进行长期保存。还有就是，一个企业对档案的大量使用，使得档案信息管理系统成了一个企业重要的信息来源之一。

（五）重视信息技术，提升信息化水平。在当前日新月异的信息化时代，企业传统的档案管理工作面临全新的机遇和挑战。信息技术的运用，为档案管理提供了很多种方式，为档案的规整、存储都提供了很大的帮助，让整体档案管理的科技水平得到了不断的提升。就目前企业的发展来看，如果想要在信息化的时代实现可持续的发展，那么就必须要在企业的内部进行先进技术的引进，进而不断提升档案信息的管理水平。在当前企业的发展过程当中，信息技术的整体水平都会直接影响档案管理工作的整体效率，对企业能否正常运作有着直接影响，所以企业必须要重视档案管理的信息化建设。

（六）培养专业人才，提升档案管理团队素质。在企业当中，人才的培养是极为关键的一项工作，人才是开展工作的基础，在企业档案管理工作当中，必须要运用专业素质过硬的计算机人才，这样才能让企业的档案管理信息技术得到不断提升，让档案管理更加安全稳定。企业必须要定期进行档案管理人员的培训，在此基础上不断提升他们的信息化技术运用能力，提升他们的职责意识，让他们可以更好地去完成企业的档案管理工作，进而实现整体管理团队的能力提升，为企业未来实现可持续发展打下良好的基础。

四、结束语

伴随着社会的不断发展，信息化时代的来临，企业档案管理工作当中运用信息化技术可以有效地提升整体的工作效率，同时也能够让档案的管理更加科学、规范，并且也能够有效降低档案管理工作的工作量。在当前企业的发展过程当中，信息化的档案管理模式运用也是越来越广泛，因此在已有的技术基础上进行不断创新，这样才能让档案管理工作能够有效适应当前社会的快速发展，让企业在竞争激烈的市场当中站稳脚跟。

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