提升机关事业单位文书档案管理质量的建议

韦珉

【摘要】新时期，机关事业单位的规范化发展，增加了文书档案数量。为了使工作质量得以保证，工作效率有效提升，必须要完善文书档案的管理制度。在机关事业单位中，文书档案是重要组成部分之一。文书档案属于机关事业单位发展的宝贵资源，记录了事业单位发展过程。文书档案管理对于专业性和保密性以及政策性都非常重要。要求资料既要具有很高的安全性，又要具有完整性，对于机关事业单位而言，是既高效运行又有序协调的重要保障。所以，各部门都应该重视文书档案管理工作。

【关键词】机关事业单位;文书档案;管理质量

对于各个机关事业单位而言，文书档案管理是一项重要的工作，其既具有技术性和政治性，又具有服务性，能够记录各个机关事业单位的重要资料和社会发展信息。高效科学的文书档案管理工作，能够提升机关事业单位的管理水平，使机关事业单位做出正确且合理的决策，无论对于机关事业单位的发展还是进步，都是重要的举措。

一、机关事业单位规范文书档案管理工作的重要性

文书档案是一个单位或部门极为重要的有保存价值的文件材料，对于机关事业单位而言，档案管理日常重要的工作环节，就是科学收集、分类和整理办公室文书档案，机关事业单位管理文书档案的过程中，无论是收集信息方式，还是对信息进行分类的方式，都应该重视起来，防止出现误差，影响单位决策。工作人员在日常的工作中，储存文书档案的条件也必须要考虑到，工作人员应该按照标准和相关规定，整理后续文书档案和编目，以及保管文书档案工作。使办公室文书档案管理更加规范化，缩短查找文书档案时间，及时销毁一些没有利用价值的办公室文书档案，提高保管文书档案的水平，从而有序地开展办公室文书档案管理工作。在新时期，文书档案管理工作有了新的时代内涵，这项工作比以往有了更加重要的意义。

二、机关事业单位文书档案管理工作中存在的问题

（一）机关事业单位对文书档案管理工作的重视度欠缺。有些机关事业单位对文书档案管理工作的重视程度较低，尤其是有的单位主要领导对文书档案管理工作的忽视，把文书档案管理工作，只看成是办公室工作中一项最容易做的事情，直接导致了文书档案管理工作混乱的局面，并且对保密工作也不重视，没有把加强对保密工作的领导作为一项重要职责。有的工作人员认为，管理办公室文书档案，就是简单地保存相应的活动材料和会议，保存的这些数据过后不可能将其效用充分地发挥出来。所以，忽视了对办公室文书档案管理工作的重要性的认识。

（二）文书档案管理人员专业素质欠缺。办公室文书管理工作比较复杂，要求参与工作人员具有很高的素质，但是，开展文书档案管理工作的过程中，有些工作人员管理文书档案工作的能力比较差，无论是专业技能，还是相关理论知识都欠缺，很难满足管理办公室文书档案的需求。另外，有些机关事业单位安排在管理文书档案工作岗位上的人员，都是一些年龄比较大的工作人员，这些人因为学习的动力欠缺，致使机关事业单位文书档案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影响。

（三）文书档案管理制度体系不健全。有些机关事业单位只是简单地整理和分类文书档案，部分工作人员甚至整理文书档案的过程中，没有按照操作流程规范地进行整理，致使有些办公室文书档案流失了。此外，有些机关事业单位的文书档案管理工作体系不完善，在文书档案管理工作进展的过程中，推诿责任等问题出现，并且办公室文书档案管理工作的分工也不明确，有些工作人员开展文书档案管理工作的过程中，相关工作的依据欠缺，导致开展文书档案管理工作非常艰难。

三、优化提升机关事业单位文书档案管理质量的建议

（一）机关事业单位提高对办公室文书档案管理工作的重视程度。办公室文书档案管理工作，对于机关事业单位全面开展办公室工作具有重要的影响，机关事业单位主要领导必须要重视起来，作为机关事业单位的主要领导，对于办公室管理文书档案工作，应该主动出谋划策，将保密工作纳入党委重要议事日程，并且认真地思考和研究所涉及的全局性办公室文书档案工作，科学合理谋划近期部署的办公室文书档案工作。同时，落实的过程中，分管档案工作的领导应亲自过问，亲自抓，要经常检查，发现问题，及时督促整改，积极地推广经验做法和优点，在机关事业单位领导的带动下，使全体工作人员都能够重视办公室文书档案管理工作。

（二）提高文书档案管理人员的综合素质。档案管理人员既要开展文书档案管理工作，又要具体落实文书档案管理的制度。所以，必须要提高档案管理人员的综合素质，增强管理意识。通过加强培训，使档案管理人员对整理规范和档案法律法规有更深的了解，进一步提升综合业务能力和专业水平，从而使办公室文书档案的管理工作能够更好地开展，不断为事业单位做好文书档案管理工作，满足现代化发展的需求，需努力提高事业单位文书档案管理工作水平。

（三）建立健全文书档案管理制度体系。在機关事业单位领的重视文书档案管理的基础上，办公室文书档案管理制度体系也要建立健全。将文书档案管理制度的作用和功能充分地发挥出来。为开展文书档案管理工作，营造良好的外部环境，档案管理人员提高对文书档案管理的重视程度，有效运用制度形式规范文书档案管理中发现的问题，从而使办公室文书档案管理工作标准化水平得以提高。

（四）结合现代化，提升办公室文书档案管理的效率。实际管理文书档案的过程中，应该与现代信息化发展有机地结合，有效运用现代化信息发展的优势，优化机关事业单位的办公室文书档案管理，从而实质性地提高文书档案管理工作的效率和准确性，机关事业单位应该根据自身单位实际的管理情况，构建一个新型的统一化和数字化的管理模式，致使信息资料能够更加科学化，便于机关事业单位主要决策者更好地应用。1.应用计算机网络技术。实际应用计算机技术，既能够提升工作人员工作的效率，又能够促进工作的准确性和质量，机关事业单位实际工作的过程中，有效运用计算机系统，能够使主要领导更好地了解和掌握各级工作的情况，因此，机关事业单位一体化管理模式构建的过程中，工作人员必须要加强应用计算机技术，熟练具备计算机操作技术，全面应用计算机网络技术，能够很大程度提高检索文献的速度，从而使办公室文书档案管理的工作效率得以提升。2.统一化管理文书档案。机关事业单位对办公室文书档案进行优化管理的过程中，文书档案管理工作中的各项管理制度必须要规范，致使管理制度对于机关事业单位的发展需求能够满足，有效运用一体化管理模式，实现统一管理各项工作任务，在机关事业单位中，设置一个专门对文书档案统一管理的科室，实行批注签字的管理制度，文书档案材料无论是进库，还是出库，该科室都必须要审批和签字，从而提高文书档案管理的工作效率。

四、结语

在机关事业单位中，文书档案管理工作属于一项重要的内容，对于开展各项工作具有重要的现实意义。为了与时代的发展形势相适应，机关事业单位必须要重视办公室文书档案管理工作，认真思考怎样提高文书档案管理工作，建立健全文书档案管理机制，加强培训机关事业单位的文书档案管理人员教育，构建既具有高素质档案管理，又与时代发展趋势相符合的文书档案管理队伍。

【参考文献】

[1]王丽.浅谈文书档案管理的强化措施及建议[J].中外企业家，2019（29）：129.

[2]韩娟.提高事业单位文书档案管理质量的几点思考[J].城建档案，2019（09）：59-60.